Administrateur (trice) de Projet et Responsable Chargé(e) d’Appui aux Opérations
Cap-Haïtien, Haiti
JOB DETAIL
Description
Heifer International en collaboration avec le Ministère de l’Environnement (MDE) recherche des candidats qualifiés pour le poste d’Administrateur (trice) de Projet et Responsable Chargé(e) d’Appui aux Opérations d’un projet en Haiti financé par le “Fond Vert pour le Climat” et Heifer International.
Profil de l’Organisation
Heifer International est une Organisation Internationale Non Gouvernementale à but non lucratif qui travaille en Haïti dans le domaine de l’agriculture et de l’élevage depuis vingt-cinq (25) ans. À travers ses différents projets, elle vise à assurer une meilleure condition de vie des familles haïtiennes. La mission de Heifer International est de combattre la pauvreté et la faim par le biais d’un développement communautaire durable.
Résumé de l’activité
Heifer International est en partenariat avec le PNUD et le ministère haïtien de l’Environnement pour exécuter le Projet de renforcement de la résilience climatique dans la région de Trois-Rivières (TR) en Haïti par la gestion intégrée des inondations, à partir de janvier 2024. Le projet vise à lutter contre les effets des inondations provoquées par le changement climatique sur le bassin hydrographique et la population vivant à proximité. Il favorisera donc une approche intégrée de la gestion des terres et de l’eau qui renforcera la résilience locale, nationale et écosystémique aux effets du climat. Ces mesures comprennent (i) des solutions basées sur la nature pour faire face aux inondations à long terme et améliorer la capture de l’eau, (ii) la promotion de la gestion durable des terres productives à travers l’amélioration des chaînes de valeur et des marchés locaux dans le bassin versant TR comme mesure d’adaptation aux impacts des inondations induites par le climat et (iii) l’amélioration de la capacité de gouvernance de l’eau pour soutenir les réglementations nationales à travers la politique de gestion intégrée de l’eau d’Haïti. Ces mesures seront mises en œuvre par le biais de la gouvernance communautaire et des mécanismes de planification et seront liées à des avantages tangibles pour répondre à l’insécurité alimentaire immédiate tout en fournissant une protection contre les inondations aux personnes les plus vulnérables. Cette approche transformatrice combinera l’effet transformateur des interventions du projet et encouragera la gestion durable des terres et des ressources en eau, améliorera la sécurité alimentaire et hydrique dans la zone TR, créera des incitations pour maintenir des pratiques productives durables qui sous-tendent les interventions basées sur les écosystèmes, tout en promouvant une transition vers l’adoption et la mise en œuvre d’une approche intégrée et résiliente au climat de la gestion des inondations qui peut être facilement mise à l’échelle et reproduite dans l’ensemble du pays.
Fonction
Sous la supervision administrative du Chef de Projet et technique du Directeur Financier et Opérations, l’Administrateur (trice) de Projet et Responsable Chargé(e) d’Appui aux Opérations sera chargé de la gestion administrative, financière et opérationnelle du projet de Trois-Rivières. Il/elle fournira un soutien aux opérations afin d’assurer une mise en œuvre efficace et efficiente des activités du projet, tout en travaillant en étroite collaboration avec le Chef de projet, les partenaires et les équipes techniques afin d’atteindre les objectifs du projet.
Responsabilités du poste
- Assurer la gestion administrative quotidienne du projet ;
- Gérer les budgets et les finances du projet, y compris la préparation des rapports financiers ;
- Veiller à la conformité avec les politiques et les procédures de l’organisation et des bailleurs de fonds;
- Coordonner les opérations logistiques, y compris la gestion des ressources matérielles et humaines ;
- Travailler en étroite collaboration avec le Manager des Operations, sur les procédures d’approvisionnement de Heifer;
- Superviser les processus d’approvisionnement et de distribution des équipements et des fournitures ;
- Assurer la gestion et la maintenance des infrastructures et des équipements du projet ;
- Assurer la soumission en temps opportun de tous les rapports pertinents (consommation de carburant, utilisation des véhicules) au chef du projet et au Directeur des Opérations et des Finances sur une base mensuelle et selon les besoins ;
- Assurer le paiement dans les délais des services tels que : Internet, électricité, eau, nettoyage ;
- Mettre en place et faire respecter les procédures de gestion des bureaux et résidences de Heifer au Cap-Haïtien ;
- Veiller au respect des contrats de location du projet Trois-Rivières ;
- Assurer la sécurité et la protection des équipes et des bénéficiaires sur le terrain.
- Veiller à ce que les bureaux et les résidences du projet Heifer Cap-Haïtien soient bien entretenus afin de promouvoir un environnement de travail agréable ;
- Veiller au respect des principes et des protocoles de sécurité des bâtiments ;
- Identifier et évaluer les risques opérationnels et mettre en place des mesures d’atténuation ;
- Veiller à ce que la politique et les procédures de Heifer Haïti en matière de technologies de l’information et de la communication (TIC) soient comprises et respectées par l’ensemble du personnel;
- Veiller à la mise en place de systèmes de soutien efficaces, permettant le bon fonctionnement des systèmes TIC et de la gestion de l’information ;
- Élaborer un plan pluriannuel de remplacement des actifs (véhicules et technologies de l’information) ;
- Veiller à ce que tous les biens de Heifer (c’est-à-dire les programmes, les communications et les ordinateurs) et les propriétés soient enregistrés et protégés afin d’éviter le gaspillage, la fraude, l’utilisation non autorisée ou le détournement, et assumer la responsabilité de la protection de la sécurité de l’équipement ;
- Assurer le bon fonctionnement des communications, y compris l’accès aux téléphones, aux téléphones satellites ;
- Superviser la mise à jour régulière et la maintenance du registre des immobilisations, ainsi que la réalisation d’un inventaire physique périodique et l’établissement de rapports conformément aux politiques de Heifer International;
- Travailler en collaboration avec le Chef de Projet et/ou le responsable de la sécurité du pays à la mise en œuvre cohérente des directives et procédures de sécurité de Heifer International et veiller à ce que l’ensemble du personnel du projet s’y conforme ;
- En collaboration avec le Chef de projet et/ou le conseiller en sécurité, revoir périodiquement les directives et protocoles de sécurité et faire des recommandations au directeur de pays ;
- Veiller à ce que tous les bureaux locaux respectent les normes de sécurité de base, selon les conseils du responsable de la sécurité dans le pays, et les procédures de sécurité, c’est-à-dire les trousses de premiers soins, les extincteurs, etc.
- Collaborer avec le responsable national de la sécurité pour la formation à la sécurité du personnel du projet ;
- Veiller à ce que des séances d’information sur la sécurité soient organisées à l’intention de tous les membres du personnel et visiteurs arrivant sur le site pour la première fois ;
- En coordination avec le conseiller en sécurité, surveiller la situation en matière de sécurité et fournir des mises à jour et des recommandations au Directeur National ;
- Être au sommet de l’arbre de communication en matière de sécurité et diffuser des informations sur la sécurité au personnel sur la base des conseils du responsable de la sécurité du pays;
- Superviser l’Assistant (e) Administratif (ve) et autres personnels de service du bureau.
Qualifications requises
- Licence en gestion des affaires, administration publique, gestion de projet, ou tout autre domaine connexe.
- Avoir au moins 3 ans d’expérience pratique dans la gestion d’opérations et logistiques avec des organisations internationales, les ONGs ou des entreprises privées ;
- Solides compétences en communication (écrite et orale) en Français
- Expérience et connaissances administratives avérées ;
- Expérience en gestion des comptes de projet et fourniture de rapports mensuels ;
- Expérience dans l’utilisation de l’Internet, Microsoft Excel et des logiciels de comptabilité (Agresso préférable) ;
- La maîtrise du français est requise ;
- Excellentes capacités de communication (écrite et orale), informatique (network) ;
- Expérience dans le suivi et l’exécution financière, technique des projets.
Aptitudes Personnelles
- Attention aux détails et précision.
- Proactivité et capacité à travailler de manière autonome.
- Esprit d’équipe et capacité à travailler dans un environnement multiculturel.
- Flexibilité et capacité à s’adapter à des situations changeantes.
- Capacité d’organisation et de planification ;
- Disponibilité de voyager dans les zones rurales.
Heifer Haïti est un employeur souscrivant au principe de l’égalité d’accès et il emploie des personnes sans tenir compte de leur race, ascendance, lieu d’origine, couleur, origine ethnique, langue, citoyenneté, croyance, religion, sexe, orientation sexuelle, âge, état matrimonial, handicap physique, ou capacité financière. Tout en étant sensibilisé à la question du traitement juste et équitable pour tous, Heifer Haïti se préoccupe tout particulièrement de la participation et de l’avancement des avantages dans le domaine de l’emploi : les femmes et les personnes handicapées.
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