Assistant/e (Secrétariat)
JOB DETAIL
Numéro du poste : 6CIADM0700RP
Classe : G-4
Secteur de tutelle : Field Office
Lieu d’affectation: Abidjan
Famille d’emplois: Administration
Type de contrat : Engagement de durée définie – Hors Siège
Durée du contrat : 2 ans, renouvelable
Recrutement ouvert à : Candidats internes et externes
Clôture des candidatures (minuit heure de Paris) : 20-MAI-2024
Valeurs fondamentales de l’UNESCO : Engagement envers l’Organisation, intégrité, respect de la diversité, professionnalisme
(Seul(e)s les candidat(e)s détenant un permis légal pour travailler en Côte d’Ivoire peuvent postuler.)
RESUME DES FONCTIONS DU POSTE
Sous l’autorité et la supervision directe du Chef de Bureau et Représentant de l’UNESCO en Côte d’Ivoire, l’Assistant/e (Secrétariat) coordonne le bon fonctionnement du bureau de la Représentation. L’Assistant/e (Secrétariat) est le premier point d’entrée au niveau de la Représentation et tient le rôle principal d’agent de liaison entre la Représentation et les autres services du Bureau.
Le/la titulaire assure la gestion du secrétariat, l’organisation de l’agenda, la coordination des réunions, la rédaction du courrier, rapports et autres documents, ainsi que le suivi de la mise en œuvre des actions décidées au niveau du Chef de Bureau et Représentant de l’UNESCO en Côte d’Ivoire.
Plus précisément,l’Assistant/e (Secrétariat) assumera les responsabilités ci-après :
- Assurer le bon fonctionnement du secrétariat de Chef du Bureau en tenant de manière quotidienne son agenda, en organisant ses réunions et rendez-vous avec les autorités gouvernementales, les institutions, et en supervisant le travail préparé pour son visa/signature en vérifiant le contenu grammatical et les erreurs typographiques en veillant à la conformité avec les règles et procédures de l’UNESCO.
- Répondre aux appels téléphoniques entrants à la Représentation et les filtrer; préparer les réponses aux courriels, et autres courriers officiels en fournissant les réponses adéquates; tenir à jour un registre de réponses/actions et en informer le Chef du Bureau ou, si nécessaire, le personnel concerné.
- Organiser les dossiers de la Représentation en mettant en place un système de classement efficace des rapports, documents, lettres, plans de travail, projets de rapports, etc.
- Analyser le courrier entrant et le rediriger vers les personnes concernées; assurer le suivi pour l’information du Chef du Bureau, des différents plans d’actions validés à l’issue des réunions organisées par la Représentation.
- Coordonner le processus complet des missions du Chef du Bureau (préparation du planning des missions, soumission à la validation des demandes de voyage, clôture de la mission).
- Organiser les aspects administratifs et logistiques des réunions initiées par la Représentation et y prendre part, si exigé, pour la préparation des rapports.
- Assurer la liaison entre le Chef du Bureau et son personnel et communiquer de manière opportune avec le Siège de l’UNESCO sur le suivi des activités et les questions administratives pertinentes.
COMPETENCES (Fondamentales / Managériales)
QUALIFICATIONS REQUISES
Formation
- Enseignement secondaire, technique ou professionnel complété dans le domaine du secrétariat, soutien administratif ou tout autre domaine connexe.
Expérience professionnelle
- Au moins (trois) 3 ans d’expérience professionnelle pertinente dans le domaine du secrétariat ou soutien administratif, ou domaines connexes.
Aptitudes & Compétences
- Compétences relationnelles : professionnalisme, et esprit d’équipe.
- Excellentes capacités rédactionnelles (aptitude à rédiger des courriers, rapports, comptes-rendus avec un minimum de supervision).
- Sens élevé de la diplomatie, confidentialité, discrétion et intégrité professionnelle.
- Capacité de planification et de coordination et capacité démontrée à établir des priorités et à organiser son propre travail.
- Capacité à traiter efficacement et avec tact avec différents partenaires/institutions et autres parties prenantes à tous les niveaux dans un environnement multiculturel.
- Maîtrise des logiciels informatique standards MS Office (Outlook, Word, Excel, Powerpoint, Teams, etc.).
Langues
- Excellente connaissance (orale et écrite) du français et bonne connaissance (orale et écrite) de l’anglais.
QUALIFICATIONS SOUHAITEES
Formation
- Formation/certification spécialisée en secrétariat général, administration et/ou gestion de bureau, ou dans tout autre domaine connexe.
Expérience professionnelle
- Expérience professionnelle pertinente au sein du système des Nations Unies ou d’une organisation internationale.
Aptitudes & Compétences
- Connaissance du travail et du fonctionnement général des organisations internationales et/ou du système des Nations Unies.
Langues
- Connaissance d’une autre langue officielle de l’UNESCO (arabe, chinois, espagnol ou russe).
SALAIRES ET INDEMNITES
Les salaires de l’UNESCO se composent d’un salaire de base et d’autres avantages qui peuvent inclure, le cas échéant : 30 jours de congé annuel, allocation familiale, assurance médicale, régime de retraite, etc.
Le traitement annuel de départ pour ce poste est de l’ordre de 9,689,000 Francs CFA.
Pour plus d’informations sur les salaires et indemnités, veuillez consulter notre Guide sur les salaires et indemnités au personnel.
PROCESSUS DE SÉLECTION ET DE RECRUTEMENT
Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir une demande en ligne et fournir des informations complètes et exactes. Pour postuler, veuillez visiter le site Web de l’UNESCO Carrières. Aucune modification ne peut être apportée à la candidature soumise.
L’évaluation des candidats est basée sur les critères de l’avis de vacance de poste et peut inclure des tests et/ou des évaluations, ainsi qu’un entretien basé sur les compétences.
L’UNESCO utilise des technologies de communication telles que la vidéo ou la téléconférence, la correspondance par e-mail, etc. pour l’évaluation des candidats.
Veuillez noter que seuls les candidats sélectionnés seront contactés et que les candidats à l’étape de sélection finale seront soumis à une vérification des références sur la base des informations fournies.
L’UNESCO rappelle que la considération dominante dans le recrutement du personnel doit être la nécessité d’assurer à l’Organisation les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. L’UNESCO applique une politique de tolérance zéro à l’égard de toute forme de harcèlement. L’UNESCO s’est engagée à atteindre et à maintenir une répartition géographique équitable et diversifiée, ainsi que la parité des genres parmi les membres de son personnel dans toutes les catégories et à tous les niveaux. En outre, l’UNESCO est résolue à atteindre une diversité de personnel sur le plan du genre, de la nationalité et de la culture. Les candidatures de ressortissants d’États membres non et sous-représentés (veuillez cliquer ici pour la dernière mise à jour) sont particulièrement bienvenues et vivement encouragées. Les personnes issues de groupes minoritaires et de groupes autochtones, ainsi que les personnes handicapées, sont également encouragées à postuler. Toutes les candidatures seront traitées avec la plus grande confidentialité. Une mobilité mondiale est requise pour les membres du personnel nommés sur des postes internationaux.
L’UNESCO ne prend de frais à aucune étape du recrutement.
