La Posición:

El/la Asistente Administrativo / Financiero del Proyecto “Liberando su potencial: empoderando a niñas, adolescentes y mujeres jóvenes para el ejercicio de sus derechos” asistirá y apoyará en la gestión administrativa y financiera del proyecto.

Esta posición reportará al / a la Gerente(a) de Proyecto.

¿Cómo puedes marcar la diferencia?:

El UNFPA es la principal agencia de las Naciones Unidas para lograr un mundo en el que cada embarazo sea deseado, cada parto sea seguro y el potencial de cada joven se realice. El plan estratégico del UNFPA (2022-2025) reafirma la relevancia de la dirección estratégica actual del UNFPA y se centra en tres resultados transformadores: poner fin a las muertes maternas evitables; poner fin a la necesidad insatisfecha de planificación familiar; y poner fin a la violencia de género y las prácticas nocivas. Estos resultados reflejan nuestros compromisos estratégicos para acelerar el progreso hacia la realización de la CIPD y los ODS en la Década de Acción hasta 2030. Nuestro plan estratégico insta a los Estados miembros, las organizaciones y las personas de las Naciones Unidas a “construir mejor hacia adelante”, al tiempo que abordan los impactos negativos de la pandemia de Covid-19 en el acceso de las mujeres y las niñas a la salud sexual y reproductiva y a los derechos reproductivos, recuperar los logros perdidos y alcanzar nuestros objetivos.

En un mundo donde los derechos humanos fundamentales están en riesgo, necesitamos personal ético y con principios, que encarne estas normas y estándares internacionales y que los defienda con valentía y con plena convicción.

El UNFPA busca candidatos que transformen, inspiren y brinden resultados sostenidos y de alto impacto; necesitamos personal que sea transparente, excepcional en la forma en que gestiona los recursos que se le confían y que se comprometa a ofrecer excelencia en los resultados del programa.

FUNCIONES / RESULTADOS CLAVE ESPERADOS
Implementación de proyectos y gestión logística

• Apoyar con el registro y revisión de los planes de trabajo y presupuestos en los sistemas financieros y programáticos corporativos (ERP).
• Brindar el apoyo administrativo necesario para asegurar la implementación administrativo-financiera del proyecto en cumplimiento de las regulaciones, procedimientos y políticas del UNFPA.
• Elaborar y actualizar el plan de compras del proyecto de manera mensual o cuando se requiera.
• Apoyar en el proceso de screening de suppliers (antes vendors).
• Apoyo en la participación de los distintos comités de compras, según sea requerido.
• Brindar apoyo en los procesos de adquisición: micro compras (shopping), solicitudes de cotización y comunicaciones con proveedores.
• Coordinar y proveer el apoyo logístico para las misiones relacionadas en el marco del proyecto.
• Coordinar requerimientos y documentación para contratación de consultores en el marco del proyecto.
• Apoyo administrativo en la organización de eventos a cargo del proyecto.
• Otras funciones y/o actividades que pudieran presentarse a lo largo del presente contrato en cualquiera de los territorios de intervención.

Administración financiera y manejo documentario

• Desempeñar tareas en pleno cumplimiento de regulaciones financieras, políticas y procedimientos de la organización, incluyendo controles internos, tales como:
  • Realizar revisiones presupuestales,
  • Realizar seguimiento financiero de la ejecución del presupuesto del proyecto,
  • Identificar avances, desafíos y proponer acciones para asegurar ejecución del presupuesto en los plazos establecidos y con calidad.
• Revisar y verificar transacciones financieras, actividades y documentación. Tomar acciones correctivas en la medida en que sea necesario.
• Preparar requerimientos de pago, validar conformidades, documentos para creación y screening de suppliers (antes vendors), documentos para las órdenes de compra/servicio, verificar documentos de soporte y hacer seguimiento a pagos de proveedores y/o consultores.
• Realizar el apoyo administrativo para la convocatoria, selección, registro y seguimiento de Asociados en la Implementación (IP), cuando corresponda.  Acompañar a los Asociados en la Implementación (IP) en el cumplimiento de los procesos administrativos a su cargo, brindándoles el soporte y los recursos necesarios para asegurar calidad y entrega oportuna de los documentos administrativos y financieros, según las políticas y procedimientos de UNFPA. Apoyar a los socios implementadores en el registro de adelantos en el sistema ERP Quantum y de los documentos necesarios para su proceso.
• Realizar la revisión detallada de rendiciones de eFACE y de los documentos necesarios para su proceso y posterior envío a aprobación del Oficial de Proyecto. Apoyar la preparación, organización y distribución de todos los documentos relacionados con el proyecto según sea relevante, incluyendo correspondencia, contratos, informes financieros y otros.
• Asegurar que todos los documentos de los proyectos están debidamente archivados en el sistema de gestión documentario IDocs de acuerdo con las políticas de manejo y almacenamiento documentario de la organización.
• Mantener la lista pertinente de contactos, en alineamiento con la lista general de la Oficina de País.
• Apoyo en el proceso de registro de planes de trabajo ante APCI, así como del proceso de recuperación del IGV.

Monitoreo y reporte

• Apoyar al/la Gerente de Proyectos en la planificación presupuestal y monitoreo de actividades sobre la base del marco de recursos y resultados.
• Hacer seguimiento de ejecución financiera de los proyectos.
• Apoyar al/la Gerente de Proyectos en la elaboración de reportes financieros.
• Apoyar la preparación de documentos y reportes para los mecanismos de control necesarios en la gestión de los Planes de Trabajo de los Asociados en la Implementación (spotchecks, micro assessments y/o auditorías).

COMPETENCIAS

Valores:

• Ejemplificar la integridad;
• Demostrar compromiso con el UNFPA y el sistema de las Naciones Unidas
• Apreciar las diferencias en valores y aprender de la diversidad cultural.
• Demostrar compromiso con la igualdad de género

Corporativas:

• Tomar acciones apropiadas frente al contexto religioso y diversidad cultural.
• Alcanzar resultados / Ser responsable
• Desarrollar y aplicar experiencia profesional / visión para los negocios
• Pensar analítica y estratégicamente
• Trabajar en equipo / administrándonos a nosotros mismos y nuestras relaciones
• Comunicarse para el impacto

Competencias Funcionales:

Manejo y Liderazgo:

• Demostrar habilidades de organización;
• Capacidad para trabajar como parte de un equipo, compartir información y coordinar esfuerzos dentro del equipo;
• Enfoques consistentes para trabajar con energía y una actitud positiva y constructiva;
• Excelentes habilidades analíticas y de escritura.
• Comunicación: Buena capacidad de comunicación, tanto escrita como oral, que incluye el trabajo en red y las habilidades interpersonales;
• Capacidad comprobada de persuadir e influenciar a otros para cooperar.

Orientación al Cliente:

• Investiga posibles soluciones a las necesidades del cliente interno y externo e informa de manera oportuna, sucinta y apropiada;
• Organiza y prioriza el horario de trabajo para cumplir con las necesidades y plazos del cliente;
• Establece, construye y mantiene relaciones efectivas dentro de la unidad de trabajo y con clientes internos y externos;
• Capacidad demostrada para establecer relaciones sólidas con socios y clientes para obtener comentarios positivos;
• Capacidad para emprender y aplicar análisis de género para garantizar soluciones equitativas de género

Asociación:

• Desarrollar, coordinar y asesorar sobre asociaciones estratégicas y programáticas
• Facilitar la participación de los principales interesados o grupos en la toma de decisiones sobre el medio ambiente y el desarrollo sostenible, su acceso y el intercambio de información para un cumplimiento efectivo.

Profesionalismo:

• Demostrar competencia profesional y dominio de la materia
• Es concienzuda/o y eficiente en el cumplimiento de los compromisos, observando los plazos y logrando resultados;
• Habla y escribe de manera clara y efectiva y demuestra apertura al compartir información y mantener informada a las personas.
• Dispuesta/o a realizar otras tareas según lo dispuesto por el/la supervisor(a)

Liderazgo:

• Proactivo en el desarrollo de estrategias para lograr objetivos,
• Establece y mantiene relaciones con una amplia gama de personas para comprender las necesidades y obtener apoyo,
• Propulsores para el cambio y las mejoras.

Juicio / Toma de decisiones:

• Identifica los problemas clave en una situación compleja,
• Reúne información relevante antes de tomar una decisión,
• Considera los impactos positivos y negativos de las decisiones antes de tomarlas,
• Propone un curso de acción basado en toda la información disponible,
• Verifica supuestos contra hechos

CALIFICACIONES REQUERIDAS

Educación:

• Bachiller y/o Título profesional en economía, administración, contabilidad, ingeniería empresarial o carreras afines.

Experiencia:

• Mínimo 7 años de experiencia en labores relacionadas a asistencia administrativa, financiera, compras y/o de proyectos.
• Deseable experiencia previa en organizaciones de las Naciones Unidas, organismos internacionales y/o de cooperación.
• Deseable, experiencia previa en proyectos de desarrollo o de respuesta humanitaria y/o salud sexual y reproductiva y/o, violencia basada en género y prácticas nocivas.
• Deseable conocimiento de sistema actualizado de ERP (Quantum y QuantumPlus).

Otros:

• Capacidad para el trabajo en equipo;
• Capacidad analítica y para la redacción de informes.
• Habilidad para el manejo de sistemas informáticos, como el Quantum+.

Idiomas:

• Fluidez oral y escrita en el idioma español.
• Conocimiento intermedio del idioma inglés como mínimo.

Sistemas informáticos:

• Dominio a nivel de usuario de entorno de Windows, Internet y aplicaciones de oficina como Google Suite (Gmail, Google Docs, Drive) y MS Office (Word, Excel y Power-Point).
• Experiencia con el uso de ERP será una ventaja.

Compensación y beneficios:

Este puesto ofrece un paquete de remuneración atractivo que incluye un salario neto competitivo más seguro médico y otros beneficios según corresponda.

Ambiente de trabajo del UNFPA:

El UNFPA proporciona un entorno de trabajo que refleja los valores de igualdad de género, diversidad, integridad y equilibrio saludable entre el trabajo y la vida personal. Estamos comprometidos a garantizar la paridad de género en la organización y, por lo tanto, animamos a las mujeres a postularse. Se recomienda encarecidamente que presenten su solicitud las personas de la comunidad LGBTQIA+, grupos étnicos minoritarios, poblaciones indígenas, personas con discapacidades y otros grupos subrepresentados. El UNFPA promueve la igualdad de oportunidades en términos de nombramiento, capacitación, compensación y selección para todos, independientemente de las características personales y las dimensiones de la diversidad. La diversidad, la equidad y la inclusión están en el centro de la fuerza laboral del UNFPA; haga clic aquí here para obtener más información.

Disclaimer:

La selección y el nombramiento pueden estar sujetos a verificaciones de antecedentes y referencias, autorización médica, emisión de visas y otros requisitos administrativos.

El UNFPA no cobra ninguna tarifa de solicitud, procesamiento, capacitación, entrevista, prueba u otra tarifa en relación con la solicitud o el proceso de reclutamiento y no se preocupa por la información sobre las cuentas bancarias de los solicitantes.

Los solicitantes de cargos en las categorías Profesional internacional y superiores, que tengan la condición de residente permanente en un país distinto de su país de nacionalidad, podrán verse obligados a renunciar a dicha condición en el momento de su nombramiento.