Adjoint.e aux finances
JOB DETAIL
UNOPS Bureau de l’Afrique de l’Ouest (WAMCO)
Situé à Dakar au Sénégal, le bureau multi pays de l’UNOPS pour l’Afrique de l’Ouest (WAMCO) a établi au cours des ces années une solide relation professionnelle avec les gouvernements d’Afrique de l’Ouest et des partenaires internationaux. Il leur fournit un soutien technique pour leurs activités de développement stratégique comme des élections, d’achats et de renforcement des capacités en matière d’achats, de protection de l’environnement ainsi que la construction et la réhabilitation d’infrastructures.. Il comprend un portefeuille de plus de 80 projets constitué des projets d’infrastructure et le reste comprend des projets transactionnels, d’approvisionnement et d’appui en gestion des fonds et des subventions.
Au Niger, l’UNOPS a établi son bureau en 2017 et appuie, depuis son installation, le gouvernement du Niger et plusieurs partenaires techniques et financiers dans la mise en œuvre des activités ayant trait à la gestion des projets, à la fourniture de l’assistance technique, au renforcement des capacités institutionnelles, aux achats durables et à la réhabilitation et la construction de divers types d’infrastructures.
C’est dans ce cadre, que le Bureau de l’UNOPS au Niger désire recruter un/e adjoint/e aux finances selon les conditions, qualifications et exigences indiquées ci-dessous.
Sous la direction et la supervision directe du Chef du bureau pays et de la Spécialiste des finances et conformément aux règles et règlements financiers de l’UNOPS l’adjoint/e aux Finances aura à exercer les tâches suivantes :
1. Administration des budgets et système de recouvrement des coûts
2. Comptabilité. Paiements, Paie
3. Gestion de la trésorerie du bureau
4. Renforcement des connaissances et partage des connaissances
1. Administration des budgets et système de recouvrement des coûts
Assure l’administration des budgets et le fonctionnement du système optimal de recouvrement des coûts en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :
● Préparation et modifications des budgets des projets,
● Présentation des informations recherchées pour la planification et l’état des ressources financières du bureau
● Fourniture d’intrants pour la mise en œuvre de stratégies d’économie et de réduction des coûts en consultation avec la direction du bureau.
● Préparation des accords de partage des coûts et de fonds fiduciaires, suivi des contributions dans le cadre des efforts de mobilisation des ressources du bureau
2.Comptabilité. Paiements, Paie
Fonctions Comptabilité, Paiements, Paie axées sur l’atteinte des résultats suivants :
● Contrôle approprié des pièces justificatives des paiements et des rapports financiers des projets ; préparation de tous types de bons; Cycle de paie et exécution des paiements.
● Réception correcte des biens, des services et établissement des régularisations.
● Approbation des fournisseurs dans le système d’entreprise (s’il s’agit d’un membre senior de l’équipe financière).
● Traitement de la paie globale dans le système Enterprise.
● Maintenance du système de contrôle interne des dépenses qui garantit que les pièces justificatives traitées sont appariées et complétées, des mesures correctives en temps opportun sur les pièces justificatives non comptabilisées, y compris celles comportant des erreurs de vérification budgétaire, des exceptions de correspondance et des pièces justificatives non approuvées ; les transactions sont correctement enregistrées et comptabilisées ; les paies sont dûment préparées et traitées ; les demandes de remboursement, les MPO et autres droits sont dûment traités
● Examen des demandes de paiement, y compris les pièces justificatives, par rapport au plan de travail annuel.
● Clôture des comptes dans les délais
● Réponse rapide aux demandes du siège pour résoudre les problèmes de données financières.
● Actions correctives en temps opportun sur les données erronées dans le système d’entreprise. Préparation des rapports financiers selon les besoins.
● Maintien des comptes clients des projets et suivi avec les partenaires des apports, création des dépôts dans le système Entreprise et leur application aux postes en attente.
● Remboursements dans les délais, paiements des frais par le gouvernement
● Préparation des bons de projets.
Pour les positions itinérantes en dehors des systèmes ERP :
● Administrer les avances, les rapprochements et les réapprovisionnements du projet, sous approbations autorisées comme suit
● Assurer la liaison avec les responsables du programme et effectuer les visites de projet nécessaires pour obtenir tous les documents certifiés prouvant l’achèvement d’une activité, les dépenses engagées et l’identité de la partie/fournisseur ;
● Vérifier et surveiller l’exactitude des déclarations et la conformité du plan de travail pour assurer la reconstitution des fonds d’amorçage
● Recueillir toutes les pièces justificatives certifiées, signatures, noms et autres informations des bénéficiaires dans les récépissés de demandes/remboursements ;
● Entreprendre l’enregistrement requis des transactions
● Rapprocher le solde des fonds disponibles avec le solde indiqué dans le registre ;
● Lorsque cela est autorisé, reconstituer les fonds dès réception des documents originaux pertinents et d’autres preuves, et effectuer un rapprochement des chiffres, des bénéficiaires, du plan de travail et du budget ;
● Assurer le règlement du solde de trésorerie.
3. Gestion de la trésorerie du bureau
● Remplacer l’associé financier superviseur/l’associé financier principal pour examiner en temps opportun la situation de trésorerie des comptes locaux afin de garantir des fonds suffisants pour les décaissements. Identification et enregistrement en temps opportun des reçus pour la demande de revenus.
● Remplacer l’associé financier superviseur/l’associé financier principal pour l’examen quotidien des relevés bancaires des comptes à solde nul dans le système d’entreprise afin de surveiller le niveau des avances ; identification et enregistrement des contributions.
● Préparation ponctuelle et précise des rapprochements bancaires.
● Remplacer l’associé financier superviseur/l’associé financier principal pour la préparation en temps opportun des prévisions mensuelles de flux de trésorerie à l’usage du responsable des opérations/analyste financier. Liaison avec les clients pour obtenir une estimation de leurs besoins de trésorerie.
● Initiation des virements bancaires et des transactions dans le système Enterprise.
● Création des virements bancaires (réapprovisionnement), traitement des transactions et rapprochements bancaires.
● Réalisation des avances opérationnelles après remise du rapprochement et du règlement des avances précédentes.
4. Développement et partage des connaissances
● Organiser, faciliter et/ou proposer des initiatives de formation et d’apprentissage pour le personnel sur des sujets liés aux finances.
● Fournir des contributions solides aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique en synthétisant les leçons apprises et en diffusant les meilleures pratiques en matière de ressources humaines.
● Apporter des commentaires, des idées et des connaissances internes sur les processus et les meilleures pratiques et les utiliser de manière productive.
● En tant qu’utilisateur clé de l’entreprise, fournir un support de gestion financière dans le module de gestion financière du système d’entreprise aux clients internes.
| Démontre une compréhension des effets de son rôle sur tous les partenaires et accorde la priorité aux bénéficiaires. Forge et entretient des relations externes fortes et constitue un partenaire compétent pour les autres (si cela s’applique à son rôle). |
| Évalue les données et les processus afin de prendre des décisions logiques et pragmatiques. Adopte une approche neutre et rationnelle en calculant les risques. Applique l’innovation et la créativité à une démarche de résolution des problèmes. |
| Établit efficacement une série de mesures pour soi- même et pour les autres pour atteindre un objectif. Les actions posées mènent à l’accomplissement total de la tâche en respectant les exigences de qualité dans tous les domaines. Repère les possibilités et prend des initiatives pour les saisir. Comprend qu’un usage responsable des ressources optimise l’effet de nos activités auprès des bénéficiaires. |
| Traite tous les individus avec respect ; accorde de la considération aux différences et encourage les autres à faire de même. Incarne les normes éthiques et organisationnelles. Répond à de hautes exigences en matière d’honnêteté. Est un modèle pour les questions de diversité et d’inclusion. |
| Ouvert au changement et flexible dans un environnement très dynamique. Adapte efficacement son approche pour suivre l’évolution des circonstances ou des besoins. Apprend de son expérience et modifie son comportement. Ses résultats sont cohérents, même sous pression. Cherche continuellement l’amélioration. |
| Exprime des idées ou faits de manière claire, concise et ouverte. La communication indique une considération pour les sentiments et les besoins des autres. Écoute activement et partage ses connaissances spontanément. Gère les conflits efficacement en respectant les différences et en trouvant un terrain d’entente. |
| Agit comme exemple positif contribuant à l’esprit d’équipe. Collabore et soutient le perfectionnement des autres. Pour les responsables seulement : agit en tant qu’exemple positif de leadership, motive, dirige et inspire les autres à réussir, utilise des styles de leadership appropriés. |
Education:
- Un diplôme d’études secondaires ou équivalent est requis.
- Un diplôme universitaire en finance ,administration des affaires, ou dans une discipline équivalente est souhaitable mais non requis, et peut remplacer une partie des années d’expérience requises.
- Un minimum de 6 années d’expérience professionnelle pertinente dans les domaines de la finance, de l’administration des affaires ou dans un domaine connexe est requis pour les titulaires d’un diplôme d’études secondaires
- 2 ans d’expérience professionnelle sont requis pour les titulaires d’une licence/Maitrise,
- 1 an d’expérience professionnelle est souhaitable pour les titulaires d’un master dans un domaine pertinent.
- Une expérience avec MS Office/Google suite et avec la gestion financière, l’utilisation de systèmes et d’environnements électroniques est un atout.
Langue
- La maîtrise du français écrit et oral est requise.
- La maîtrise de l’anglais est un atout
- La connaissance d’une autre langue officielle de l’UNOPS est un atout.
- Type d’engagement: Local Individual Contractor Agreement (LICA)
- Niveau: ICS-6 / LICA-6
- Durée de l’engagement: Contrat à durée indéterminée, sous réserve d’un rendement satisfaisant, de la disponibilité des ressources et des priorités de l’organisation
Pour plus d’informations sur le type d’engagement, veuillez cliquer sur le lien ci-dessous:
https://www.unops.org/english/Opportunities/job-opportunities/what-we-offer/Pages/Individual-Contractor-Agreements.aspx
- L’UNOPS n’accepte pas de candidatures spontanées.
- Les candidatures reçues après la date de clôture ne seront pas examinées.
- L’UNOPS ne communiquera qu’avec les personnes sélectionnées pour passer à l’étape suivante du processus de recrutement, qui consiste en différentes évaluations.
- L’UNOPS désire favoriser la diversité et s’engage à garantir l’égalité d’accès à l’emploi. Le personnel de l’UNOPS est constitué de personnes de différentes nationalités, cultures, langues, races, identités de genre, orientations sexuelles et capacités. L’UNOPS souhaite conserver et renforcer cette diversité afin d’assurer l’égalité des chances ainsi qu’un environnement de travail inclusif pour l’ensemble de son personnel.
- L’UNOPS encourage les femmes ainsi que les personnes appartenant à des groupes sous-représentés au sein de son personnel à postuler, particulièrement les personnes appartenant à des minorités ethniques, à des groupes autochtones et à des identités de genre et des orientations sexuelles minoritaires, ainsi que les personnes handicapées.
- L’UNOPS désire s’assurer que toutes les personnes peuvent donner le meilleur d’elles-mêmes lors du processus d’évaluation. Les personnes présélectionnées qui nécessitent une aide supplémentaire pour effectuer une évaluation, y compris des accommodements raisonnables, sont invitées à en informer le personnel des ressources humaines après avoir reçu une invitation pour participer à cette évaluation.
Conditions
- Pour les postes de fonctionnaires (staff), l’UNOPS se réserve le droit d’affecter une personne à un poste de niveau moins élevé que celui publié dans l’offre d’emploi.
- Les titulaires d’un contrat provisionnel (retainer) doivent consacrer environ quatre heures de leur propre temps à suivre quelques formations obligatoires avant de commencer à fournir leurs services à l’UNOPS. Il pourra également leur être demandé de suivre des cours visant à rafraîchir leurs connaissances ou de nouvelles formations obligatoires dans le cadre de leur contrat. Aucune compensation ne sera versée pour le temps consacré à ces formations. Pour en savoir plus sur le contrat provisionnel, cliquez ici.
- L’ensemble des membres du personnel de l’UNOPS doivent, dans l’exercice de leurs fonctions, respecter la Charte des Nations Unies, les politiques et instructions de l’UNOPS ainsi que tout autre cadre de responsabilité pertinent. En outre, les membres du personnel doivent démontrer une compréhension des Objectifs de développement durable cohérente avec les valeurs des Nations Unies et la vision de « Notre programme commun ».
- La politique de l’UNOPS exige de procéder à la vérification des références de toutes les personnes retenues pour un poste. Ces vérifications sont déterminantes pour l’embauche.
