Asistente Administrativo de Proyecto
JOB DETAIL
Description
Proyecto Heifer International- Honduras
Programa Emblemático de Ganadería Sostenible
Septiembre de 2023
Descriptor de Puesto
Título del Puesto: Asistente administrativo de Proyecto
Número del Puesto: Identificador de puestos HRIS- El representante de RRHH nacional completa esta sección.
Nuevo o Reemplazo: Nuevo
Posición clave: Si no
División/Dept.: Programas Américas
Reporta a: Administración del proyecto
Zona de intervención Siguatepeque
Fondos para reubicación: No aplica
Requiere Viajar: 5%
ANTECEDENTES PROYECTO HEIFER INTERNACIONAL (PHI):
Proyecto Heifer Internacional- Honduras está legalmente constituida y reconocida en Honduras desde marzo de 2003. Cuenta con una oficina central localizada en Tegucigalpa, en la que se lleva a cabo todo el trabajo administrativo de coordinación, seguimiento y representación. Además, cuenta con tres oficinas regionales ubicadas en Colón, Olancho y Comayagua. A través del personal en estas oficinas se brinda el apoyo administrativo y financiero, seguimiento técnico y empresarial a las familias atendidas con la contribución financiera de Proyecto Heifer Internacional.
Proyecto Heifer Internacional Honduras ejecuta dentro del Programa Emblemático de Ganadería Sostenible, el proyecto: “Aprovechando el Éxito” en tres fases en un periodo de 2020-2030 con intervención en 9 nueve departamentos según la fase. Se vinculan a familias dedicadas a la ganadería y a la diversificación con apicultura, a los mercados formales locales e internacionales. Se generan oportunidades técnicas y empresariales para el mejoramiento de los ingresos de las familias viviendo en condición de pobreza, cambiando los ingresos actuales de $ 468.97/mes a $ 639.2/mes significando un incremento de al menos $ 2,040.60/año por familia. La meta global atender es 90,000 productores, fortaleciendo a 580 empresas y 263 emprendimientos.
ANTECEDENTES PROYECTO TRANSFORMANDO SISTEMAS DE MERCADO:
”Transformando Sistemas de Mercado” (TMS por sus siglas en inglés) es un proyecto financiado por la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional (USAID), iniciado en 2018 y por culminar en el 2027, que busca fomentar sistemas de mercado competitivos, resilientes e inclusivos a través de la promoción de mayores oportunidades económicas, y la reducción de barreras de entrada, para las poblaciones socioeconómicamente más vulnerables de Honduras, con el mayor potencial para emigrar irregularmente fuera del país.
TMS tiene como objetivo crear cambios sistémicos, sostenibles y duraderos en el tiempo, en sectores socioeconómicos clave del país, como ser la agricultura, turismo, emprendimientos (MiPYMES), e intermediación laboral, a través de la facilitación de un mejor entorno de negocios que permita una mejora integral y holística de los mismos. El proyecto trabaja en puntos de apalancamiento que representan problemas profundamente arraigados en el sistema, que al mejorarlos crearían un impacto catalizador y un crecimiento económico a largo plazo y de base amplia, proporcionando así mayores oportunidades económicas, mejores e inclusivos empleos, mejores ingresos, entre otros, para los/las hondureño/as, reduciendo así los incentivos para emigrar.
OBJETIVO DE LA ALIANZA USAID/TMS – HEIFER EN EL PROYECTO: MEJORANDO LA COMPETITIVIDAD Y PRODUCTIVIDAD DEL SECTOR LÁCTEO EN HONDURAS:
USAID/TMS y HEIFER han formado una alianza de 3 años para implementar el Proyecto “Mejorando la Competitividad y Productividad del Sector Lácteo en Honduras”, el cual tiene como objetivo generar cambios sistémicos en el sector ganadero lácteo de Honduras en beneficio de aproximadamente el 16% de los ganaderos a nivel nacional.
Mediante el Proyecto se pretende aumentar la competitividad y productividad del sector lácteo a través de un aumento en la producción nacional de leche de calidad, incremento en las exportaciones de productos lácteos y mejora de los procesos a nivel de finca y plantas de proceso. Esta estrategia será implementada sin aumentar la frontera agrícola.
Específicamente, el Proyecto trabajará con 15,000 productores de leche (11,000 directos y 4,000 indirectos), aportará 295 empresas ancla (175 empresas asociativas rurales como centros de recolección y enfriamiento de leche y plantas de procesamiento y 120 nuevos emprendimientos en el sector lácteo y apícola a lo largo de 9 departamentos de Honduras: Olancho, Colón, Yoro, Atlántida, Cortés, Santa Bárbara, Comayagua, Intibucá y La Paz. Generando aproximadamente 16,000 empleos nuevos o mejorados, $20 millones de dólares en ventas incrementales, $10 millones en capital movilizado (mediante apalancamiento financiero y coinversión), 10 alianzas estratégicas,
Estos resultados contribuirán a los resultados del Programa Emblemático de Ganadería Sostenible de Heifer Internacional Honduras.
FUNCIONES DEL PUESTO
El/La Asistente Administrativo del Proyecto es responsable de dar apoyo diario a la ejecución de las actividades administrativas – contables inherentes a la gestión calificada de los recursos para realización de las actividades de los proyectos en su región. Esto conforme a las normas y procedimientos convenidos dentro del Proyecto “Mejorando la competitividad y productividad del sector lácteo en Honduras” USAID/TMS-VAQUILLA. El/La Gerente liderará un equipo de asistentes administrativos dirigidos su la naturaleza de su labor dentro del proyecto
Él/ella contribuirá con la coordinación de actividades y proveyendo recursos para las intervenciones y equipos de trabajo en campo que aseguren la implementación y cumplimiento de los diferentes planes de trabajo, como Planes Operativos Anuales, Plan MEL, Plan de Marca y Visibilidad (Comunicaciones), Plan de Mitigación y Monitoreo Ambiental (EMMP), Estrategia de Género e Inclusión Social, monitoreo y ejecución financiera, coordinación y elaboración de los diferentes reportes bisemanales, mensuales, trimestrales, anuales y finales, entre otros.
RASGOS ESENCIALES DEL CARÁCTER
Responsabilidad, compromiso, organización, colaboración, confiabilidad, prudencia, comunicación efectiva (oral y por escrito), enfoque en resultados, vocación de servicio, sentido de urgencia, habilidades analíticas, trabajo en equipo, buenas relaciones interpersonales, elevado sentido ético, sensibilidad social, proactividad, creatividad e innovación, apego a los procedimientos y normas, e identificarse con los valores de Heifer Internacional – Honduras y USAID/TMS.
| RESPONSABILIDADES | ENTREGABLES (SMART: Específicos, Medibles, Acordados, Realistas, Temporalidad) |
| Apoyar en la administración eficaz y eficiente del proyecto en sus cinco componentes dando seguimiento al cumplimiento del Plan Operativo Anual y del presupuesto siguiendo las políticas y procedimientos administrativos de PHI y que responda a cada Orden de Trabajo de acuerdo con los estándares de desempeño establecidos en el Master Subcontract del proyecto USAID/TMS-Heifer (TMS-MS-2023-01) (40%). | Archivar la documentación soporte.
Controlar las cuentas bancarias y fondos disponibles para las actividades del proyecto. Administrar los inventarios asignados a la región Asignar los anticipos y recibimiento de liquidaciones del personal de la región. Mantener al día la documentación original y de cada transacción y registros. Asegurar el disponible de fondos en la cuenta bancaria del proyecto solicitando los desembolsos a PHI oficina nacional cada vez que sea necesario siempre bajo los parámetros establecidos para este proceso. Manejar las conciliaciones bancarias. Gestionar los pagos mensuales por compromisos adquiridos por la oficina regional (Servicios públicos, rentas, comunicaciones, transporte, entre otros) Llevar el control de salidas de anticipos. |
| Liderar y gestionar la contabilidad del Proyecto USAID/TMS-HEIFER (30%). | Realizar registros diarios de las operaciones contables de la región y otras que fuesen solicitadas y todas las gestiones pertinentes para el cierre contable mensual.
Emitir reportes por cuentas por cobrar y pagar y su gestión a fin de mantener saneadas dichas cuentas. Garantizar la operación y mantenimiento al día de la contabilidad del proyecto acorde a las cuentas correspondientes del catálogo contable de PHI, así como también el cumplimiento del catálogo contable del donante si esto amerita Elaborar registros contabilizados en sistema AGRESSO. Elaborar reportes contables a la fecha de cierre. Elaborar o actualizar, cada mes, las conciliaciones de las cuentas bancarias del proyecto. |
| Asegurar la adecuada adquisición de bienes y servicios
dentro del Proyecto (20%). |
Gestionar el recibimiento de bienes y gestiona los servicios de procesos de compras.
Apoyar al gerente, coordinador y personal técnico en procesos administrativos, contables y financieros. Coordinar con el Administrador del Programa PEGS y el Oficial de las compras para el proceso de adquirir bienes y servicios en el marco de implementación del proyecto. |
| Mantener un proceso de evaluación y de comunicación fluida con jefes inmediatos y colaboradores sobre el avance de la ejecución, retos y oportunidades encontradas y soluciones generadas como parte de procesos de evaluación para la mejora continua (5%). | Contribuir con la comunicación continua por diversas vías escritas y verbales dejando memoria escrita según temas abordados.
Coordinar reuniones semanales y mensuales por tipos de audiencia especificando temas y acuerdos para dar seguimiento a temas puntuales de interés. Elaborar reportes de evaluación según estándares del Departamento de Personas y a necesidad del Programa. Participar en la coordinación de actividades entre gerencias de zonas y los supervisores regionales del Proyecto para la realización de actividades, generación de reportes entre otros, según necesidades del programa. Hacer y promover el uso efectivo de los sistemas administrativos de Proyecto Heifer Internacional que permitan con alta confiabilidad generar los reportes o informes según necesidad. |
| Responsabilidades adicionales a necesidad del programa documentadas debidamente (5%). | Representar a la organización en su zona de trabajo y otras que se le asigne.
Contribuir con el fortalecimiento de la gobernanza de la cadena de valor láctea y apícola. Participar proactivamente en los eventos organizados por la institución y coordinarse con las otras áreas dentro de la institución. Contribuir con la estrategia de comunicación institucional para la visibilidad de la intervención del Proyecto. |
Requisitos mínimos:
- Pasante de la carrera de Licenciatura en Contaduría Pública, Licenciatura en Administración de Empresas, Finanzas, Auditoria o carreras afines.
- Mínimo 2 años de experiencia de trabajo con organizaciones de desarrollo/organismos no gubernamentales en el área de administración y finanzas.
- Experiencia en la elaboración y redacción de informes.
- Manejo de conciliaciones bancarias
- Experiencia en controles administrativos, cumplimiento, etc.,
- Manejo de paquetes computacionales (Office, Microsoft Word, Excel etc.).
- Capacidad de manejo y dominio de software Contable, preferiblemente ERP.
Requisitos preferidos:
- Experiencia de trabajo con grupos multidisciplinarios.
- Experiencia con proyectos orientados al desarrollo comunitario.
- Competencias más críticas:
- Conocimiento en procesos de adquisiciones, cotizaciones y comparaciones de precios en base a mercado.
Funciones de trabajo esenciales y demandas físicas:
- Capacidad para procesamiento de información (hojas de texto, bases de dato)
- Capacidad para viajar en la zona de intervención del proyecto
- Mantener confidencialidad en el manejo de esta.
- Capacidad para trabajar con información sensible y mantener la confidencialidad.
- Capacidad para procesamiento de información (Hojas de texto, bases de dato).
- Elaboración de informes técnicos, informes financieros, planificaciones mensuales-semestrales, anuales; en Inglés y Español.
- Residir en la zona definida por el Proyecto.
- Disponibilidad de viajar al interior del país cuando sea necesario.
- Capacidad para administrar y ejecutar múltiples tareas con poca supervisión, a la vez que cumple con plazos a veces inflexibles.
- Puede requerir estar sentado constantemente; trabajar en una computadora y enfocarse durante largos períodos de tiempo y realizar actividades de entorno de oficina mientras viaja o está en condiciones remotas.
- Disposición y capacidad para asignar y revisar el trabajo de los informes directos y utilizar las habilidades de gestión participativa con el personal subalterno y senior.
- Enfoques cuantitativos y cualitativos para la evaluación y la capacidad de comunicar conceptos claramente con el liderazgo, los socios y el personal en todos los niveles.
- Capacidad para comprender, apreciar e implementar los valores de Heifer Internacional basado en el desarrollo comunitario holístico.
Proyecto Heifer International es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades. Todos los solicitantes calificados recibirán consideración para el empleo sin distinción de raza, religión, color, origen nacional, género, identidad de género, orientación sexual, edad, estado de veterano protegido, entre otras cosas, o estado como individuo calificado con discapacidad entre otros.
