Assistant(e) Administratif (tive)
Cap-Haïtien, Haiti
JOB DETAIL
Description
Heifer International en collaboration avec le Ministère de l’Environnement (MDE) recherche des candidats qualifiés pour le poste d’Assistant(e) Administratif (tive) d’un projet en Haiti financé par le “Fond Vert pour le Climat” et Heifer International.
Profil de l’Organisation
Heifer International est une Organisation Internationale Non Gouvernementale à but non lucratif qui travaille en Haïti dans le domaine de l’agriculture et de l’élevage depuis vingt-cinq (25) ans. À travers ses différents projets, elle vise à assurer une meilleure condition de vie des familles haïtiennes. La mission de Heifer International est de combattre la pauvreté et la faim par le biais d’un développement communautaire durable.
Résumé de l’activité
Heifer International est en partenariat avec le PNUD et le ministère haïtien de l’Environnement pour exécuter le Projet de renforcement de la résilience climatique dans la région de Trois-Rivières (TR) en Haïti par la gestion intégrée des inondations, à partir de janvier 2024. Le projet vise à lutter contre les effets des inondations provoquées par le changement climatique sur le bassin hydrographique et la population vivant à proximité. Il favorisera donc une approche intégrée de la gestion des terres et de l’eau qui renforcera la résilience locale, nationale et écosystémique aux effets du climat. Ces mesures comprennent (i) des solutions basées sur la nature pour faire face aux inondations à long terme et améliorer la capture de l’eau, (ii) la promotion de la gestion durable des terres productives à travers l’amélioration des chaînes de valeur et des marchés locaux dans le bassin versant TR comme mesure d’adaptation aux impacts des inondations induites par le climat et (iii) l’amélioration de la capacité de gouvernance de l’eau pour soutenir les réglementations nationales à travers la politique de gestion intégrée de l’eau d’Haïti. Ces mesures seront mises en œuvre par le biais de la gouvernance communautaire et des mécanismes de planification et seront liées à des avantages tangibles pour répondre à l’insécurité alimentaire immédiate tout en fournissant une protection contre les inondations aux personnes les plus vulnérables. Cette approche transformatrice combinera l’effet transformateur des interventions du projet et encouragera la gestion durable des terres et des ressources en eau, améliorera la sécurité alimentaire et hydrique dans la zone TR, créera des incitations pour maintenir des pratiques productives durables qui sous-tendent les interventions basées sur les écosystèmes, tout en promouvant une transition vers l’adoption et la mise en œuvre d’une approche intégrée et résiliente au climat de la gestion des inondations qui peut être facilement mise à l’échelle et reproduite dans l’ensemble du pays..
Fonction
Sous la supervision de l’Administrateur (trice) de Projet et Responsable Chargé(e) d’Appui aux Opérations, l’Assistant(e) Administratif(tive) fournira un soutien administratif et logistique essentiel à l’équipe de projet, assurant ainsi le bon déroulement des opérations quotidiennes et la gestion efficace des ressources du projet.
Responsabilités du poste:
- Assister le Superviseur et le personnel dans les tâches administratives quotidiennes;
- Gérer les appels téléphoniques, les courriels et les correspondances;
- Organiser et maintenir les fichiers et le classement des dossiers du projet;
- Participer activement à l’organisation de réunions, d’ateliers et d’événements liés au projet ;
- Assurer la logistique des déplacements et des hébergements pour le personnel et les partenaires du projet;
- Gérer l’inventaire et assurer le suivi des achats de fournitures et d’équipements de bureau;
- Assurer les services de routine et irréguliers du bureau, des matériels et équipements, des véhicules et maintenir les registres correspondants ;
- S’assurer que les espaces du bureau soient bien entretenus ;
- Coordonner et/ou faciliter les arrangements de voyage, de réunions, de conférences et atelier de formation y compris transport local ;
- Collecter les documents de support administratif, tels que : factures ou reçus, pour des biens ou des services publics et/ou privés ;
- Réserver des espaces (hôtels, ou autres) pour les formations techniques ;
- Coordonner avec l’administrateur/ comptable les activités financières (dépôts, transferts d’argent etc.) pour les organisations de base et faire le suivi avec le chef de projet ;
- Préparer et rédiger des documents administratifs tels que les procès-verbaux, compte rendu des réunions, des mémos, des lettres, etc.;
- Assurer la mise en forme, l’édition et la distribution des documents officiels du projet;
- Maintenir un système de classement efficace et sécurisé pour les documents papier et électroniques;
- Assister dans la préparation des rapports financiers et des demandes de remboursement;
- Gérer les factures et les paiements sous la supervision du/de la Comptable du projet;
- Gérer la petite caisse du bureau en appliquant les procédures administratives en vigueur ;
- Suivre les dépenses administratives et tenir des registres financiers précis;
- Faciliter la communication interne et externe entre les membres de l’équipe de projet, les partenaires et les parties prenantes;
- Assister dans la coordination des activités de projet et des initiatives de sensibilisation;
- Gérer la correspondance avec les partenaires et les parties prenantes;
- Superviser le personnel de maintenance.
Qualifications requises
- Diplôme technique ou universitaire en Administration, Gestion des Affaires, Secrétariat, ou autre domaine connexe ;
- Au moins 2 ans d’expérience dans une position similaire ;
- Expérience de travail dans des projets financés par des bailleurs de fonds internationaux ou des ONG est un atout.
- Capacité à organiser et à prioriser plusieurs tâches.
- Compétences en gestion du temps et en organisation.
- Excellentes compétences en communication écrite et orale.
- Excellentes capacités de communication (écrite et orale) en français et anglais (compétences en espagnol souhaitable) ;
- Maitrise des logiciels de bureau (Word, Excel, Internet, Outlook, Publisher, etc.) ;
- Capacité à faire face aux exigences des dates limites et à travailler en équipe ;
- Excellentes relations interpersonnelles ;
- Disponible à résider dans la zone d’intervention du projet.
Aptitudes Personnelles
- Attention aux détails et précision.
- Proactivité et capacité à travailler de manière autonome.
- Esprit d’équipe et capacité à travailler dans un environnement multiculturel.
- Flexibilité et capacité à s’adapter à des situations changeantes.
Heifer Haïti est un employeur souscrivant au principe de l’égalité d’accès et il emploie des personnes sans tenir compte de leur race, ascendance, lieu d’origine, couleur, origine ethnique, langue, citoyenneté, croyance, religion, sexe, orientation sexuelle, âge, état matrimonial, handicap physique, ou capacité financière. Tout en étant sensibilisé à la question du traitement juste et équitable pour tous, Heifer Haïti se préoccupe tout particulièrement de la participation et de l’avancement des avantages dans le domaine de l’emploi : les femmes et les personnes handicapées.
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