Asistente Administrativo (UNODC)
Lima, Peru
JOB DETAIL
Background
Diversity, Equity and Inclusion are core principles at UNDP: we value diversity as an expression of the multiplicity of nations and cultures where we operate, we foster inclusion as a way of ensuring all personnel are empowered to contribute to our mission, and we ensure equity and fairness in all our actions. Taking a ‘leave no one behind’ approach to our diversity efforts means increasing representation of underserved populations. People who identify as belonging to marginalized or excluded populations are strongly encouraged to apply. Learn more about working at UNDP including our values and inspiring stories.
UNDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks.
La Fase II del proyecto Respuestas de la Justicia Penal a los Delitos Forestales en Perú, iniciativa financiada por BMZ Alemania, tiene como objetivo consolidar y ampliar la asistencia técnica y las respuestas nacionales para la protección de los bosques del Perú mediante el fortalecimiento de la colaboración interinstitucional y las capacidades para abordar conjuntamente los delitos forestales. La UNODC por medio de la Subdivisión de Gestión Fronteriza (BMB) y su Equipo Ambiental brindarán asistencia técnica en las áreas de prevención, investigación y enjuiciamiento contra el comercio ilegal de madera, a través de la cooperación multilateral, el desarrollo de capacidades y la implementación de herramientas innovadoras en el nivel de campo en las regiones prioritarias de Perú. Los resultados del proyecto incluyen: 1) Fortalecimiento de las autoridades nacionales y locales, mediante la creación de redes interinstitucionales, intercambio de información y coordinación para responder a los delitos forestales 2) Fortalecimiento de las capacidades técnicas de las autoridades nacionales para la prevención, investigación y enjuiciamiento de los delitos forestales 3) Mejora del conocimiento y la conciencia de las autoridades nacionales para mitigar la corrupción y los delitos económicos en el sector forestal. Así como en la fase I, esta iniciativa tendrá como contraparte principal a la Fiscalía de la Nación representada por la Coordinación de las Fiscalías Especializadas en Materia Ambiental.l.
Duties and Responsibilities
Bajo la supervisión directa del del jefe del Programa Global sobre delitos que Afectan al Ambiente (GP-CAE), y bajo la dirección general de la coordinación de la unidad de operaciones y la coordinación regional del Programa Global para LAC, el asistente tendrá a su cargo las siguientes funciones y responsabilidades:
Gestión de Programa:
- Monitoreo de los planes operativos de proyectos.
- Monitoreo de la ejecución presupuestaria de proyectos.
- Cierre financiero de proyectos con la Sede y donantes.
- Recopilación de la información relevante para la entrega de reportes periódicos internos y externos, y presentación de informes.
- Recopilación de información relevante para el mandato de UNODC del gobierno, donantes y actualidad nacional e internacional.
- Preparación de la información base para comunicaciones institucionales internas y externas sobre los proyectos, programas e iniciativas de UNODC.
- Identificación y relacionamiento con las organizaciones copares y del Sistema de Naciones Unidas y la Sede en Viena.
- Cualquier otra función inherente a la gestión de programa que se requiera.
Administración:
- Elaboración de propuestas, firmas de convenios, contratos y cierres de estos.
- Gestión de los procesos de compras (adquisiciones), viajes, logística y eventos en UMOJA (sistema SAP de UNODC), en coordinación con la Unidad de Operaciones cuando se requiera.
- Administración y mantenimiento de activos fijos y archivos administrativos, financieros y programáticos.
- Mantenimiento de una base de datos de las producciones de los proyectos y de la oficina, por ejemplo, de las metodologías, herramientas y publicaciones.
- Mantenimiento de una base de datos de los grupos de interés de la oficina.
- Identificación de oportunidades de financiación para UNODC y sus proyectos.
- Cualquier otra función inherente a la gestión administrativa que se requiera.
Finanzas:
- Elaboración y revisión de presupuestos.
- Apoyo en la elaboración de plan operativo para APCI para la recuperación de IGV de proyectos.
- Seguimiento a la ejecución presupuestal.
- Reconciliación de las planillas y pagos.
- Preparación de informes financieros periódicos y rendición de cuentas.
- Gestión de su rol en UMOJA (sistema SAP de UNODC) incluida su actualización y capacitación para su manejo.
- Cualquier otra función inherente a la gestión financiera que se requiera.
Talento Humano:
- Procesos de reclutamiento y contratación de personal y consultores.
- Preparación e implementación de un plan de inducción.
- Seguimiento al cumplimiento contractual de personal, cierre y liquidación, incluyendo las normas y políticas establecidas para la administración de personal y las relaciones laborales.
- Aseguramiento del cumplimiento de las normas de seguridad por parte de personal y contratistas.
- Cualquier otra función inherente a la gestión de talento humano que se requiera.
Competencies
- Profesionalismo
- Planificación y organización
- Comunicación
- Orientación al Cliente (donantes/contrapartes)
- Trabajo en Equipo
Required Skills and Experience
Education:
- Bachiller o título profesional en administración, finanzas, economía, contabilidad, o afines.
Experience:
- Experiencia mínima de 5 años en labores administrativas, financieras, económicas, contables y apoyo a gestión de proyectos.
- Manejo de Word, Excel, Power Point y herramientas colaborativas y de comunicaciones en la nube, por ejemplo, SharePoint, Google Drive, Flock, Trello, entre otros.
- De preferencia con experiencia o interés en gestión de proyectos.
- De preferencia con experiencia o interés en trabajar con organizaciones gubernamentales e internacionales.
- De preferencia dominio del inglés en nivel avanzado (oral, escrito y de lectura).
- Será una ventaja tener experiencia en el manejo de SAP.
- Será una ventaja tener experiencia previa en entidades del SNU.>
Please note that continuance of appointment beyond the initial 6 months is contingent upon the successful completion of a probationary period.
Disclaimer
Under US immigration law, acceptance of a staff position with UNDP, an international organization, may have significant implications for US Permanent Residents. UNDP advises applicants for all professional level posts that they must relinquish their US Permanent Resident status and accept a G-4 visa, or have submitted a valid application for US citizenship prior to commencement of employment.
UNDP is not in a position to provide advice or assistance on applying for US citizenship and therefore applicants are advised to seek the advice of competent immigration lawyers regarding any applications.
Applicant information about UNDP rosters
Note: UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement. We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.
Non-discrimination
UNDP has a zero-tolerance policy towards sexual exploitation and misconduct, sexual harassment, and abuse of authority. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks, and will be expected to adhere to these standards and principles.
UNDP is an equal opportunity and inclusive employer that does not discriminate based on race, sex, gender identity, religion, nationality, ethnic origin, sexual orientation, disability, pregnancy, age, language, social origin or other status.
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