Asistente de Administración – (Part-time)
JOB DETAIL
**** ESTE ES UN PUESTO LOCAL PARA EL QUE SÓLO PUEDEN SER CONSIDERADOS/AS LOS/LAS CANDIDATOS/AS QUE SEAN CIUDADANOS/AS MEXICANOS/AS****
**ESTE PUESTO ES A TIEMPO PARCIAL 50% (PART-TIME 50%)
La Oficina de la Cartera de Nueva York (NYPO) presta apoyo a la Secretaría de las Naciones Unidas, así como a otras organizaciones de las Naciones Unidas con sede en Nueva York y a socios bilaterales y multilaterales en la ejecución del mandato de UNOPS en materia de gestión de proyectos, gestión de infraestructuras y gestión de adquisiciones.
El Sustainable Development Cluster (SDC) (Grupo de Desarrollo Sostenible) apoya a diversos socios en sus operaciones de consolidación de la paz, humanitarias y de desarrollo. Se formó combinando las siguientes carteras: Servicios de Gestión de Subvenciones (GMS), Servicios de Apoyo Tecnológico de las Naciones Unidas (UNTSS), Cartera de Desarrollo e Iniciativas Especiales (DSIP) y presta servicios a los programas de sus socios diseñados, estructurados y gestionados con una perspectiva global y atendiendo principalmente a los socios que tienen su sede en Nueva York. La COSUDE está presente en 125 países.
UNOPS ha firmado un acuerdo con el PNUD de México para ejecutar las actividades del proyecto de la Séptima Fase Operativa del Programa de Pequeñas Donaciones del FMAM en México.
Desde su fundación en 1992, el Programa de Pequeñas Donaciones (PPD) del FMAM, implementado por el PNUD, ha pasado de ser un programa piloto que ofrecía una novedosa ventana de financiación dirigida a organizaciones de la sociedad civil a nivel comunitario en 33 países, a convertirse en un mecanismo de financiamiento plenamente articulado que empodera a las comunidades rurales en 130 países.
De los más de 20 años de experiencia del PPD en ayudar a las comunidades a nutrir colectivamente los ecosistemas locales y beneficiarse de ellos, al tiempo que se crea capital social y se amplía la capacidad de la sociedad civil local, ha surgido un enfoque basado en la comunidad para gestionar de forma sostenible los paisajes productivos locales.
Durante la Sexta Fase Operativa del PPD, México financió un proyecto basado en un diagnóstico con las comunidades aliadas al Programa de Pequeñas Donaciones en el que se detectaron necesidades comunitarias para mejorar sus cooperativas, identificando necesidades de capacitación en temas contables, económicos, administrativos y fiscales. Este proyecto brindó apoyo a productores representantes de 24 empresas comunitarias dedicadas a proyectos apícolas y de turismo comunitario, generando capacidades para la comprensión y participación activa en temas económicos, administrativos, contables y fiscales para garantizar la participación equitativa en términos de género, así como propuestas para la permanencia, crecimiento, incremento y retención de valor de estos proyectos sustentables.
Como seguimiento a esta propuesta y en respuesta a las barreras a las que se enfrentan las organizaciones comunitarias que forman parte de la red del PPD, pretendemos ofrecer un seguimiento más amplio y proporcionar apoyo fiscal a estas organizaciones para la correcta presentación de informes y la gestión de los recursos obtenidos durante la vida del proyecto.
Objetivo y alcance de la asignación
Actualmente, el Programa cuenta con 64 proyectos aprobados y otros 20 proyectos potenciales para ser financiados hasta finales de 2023. Cada proyecto presenta al menos dos informes (técnico y financiero) en un periodo aproximado de 24 meses. En estos informes técnicos y financieros, hay una entrega y revisión de aproximadamente 100 transacciones por informe, dependiendo de la naturaleza y el monto aprobado. Esto supone un reto para cada una de las organizaciones con las que trabajamos.
Bajo la supervisión directa de la Asistente del Programa (PA), e/lal Asistente Administrativo/a (apoyo a proyectos) será responsable de ayudar en el diseño, la ejecución, el seguimiento y la evaluación de las actividades de los proyectos.
También proporcionará asistencia al programa en relación con el establecimiento y mantenimiento del archivo, registros, herramientas de supervisión y seguimiento, así como en la compilación de planes, informes, presentaciones y documentos del programa y promoverá un enfoque orientado a las organizaciones de base con las normas y reglamentos de UNOPS y trabajará en estrecha colaboración con los equipos del programa en México, para garantizar la revisión de las actividades en apoyo de la planificación y ejecución exitosa de los componentes del proyecto.
El/la titular de este puesto será un/una miembro del personal de UNOPS y está bajo su total responsabilidad.
Bajo la supervisión directa de la Asistente de Programa, el/la Asistente Administrativo/a (apoyo al proyecto) llevará a cabo las siguientes actividades/responsabilidades:
1. Apoyo al proyecto
- Captura de información en las herramientas de seguimiento del proyecto, base de datos del PPD Global y similares.
- Asiste en la generación de contenido escrito para diversos informes, material administrativo y de comunicación, incluyendo, pero no limitado a la preparación de materiales, presentaciones e informes relacionados con la organización de reuniones y talleres, correspondencia administrativa y aportaciones pertinentes a informes externos y sesiones informativas.
- Apoya en el seguimiento de todo el proceso de registro de usuarios, solicitudes de pago en OneUNOPS de acuerdo con la Solicitud de Concesión de Subvenciones (RFGA) y Memorando de Acuerdos (MOA) firmado previamente por los actores correspondientes.
2. Seguimiento e informes
- Asiste en la compilación de los informes, planes, registros y otra documentación del programa y el intercambio de las lecciones aprendidas y las mejores prácticas del programa.
- Apoya en el plan de capacitación en temas administrativos y tributarios a través de la organización de eventos, webinars o consultorías correspondientes.
- Brinda apoyo con la sistematización del diagnóstico de transformación digital de las organizaciones.
- Apoya en la generación de reportes mensuales, y anuales, cuando sean solicitados.
3. Generación e intercambio de conocimiento
- Trabaja activamente en el aprendizaje personal continuo, actúa sobre el plan de aprendizaje y aplica las habilidades recién adquiridas.
- Apoya en la organización de iniciativas de formación y aprendizaje, talleres de capacitación administrativa y fiscal.
- Brinda apoyo en la generación de materiales audiovisuales (herramientas básicas de gestión, salud fiscal y uso de herramientas tecnológicas).
- Apoya en la digitalización de materiales de gestión del conocimiento capturados durante las reuniones, talleres y capacitaciones del programa.
- Comparte de manera activa retroalimentación, ideas y conocimiento interno sobre procesos y mejores prácticas y para utilizarlos productivamente.
- Realiza otras tareas que puedan ser razonablemente necesarias y en consonancia con el alcance de los servicios del titular antes mencionados.
SE RECOMIENDA QUE CANDIDATAS PUEDAN APLICAR A ESTA VACANTE
CANDIDATOS/AS SIN EXPERIENCE EN LAS NACIONES UNIDAS O UNOPS SON BIENVENIDOS/AS A ENVIAR SU APLICACIÓN
Educación:
- Se requiere un nivel de escuela secundaria.
- Es deseable y altamente valorado contar con una Licenciatura, preferiblemente en administración de empresas o contabilidad, con interés en la conservación, la biología, las ciencias medioambientales u otros campos relacionados, que podrá sustituir a algunos de los años de experiencia exigidos.
Experiencia laboral requerida:
- Al menos cuatro (4) años de experiencia en administración de empresas, gestión de recursos naturales, gestión de proyectos medioambientales, contabilidad o apoyo a proyectos.
- Se requiere dominio del uso de equipos de cómputo y paquetes de software de oficina, preferentemente Google Suite o MS Office.
Experiencia laboral deseable: (las siguientes experiencias son opcionales. Los/las candidatos/as que no tengan dicha experiencia son bienvenidos/as a participar)
- Se valorará la experiencia y el conocimiento demostrado de las normas y procedimientos del PNUD/UNOPS en materia de adquisiciones, finanzas, gestión de proyectos y normas y reglamentos administrativos.
- Experiencia en el sector medioambiental, deseable.
- Experiencia de trabajo con iniciativas dirigidas por la comunidad, deseable.
- Experiencia organizando talleres en contextos multiculturales, deseable.
Idiomas:
- Se requiere fluidez en el idioma español.
- Se require como mínimo nivel intermedio de inglés
| Demuestra comprender el impacto que tiene su función en todos los asociados y siempre pone al beneficiario en primer lugar. Desarrolla y mantiene relaciones externas sólidas y es un asociado competente para otros (si entra en sus funciones). |
| Evalúa los datos y los procedimientos que se deben seguir para lograr decisiones lógicas y pragmáticas. Adopta un enfoque imparcial y racional con riesgos calculados. Aplica la innovación y la creatividad al proceso de resolución de problemas. |
| Establece de forma eficaz una línea de acción propia y/o para otros con el objetivo de alcanzar una meta. Las acciones desembocan en la correcta consecución de la tarea con especial atención a la calidad en todas las áreas. Identifica las oportunidades y toma la iniciativa para actuar. Comprende que el uso responsable de los recursos maximiza el impacto que podemos tener en nuestros beneficiarios. |
| Trata a todos los individuos con respeto, responde con tacto a las diferencias y anima a los demás a hacer lo mismo. Defiende las normas éticas y de la organización. Mantiene altos estándares de confianza. Es un modelo para la diversidad y la inclusión. |
| Está abierto al cambio y es flexible en un entorno con un elevado ritmo de trabajo. Adapta su perspectiva a las circunstancias o los requisitos cambiantes. Reflexiona sobre las experiencias pasadas y modifica su propio comportamiento. El desempeño es constante, incluso bajo presión. Siempre persigue mejoras continuas. |
| Expresa ideas o hechos de forma clara, concisa y abierta. La comunicación indica una consideración por los sentimientos y las necesidades de los demás. Escucha de forma activa y comparte de manera proactiva el conocimiento. Gestiona los conflictos de manera eficaz mediante la superación de las diferencias de opinión y la búsqueda de un denominador común. |
| Actúa como modelo positivo que contribuye al espíritu de equipo. Colabora y apoya el desarrollo de otros. Solo para administradores de personal: mediante el uso de estilos de liderazgo apropiados, actúa como modelo de liderazgo positivo, motiva, dirige e inspira a los demás para que tengan éxito. |
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Este es un puesto a tiempo parcial 50% (part-time 50%) donde el/la candidato/a seleccionado/a trabajará sólamente la mitad del tiempo.
Para más detalles sobre la modalidad contractual ICA, por favor siga este enlace: https://www.unops.org/english/Opportunities/job-opportunities/what-we-offer/Pages/Individual-Contractor-Agreements.aspx
- No se aceptarán candidaturas no solicitadas.
- No se considerarán las candidaturas recibidas después de la fecha límite.
- Únicamente se contactará a los/as candidatos/as seleccionados/as, quienes serán invitados/as a la siguiente fase del proceso de selección, la cual consta de varias evaluaciones.
- UNOPS celebra la diversidad y se compromete a la igualdad de oportunidades de empleo. La plantilla de trabajo de UNOPS está compuesta por personas de nacionalidades, culturas, idiomas, razas, identidades de género, orientaciones sexuales y habilidades diversas. UNOPS tiene como objetivo mantener y fortalecer esta diversidad para garantizar la igualdad de oportunidades, así como un entorno de trabajo inclusivo para toda su plantilla de trabajo.
- UNOPS anima a candidatas cualificadas, así como a candidatos/as cualificados/as de grupos infrarrepresentados en la plantilla de UNOPS, a postularse. Estos grupos incluyen personas de grupos racializados o indígenas, miembros de identidades de género y orientaciones sexuales minoritarias, así como personas con discapacidad.
- A UNOPS le gustaría garantizar que todos/as los/as candidatos/as puedan desempeñarse lo mejor posible durante el proceso de evaluación. Si es seleccionado/a y necesita asistencia adicional para completar una prueba de evaluación, como ajustes razonables, informe a la persona responsable de recursos humanos cuando reciba la invitación.
Términos y condiciones
- Para los puestos de funcionariado, UNOPS se reserva el derecho de designar a un/a candidato/a para un nivel inferior al publicado en el anuncio de vacante.
- Las personas titulares de contratos de modalidad retainer deben completar una serie de cursos obligatorios antes de empezar a prestar servicios a UNOPS. Estos cursos deben completarse fuera de las horas trabajadas para UNOPS y la duración aproximada total es de unas cuatro horas. Para más información sobre los contratos de modalidad retainer, consulte esta página.
- Todo el personal de UNOPS tiene la responsabilidad de desempeñar sus tareas de conformidad con la Carta de las Naciones Unidas y las políticas y las instrucciones de UNOPS, así como con los marcos de rendición de cuentas correspondientes. Además, todo el personal debe demostrar que comprende los Objetivos de Desarrollo Sostenible en consonancia con los valores básicos de las Naciones Unidas y Nuestra Agenda Común.
- En el marco de sus políticas, UNOPS lleva a cabo verificaciones de antecedentes de todos/as los/as posibles candidatos/as. La contratación en UNOPS está supeditada a los resultados de dichas verificaciones.
