Asistente Administrativo/a (Sede: Riberalta)
JOB DETAIL
El Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) apoya el fortalecimiento de las capacidades nacionales y subnacionales den Bolivia y promueve el alcance de los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS) los derechos humanos y la igualdad de género, a través de asistencia técnica a fin de alcanzar un desarrollo humano sostenible a través del cierre de brechas para que nadie se quede atrás. El PNUD forja alianzas con todos los niveles de la sociedad para ayudar a construir naciones que puedan resistir a la crisis; promueve y sostiene un tipo de crecimiento que mejora la calidad de vida de todos y todas. Presentes sobre el terreno en unos 170 países y territorios, ofrece una perspectiva global y un conocimiento local al servicio de las personas y las naciones.
El PNUD fue designado como receptor principal de los Fondos de los Programas de Tuberculosis, Malaria y VIH, los cuales son administradores a través de la Unidad Ejecutora de Proyectos – Fondo Mundial.
A través de la Unidad de Proyectos, el PNUD busca promover el cumplimiento de los proyectos anteriormente mencionados y establecer como base sobre la cual se construya las estrategias de lucha contra la pobreza, la reducción de la vulnerabilidad de la población y el desarrollo de las actividades centrales de la economía nacional boliviana.
PNUD es Receptor Principal de estos recursos desde 2006, donde en los inicios ha sido electo por el Mecanismo de Coordinación País y el Fondo Mundial como Transitorio para las enfermedades de Malaria, Tuberculosis y VIH/SIDA. A partir de la gestión 2007 luego de haber estabilizado las tres subvenciones, el Fondo Mundial decide transferir la responsabilidad de recipiente principal de VIH a la fundación HIVOS/IBIS.
La última propuesta de país enviada por el MCP Bolivia, fusiona dos componentes en uno TB y VIH, es así que luego de un proceso de selección, se designa al PNUD Bolivia como receptor principal de esta propuesta para el periodo 2023-2025.
Bajo la supervisión directa de el/la Asociado/a de Administración, el/la titular del cargo Asistente Administrativo/a prestará sus funciones al Proyecto asignado en todas las áreas relacionadas, cumpliendo con las normas y procedimientos administrativos del PNUD en el desarrollo de su trabajo, enfocándose en el logro de las siguientes actividades y/o resultados:
1.Apoyar con los procesos de adquisiciones del proyecto.
- Emitir las solicitudes de inicio de proceso, realizar cotizaciones, cuadros comparativos, revisión de contratos, órdenes de servicio o de compra, etc., asegurándose que cumplen los estándares de transparencia, equidad, oportunidad, competencia efectiva integridad, y valor por el dinero.
- Iniciar los procesos de adquisiciones de montos mayores, siguiendo los procedimientos de la unidad de Adquisiciones y recopilando los requisitos que deben haber sido revisados por el área técnica y la administración del proyecto
2. Apoyar en la logística de talleres, seminarios, conversatorios y otros eventos previamente definidos en el proyecto.
- Coordinar con las contrapartes locales, verificando el cumplimiento de las condiciones previas para su realización.
- Preparar el material logístico para efectuar los eventos del proyecto (material de escritorio, papelógrafos, listas de participantes, equipos, documentos, etc.).
- Apoyar con los procesos de contratación de los servicios que demande el evento.
- Apoyar en la gestión del plan de viajes del equipo, asistentes a talleres y consultores/as, incluida la coordinación de reserva y compra de pasajes aéreos, el cálculo y pago de viáticos, la recopilación de informes de viaje de forma oportuna y haciendo seguimiento al cierre del proceso de viaje, de acuerdo con lo establecido en la normativa del PNUD.
3.Apoyar en la gestión financiera del proyecto.
- Apoyar en la elaboración de pagos, vouchers, registro de suppliers, emisión de e-requisitions y Órdenes de Compra (PO´s) de manera oportuna, verificando la documentación de respaldo en cada caso.
- Apoyar con la elaboración de solicitudes de Anticipos de Fondos, elaborando los presupuestos y justificaciones, y posteriormente, realizando el seguimiento, la revisión y control de los descargos a ser entregados a la unidad de finanzas, asegurando que cumplen con los requisitos del PNUD.
- Apoyar con el seguimiento de contratos de consultorías por producto, los procesos de pago y la recopilación de respaldos.
- Apoyar con las revisiones presupuestarias, y emisión de reportes en el sistema.
- Elaborar informes mensuales de cumplimiento sobre el grado de ejecución de actividades planificadas y ejecución presupuestaria.
- Mantener los sistemas de seguimiento del proyecto al día con la información de la ejecución presupuestaria y la información de adquisiciones, para monitoreo y toma de decisiones.
4.Apoyar en la administración del proyecto.
- Apoyar con la gestión y el archivo físico y digital del área administrativa, relacionada a todos los procesos realizados en el proyecto.
- Mantener el registro de activos fijos e insumos actualizado y validar periódicamente su adecuado resguardo mediante inventarios físicos.
- Apoyar con el envío y recepción de correspondencia.
- Conciliar la documentación con las unidades de Programas y Operaciones en todo lo relacionado con la ejecución del proyecto.
5.Apoyar en todas las actividades relevantes del proyecto para alcanzar las metas y objetivos, según plan de trabajo del proyecto.
| Lograr resultados: | Nivel 1: Planifica y monitores el trabajo propio, presta atención a los detalles, entrega trabajo de calidad en los límites establecidos. |
| Pensar innovadoramente: | Nivel 1: Tiene apertura a ideas creativas/riesgos conocidos, resuelve problemas de manera pragmática, realiza mejoras. |
| Aprender continuamente: | Nivel 1: Tiene mente abierta y curiosidad, comparte conocimiento, aprende de los errores, pide retroalimentación. |
| Adaptarse con agilidad: | Nivel 1: Se adapta al cambio, maneja la ambigüedad/incertidumbre de manera constructiva, es flexible. |
| Actuar con determinación: | Nivel 1: Muestra determinación y compromiso, capaz deresponder calmadamente ante la adversidad, confiado. |
| Participar y asociarse: | Nivel 1: Demuestra compasión/entendimiento hacia los demás, formarelaciones positivas. |
| Facilitar la diversidad y la inclusión: | Nivel 1: Aprecia/respeta las diferencias, reconoce los sesgos inconscientes, confronta la discriminación. |
| Área temática | Nombre | Definición |
| Administración de negocios | Comunicación | Comunicarse de manera clara, concisa y sin ambigüedades tanto por escrito como verbalmente; adaptar los mensajes y elegir los métodos de comunicación en función de la audiencia.
Capacidad para gestionar las comunicaciones interna y externamente, a través de los medios de comunicación, las redes sociales y otros canales apropiados. |
| Adquisiciones | Gestión de contratos | Conocimiento de los conceptos, principios y métodos de gestión de contratos, y capacidad para aplicarlos a situaciones estratégicas y/o prácticas. |
| Digital | Facilitación creativa | Capacidad para diseñar talleres que consideren y aborden múltiples intereses, agendas y perspectivas; establecer objetivos claros y actividades atractivas; seleccionar las herramientas, materiales y recursos adecuados necesarios para habilitar o apoyar las actividades.
Capacidad para establecer rápidamente relaciones con los participantes y crear un espacio seguro (en línea y fuera de línea) donde se sientan cómodos para compartir sus opiniones, preocupaciones, experiencias y reflexiones; apoyando esto con una variedad de herramientas para estimular la participación activa. Capacidad para facilitar conversaciones inclusivas, capacidad para trabajar con un conjunto diverso de personas con diferentes orígenes, antigüedad y niveles de experiencia, utilizando diferentes enfoques adaptados a las personas en la sala, sacando a la luz las perspectivas e ideas de cada individuo y tomando decisiones a través de la deliberación y la discusión grupal. Capacidad para marcar el ritmo de una sesión, ajustarse a las habilidades y niveles de energía de los asistentes y a la naturaleza o propósito de un ejercicio. Ser flexible y capaz de improvisar; adaptar y cambiar los enfoques en respuesta a las necesidades, sin perder de vista el propósito y los objetivos de la sesión. |
| Finanzas | Contabilidad (General) | Conocimiento de los conceptos, principios, marcos, estándares, regulaciones, políticas y tendencias contables, y capacidad de aplicarlos a situaciones estratégicas y/o prácticas. |
| Agenda 2030: Personas | Salud | Servicios de adquisición de productos sanitarios |
| Agenda 2030: Personas | Salud | Apoyo al Fondo Mundial y otros programas de salud |
- Educación Secundaria (Bachiller en Humanidades) es requisito.
- Estudios universitarios (nivel Licenciatura) en ciencias económicas, financieras, administrativas, contables sera considerada favorablemente, pero no es un requisito.
- Mínimo 5 años (con educación secundaria) o 2 años (con Licenciatura) de experiencia en apoyo administrativo/financiero de proyectos.
- Experiencia en procesos de adquisiciones, será valorada favorablemente.
- Experiencia en elaboración de descargos de fondos en avance, será valorada favorablemente.
- Experiencia en logística y en organización de talleres/eventos, será valorada favorablemente.
- Experiencia en el Sistema de Naciones Unidas, Organismos Internacionales y/o proyectos con fondos de la Cooperación Internacional, será valorada favorablemente.
- Experiencia en el área de salud en dependencias administrativas, será valorada favorablemente.
- Experiencia en procedimientos administrativos/financieros/adquisiciones en el Sistema de Naciones Unidas, sera valorado favorablemente.
Habilidades Requeridas:
- Conocimiento en sistemas ERP (planificación de recursos empresariales por sus siglas en inglés) a nivel usuario.
- Conocimiento de normas, regulaciones financieras y contables nacionales.
- Conocimiento intermedio/avanzado de la aplicación de sistemas bajo la plataforma de Microsoft Office.
Habilidades deseadas, adicionales a las competencias mencionadas en la sección de competencias:
- Excelentes habilidades de comunicación, orales y escritas.
- Espíritu creativo, dinámico y con capacidad de trabajo en equipo.
- Alto nivel de dedicación y proactividad en procesos complejos
Lenguaje(s) Requerido(s)
- Fluidez en español (hablado y escrito).
Certificados Profesionales
El PNUD se reserva el derecho de solicitar documentación física de verificación a los postulantes que calificaran a la última etapa o al ganador/a del proceso de selección
