Asistente Ejecutiva/o del Director de País
JOB DETAIL
El Programa Mundial de Alimentos (WFP por sus siglas en inglés) busca candidatos/as de la más alta integridad y profesionalismo que compartan nuestros principios humanitarios.
La selección de personal se realiza sobre una base competitiva y estamos comprometidos a promover la diversidad y el balance de género. WFP está comprometido con el principio de igualdad de oportunidades de empleo para todos sus empleados y alienta a los candidatos calificados a postularse independientemente de su raza, color, origen étnico o social, información genética, género, identidad y/o expresión de género, orientación sexual, religión o creencia, estado de VIH, discapacidad física o mental.
Los candidatos que cumplan con los criterios de selección podrán ser incluidos en el roster para múltiples ciudades y podrán ser contactados en los proximos 24 meses para confirmar su interés y disponibilidad según sea necesario.
| TÍTULO DEL CARGO: | Asistente Ejecutiva del Director de País |
| UNIDAD: | Representación |
| LUGAR DE TRABAJO: | Bogotá, Colombia |
| DURACIÓN DEL CONTRATO | Un (1) año, prorrogable |
| NIVEL: | GS-6 |
CONTEXTO ORGANIZACIONAL:
La estrategia de la Oficina de País de Colombia del Programa Mundial de Alimentos (WFP) de las Naciones Unidas se alinea con las prioridades del gobierno, apoyando las necesidades humanitarias, de recuperación, de desarrollo y de asistencia técnica que sean necesarias, contribuyendo a la paz y la reintegración, para alcanzar los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS) 17 y 2 y otros objetivos, y para lograr una asistencia humanitaria más inclusiva. La intención del WFP es apoyar los sistemas nacionales de protección social fortaleciéndolos y garantizando que sean dinámicos y capaces de responder a cualquier crisis humanitaria que ocurra en el país en cualquier etapa, como, por ejemplo, la crisis migratoria, los conflictos internos y / o desastres naturales.
Bajo la supervisión del Director(a) de País, el(la) titular del puesto de trabajo desempeñará sus funciones en la Representación del WFP. Será responsable de demostrar iniciativa para responder de forma independiente a las consultas solo con orientación general. Tiene la responsabilidad de realizar un trabajo especializado de apoyo corporativo, tal como el de organización y coordinación del trabajo, para garantizar que los servicios se presten eficazmente. Tendrá la obligación de utilizar el criterio para tratar problemas imprevistos y se espera que administre los recursos y entrene y/o coordine a personal de apoyo más junior.
RESPONSABILIDADES:
- Proporcionar apoyo dedicado como asistente ejecutivo al Director de País.
- Preparar y/o consolidar informes generales, documentación, correspondencia, notas informativas, etc. y llevar a cabo investigaciones y resaltar tendencias/problemas asegurando que los resultados se adhieran a los estándares corporativos y al control de calidad.
- Buscar y hacer uso de retroalimentación de forma activa para mejorar los procesos y procedimientos corporativos.
- Responder a consultas complejas sobre la operación con el fin de proporcionar una solución oportuna y precisa de las consultas del Director de País y el personal.
- Realizar el mantenimiento de registros y bases de datos para garantizar que la información sea precisa, organizada y fácilmente disponible y conforme con todas las regulaciones y políticas pertinentes.
- Revisar y verificar la correspondencia y la documentación que ingresa y sale de la Representación, proporcionando retroalimentación y haciendo modificaciones cuando sea apropiado, para contribuir a la producción de estos materiales conforme a los estándares de tiempo y calidad.
- Evaluar y recomendar mejoras en los procedimientos y prácticas operativos de la Oficina de País, para contribuir a la prestación efectiva de servicios de apoyo coporativo.
- Proporcionar una amplia gama de servicios complejos de apoyo al Director de País para contribuir al funcionamiento eficaz de la Oficina y la alineación con políticas y directrices más amplias del Programa.
- Proporcionar asesoramiento, colaboración y/o capacitación al personal de apoyo junior en la prestación de servicios asistenciales, con el fin de contribuir a su aprendizaje en la prestación de soporte.
- Realiza otras tareas según lo asignado.
OTRAS RESPONSABILIDADES:
- Acompañar al Director de País a las reuniones de gestión, redactando y difundiendo las actas según corresponda, haciendo seguimiento a las acciones acordadas y estableciendo contacto con las unidades responsables según sea necesario.
- Preparar visitas al terreno y liderar la coordinación de misiones de alto nivel que lleguen, mediante el trabajo con las unidades del WFP y las oficinas sobre el terreno involucradas, así como con asociados externos, incluidos el gobierno, la oficina del Coordinador Residente y otros organismos de las Naciones Unidas.
- Ejercer como persona de enlace con jefes de unidades, jefes de oficinas de terreno y otras contrapartes internas para apoyar la colaboración efectiva, la implementación y seguimiento de las actividades en curso en el país.
- Coordinar y comunicarse con socios locales, agencias, ONG e instituciones gubernamentales para responder eficientemente a las necesidades del Director de País.
MARCO DEL LIDERAZGO DEL WFP: NORMAS COMUNES DE COMPORTAMIENTO
| con el ejemplo y con integridad | Defiende los valores, principios y las normas del WFP | Respeta a los demás y valora la diversidad | Se mantiene enfocado y tranquilo bajo presión | Demuestra humildad y voluntad de aprender |
| Demuestra los valores, principios y normas del PMA | Valora la diversidad utilizando un lenguaje respetuoso e inclusivo | Se mantiene enfocado y calmado cuando está bajo presión. | Muestra humildad y disposición para aprender y compartir conocimientos, evalúa y actúa en base a retroalimentación, y aprovecha las oportunidades para desarrollarse. | |
| Impulsa los Resultados y cumple los compromisos | Ofrece resultados para maximizar el impacto | Delega apropiadamente | Se adapta fácilmente al cambio | |
| Es responsable de la entrega de resultados. | Busca orientación y apoyo cuando es necesario | Se adapta fácilmente para cambiar el trabajo de ajuste según sea necesario. | ||
| Fomenta la inclusión y la colaboración | Es incluyente y colaborativo | Brinda información oportuna y constructiva | Construye y comparte nuevas perspectivas | |
| Promueve el trabajo en equipo al compartir ideas y plantear problemas abiertamente. | Da retroalimentación oportuna y constructiva a los demás. | Escucha atentamente a los demás y comparte puntos de vista. | ||
| Aplica pensamiento estratégico | Comunica y cumple la visión del WFP | Acepta la curiosidad y nuevas formas de hacer las cosas | Analiza y evalúa los datos | Considera el impacto de las decisiones |
| Adopta la visión del WFP y cómo impacta su papel | Muestra curiosidad e implementa nuevas formas de hacer las cosas cuando es relevante | Recopila datos y comparte conocimientos para informar las actividades del equipo. | Hace preguntas para comprender el impacto de las decisiones para sus objetivos. | |
| Construye y mantiene relaciones sostenibles | Construye asociaciones | Colabora para lograr objetivos comunes | ||
| Actúa profesionalmente con socios externos. | Trabaja junto con socios para lograr objetivos comunes | |||
CALIFICACIONES Y EXPERIENCIA NORMALES MÍNIMAS:
Educación: Finalización de la educación secundaria. Certificado postsecundario en el área funcional relacionada.
Experiencia:
- Seis (6) o más años de experiencia laboral de responsabilidad progresiva en trabajo administrativo, apoyo en programas y/o proporcionando soporte como asistente ejecutivo para personal de alto nivel.
- Experiencia en el manejo de base de datos y sistemas de TI necesarios (incluyendo PowerPoint, Microsoft Outlook y combinación de correspondencia de Microsoft Word, entre otros).
- Experiencia recopilando información y elaborando informes.
- Experiencia en el Sistema de las Naciones Unidas y conocimientos de protocolo será una ventaja.
Conocimiento & Habilidades:
- Conocimiento especializado de la aplicación de procesos empresariales comunes, métodos prácticos de apoyo empresarial, procedimientos y sistemas utilizados en el área de trabajo, adquiridos a través de la formación técnica y la experiencia laboral.
- Buenas habilidades de comunicación con el fin de proporcionar servicios especializados de apoyo empresarial a una amplia gama de personas.
- Capacidad para identificar y recomendar proactivamente áreas de mejora en el diseño y la prestación de servicios especializados.
- Capacidad para construir relaciones con una variedad de individuos dentro y fuera de la oficina.
- Capacidad para mantener la confidencialidad.
Lengua: Fluidez tanto en español oral y escrito como en inglés.
Plazo para postular: 20 de Agosto de 2023
Todas las decisiones de empleo se toman sobre la base de las necesidades organizativas, los requisitos del trabajo, el mérito y las calificaciones individuales. El WFP se compromete a proporcionar un entorno de trabajo inclusivo libre de explotación y abuso sexuales, todas las formas de discriminación, cualquier tipo de acoso, acoso sexual y abuso de autoridad. Por lo tanto, todos los candidatos seleccionados se someterán a una rigurosa verificación de antecedentes y referencias y todas las solicitudes de empleo serán tratadas con la más estricta confidencialidad.
Se anima especialmente a las mujeres, así como a las personas con pertenencia étnica (indígenas o afro-descendientes), personas con discapacidad y personas transgénero calificadas a aplicar a la posición.
Se recomienda aplicar utilizando el formato P11, el cual puede encontrar escribiendo “Formato P11” en el motor de búsqueda de su preferencia. Descárguelo, rellénelo, fírmelo y adjúntelo a su solicitud.
El WFP tiene tolerancia cero con la discriminación y no discrimina por su condición de VIH / SIDA, además de que está comprometido a lograr la diversidad en el lugar de trabajo en términos de género, nacionalidad y cultura. Se alienta igualmente a que presenten su solicitud las personas de grupos sociales minoritarios, grupos indígenas y personas con discapacidad.
Todas las solicitudes de empleo serán tratadas con la más estricta confidencialidad.
Visite el siguiente sitio web para obtener más información sobre el trabajo que realiza el WFP.
