Assistant Administratif
JOB DETAIL
OVERVIEW
Post Number : OPS 504
Grade : G-6
Parent Sector : Sector For Administration and Management (ADM)
Duty Station: Paris
Job Family: Administration
Type of contract : Fixed Term
Duration of contract : 2 years
Recruitment open to : Internal and external candidates
Application Deadline (Midnight Paris Time) : 06-NOV-2023
UNESCO Core Values: Commitment to the Organization, Integrity, Respect for Diversity, Professionalism
(Seuls les candidats ayant le droit de travailler en France peuvent postuler pour ce poste).
OVERVIEW OF THE FUNCTIONS OF THE POST
Sous l’autorité et la supervision directe de la cheffe de la section de la gestion des bâtiments, le/la titulaire du poste assurera la continuité des services liés aux bâtiments de l’Organisation et contribuera dans une large mesure à l’efficacité des services de la maintenance et de la conservation des bâtiments du Siège.
Long Description
- Prendre en charge les requêtes de services émanant des usagers des bâtiments de l’UNESCO, locataires et personnel de l’Organisation, des officiers administratifs (AO et achats), des services comptables et des intervenants extérieurs, assurant l’interface entre ces derniers et l’équipe d’exécution des prestations (ateliers techniques de maintenance du Siège).
- Responsable de la gestion des contrats d’exploitation et de maintenance, assurer le contrôle de la qualité des prestations et la facturation ; analyser les dépenses budgétaires liées aux contrats de services et participe aux réunions de travail avec les prestataires de service, mettant à contribution son expérience professionnelle pour apporter ses conseils visant à optimiser les ressources humaines et matérielles.
- Etablir et assurer le suivi des commandes d’achats de de la Section concernant les fournitures et les matériaux nécessaires à la réalisation des interventions des ateliers.
- Rédiger les contrats pour l’engagement des moyens humains destinés à répondre aux besoins des usagers des bâtiments du Siège, en veillant au respect du Manuel administratif de l’UNESCO, des consignes transmises par la responsable la Section et des procédures en vigueur.
- Assurer le suivi des réunions de chantiers relatifs à la conservation et à la rénovation des bâtiments du Siège, ainsi que le suivi de la mise en œuvre des tâches incombant à MSS consignées dans les comptes rendus techniques des réunions en question.
COMPETENCIES (Core / Managerial)
–
REQUIRED QUALIFICATIONS
FORMATION
- Enseignement secondaire, technique ou professionnel complété.
EXPERIENCE PROFESSIONNELLE
- Au moins huit (8) années d’expérience dans le domaine des finances et/ou des services administratifs, ou dans un domaine équivalent.
APTITUDES ET COMPETENCES
- Capacité à gérer l’information de façon objective, précise et confidentielle.
- Capacité à travailler sous pression, avec des délais contraignants, et à gérer plusieurs activités.
- Capacité à concevoir, à travailler et à exécuter des tâches avec peu de supervision.
LANGUES
- Excellente connaissance (écrite et orale) de l’anglais ou du français et bonne connaissance de l’autre langue.
DESIRABLE QUALIFICATIONS
FORMATION
- Enseignement technique (BTS) ou professionnel.
- Certification/formation dans le domaine de la gestion immobilière/locative, administration des biens ou dans des domaines connexes.
EXPERIENCE PROFESSIONNELLE
- Expérience dans un environnement/une organisation/institution internationale.
APTITUDES ET COMPETENCES
- Excellentes capacités d’organisation et de coordination.
- Sens de l’intégrité, réactivité, diplomatie, rigueur et esprit d’équipe.
- Capacité à fournir un soutien et des services de qualité et en temps opportun.
LANGUES
- Connaissance d’une autre langue officielle de l’UNESCO (arabe, chinois, espagnol ou russe).
BENEFITS AND ENTITLEMENTS
UNESCO’s salaries consist of a basic salary and other benefits which may include if applicable: 30 days annual leave, family allowance, medical insurance, pension plan etc.
The approximate annual starting salary for this post is 60 749 EUR.
For more information in benefits and entitlements, please consult ICSC website.
SELECTION AND RECRUITMENT PROCESS
Please note that all candidates must complete an on-line application and provide complete and accurate information. To apply, please visit the UNESCO careers website. No modifications can be made to the application submitted.
The evaluation of candidates is based on the criteria in the vacancy notice, and may include tests and/or assessments, as well as a competency-based interview.
UNESCO uses communication technologies such as video or teleconference, e-mail correspondence, etc. for the assessment and evaluation of candidates.
Please note that only selected candidates will be further contacted and candidates in the final selection step will be subject to reference checks based on the information provided.
Footer
“UNESCO recalls that paramount consideration in the appointment of staff members shall be the necessity of securing the highest standards of efficiency, technical competence and integrity. UNESCO applies a zero-tolerance policy against all forms of harassment. UNESCO is committed to achieving and sustaining equitable and diverse geographical distribution, as well as gender parity among its staff members in all categories and at all grades. Furthermore, UNESCO is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Candidates from non- and under-represented Member States are particularly welcome and strongly encouraged to apply. Individuals from minority groups and indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the highest level of confidentiality. Worldwide mobility is required for staff members appointed to international posts.”
“UNESCO does not charge a fee at any stage of the recruitment process”.
