• Assister le PU dans la coordination des activités et la gestion globale administrative. C’est une responsabilité essentiellement technique avec une certaine responsabilité de supervision, un haut niveau de coordination et une grande capacité de travailler en équipe avec un minimum de supervision.
• Assister le staff de l’Administration dans la bonne gestion administrative du bureau.

dimensions du poste

L’Administrative Assistant supervise les cleaner et ménagères.

RESPONSABILITES

1. Responsabilités typiques

• Assurer l’accueil au niveau du bureau ;
• Recevoir et acheminer des documents, classer les dossiers ;
• Préparer des correspondances en français ;
• Etre responsable de la petite caisse ;
• Superviser les Cleaners-Messenger et veiller à la propreté du bureau ;
• Traiter et assurer le suivi des dossiers des employés auprès du département RH (fiches de paie, contrats, calcul des heures supplémentaires, gestion des demandes de lettre des employés, suivi des dossiers d’assurance des employés etc.) ;
• Coordonner l’accueil et la prise en charge des employés ou visiteurs (transport, hébergement et repas) ;
• Coordonner les réunions et séances de travail et prendre les minutes comme appropriées.
• Gérer les demandes Internes et externes ;
• Assurer le suivi des requêtes de paiement auprès de la comptabilité et assurer la livraison des chèques aux fournisseurs. ;
• Préparer et faire le suivi général des demandes de services, de matériels et fournitures de bureau ;
• Effectuer des paiements mensuels pour les différents fournisseurs (Compagnies de sécurité, téléphone, électricité, eau, cabinet d’avocat etc.) ;
• Assister le staff de l’Administration dans les divers travaux de secrétariat ou toutes autres tâches relevant de la gestion administrative.

2. Responsabilités par rapport à la protection des enfants

• S’assurer que les contrats et protocoles ou MoU avec des consultants, des partenaires contiennent les normes minimales en matière de respect des droits des enfants à la protection contre la violence.
• Faciliter la compréhension de faire un relevé des partenaires clés et d’organiser des séances de travail pour leurs représentants, interfaces et sous-traitants.
• Exiger un feed-back de ses supervisés concernant les partenaires et leurs comportements vis-à-vis des enfants tout en se basant sur une évaluation post-contrat, en collaboration avec le Child Protection Advisor.
• Réaliser à intervalles réguliers des séances de rappel, avec le support du Child Protection Advisor, pour son staff afin que ces derniers puissent être plus sensibles aux questions relatives à la protection des enfants.
• Signaler à l’équipe/comité ou à la personne responsable de gérer les plaintes toute allégation, faits avérés ou inquiétude relevant de la mise en œuvre de la Politique de Protection de l’Enfant.
• S’assurer de monter des comportements dignes des valeurs de Plan International en matière de sauvegarde des enfants 7/7 et 24/24.
• Faciliter les suivis de contrôle d’audit en matière de sauvegarde en mettant le staff sous sa supervision à la disposition de points focaux internes et externes pour compléter les processus y relatifs.
• S’assurer que chacun-e de ses employé-e-s comprenne la nécessité de considérer les 18-24 ans parmi les catégories d’individus avec qui ils/elles ne peuvent entretenir des relations d’ordre amoureux et autres violant les normes minimales de la Politique de sauvegarde.
• Appuyer dans la mesure du possible les actions visant la participation des communautés (familles, enfants parrainés ou non impliqués dans nos activités) dans le cadre des processus de révision ou de mise en place de politique de sauvegarde des enfants et des jeunes.

3. Responsabilités par rapport au genre

• Faire en sorte qu’une liste de fournisseurs féminins soit disponible (Procurement) ;
• S’assurer que l’espace physique du bureau soit un espace accueillant tant pour les femmes que pour les hommes ;
• S’assurer que le choix d’espace pour les activités de formation, rencontres et autres activités similaires tienne compte des besoins sexospécifiques des garçons et des filles, des femmes et des hommes, ainsi que des normes d’accessibilité ;
• Organiser de concert avec les conseillers techniques genre et droits de l’enfant des sessions de formation sur le genre et la protection des enfants à l’intention des chauffeurs ;
• Signaler à qui de droit toute allégation ou suspicion d’agression ou de harcèlement sexuel au sein de l’organisation ;
• Maintenir une communication ouverte avec les collègues en évitant tout langage et/ou attitude susceptible d’être interprétés comme étant sexistes ou défavorables au personnel féminin de l’organisation.

4. Responsabilités en situation d’urgence

• Etre disponible pour l’organisation en situation d’urgence ;
• Prendre Connaissance de son rôle et ses responsabilités dans le Disaster Preparedness Plan (DPP) à chaque niveau d’alerte et s’y adhérer.

5. Autres Responsabilités

• S’assurer que les activités entreprises au nom de Plan International Haïti au niveau externe

ou interne sont exécutées en conformité avec les buts de l’organisation et avec les politiques et procédures de Plan International Haïti ;

• Exécuter toutes autres tâches assignées par le Country Director, superviseur direct ou leur délégué ;
• Veiller à ce que les politiques mondiales de Plan International pour la sauvegarde des enfants et des jeunes et celles sur l’égalité des sexes et l’inclusion soient pleinement intégrées conformément aux principes et aux exigences de la politique, y compris les normes et directives de mise en œuvre applicables à leur domaine de responsabilité. Cela comprend, mais sans s’y limiter, de s’assurer que le personnel et les associés connaissent et comprennent leurs responsabilités en vertu de ces politiques et du Code de conduite de Plan International, leur pertinence dans leur domaine de travail, et que les préoccupations sont signalées et gérées conformément avec les procédures appropriées.

Relations de travail cles

1. Interne

• Tout le personnel du PU
• Tout le Staff de PIH

2. Externe

• Les prestataires de services (manutention, entretien…)
• Les fournisseurs
• Les visiteurs

• Diplôme en secrétariat ou domaines connexes ;
• Niveau universitaire en Administration, un plus ;
• Deux (2) années d’expérience dans un poste similaire ;
• Deux (2) années d’expérience minimum dans la supervision de staff ;
• Très bonne connaissance des logiciels suivants : Excel, Word, Access et Power Point ;
• Capacité de gérer et de coordonner multiples tâches.
• Flexibilité, honnêteté et sensibilité culturelle ;
• Sens de l’initiative et capacité de travailler avec un minimum de supervision ;
• Capacité à travailler en équipe et sous pression ;
• Excellente capacité de communication orale et écrite en Français ;
• Connaissance en Anglais, un atout ;
• Bonnes relations interpersonnelles ;
• Résultats et sens de la qualité ;
• Capacité à établir et à maintenir les partenariats et les bonnes relations de travail.