Assistant(e) Administratif(ve)
JOB DETAIL
Background
Sous la direction de la Chargée des Opérations et sous la supervision directe de l’ICT, l’Assistant au Registry fournit des services d’enregistrement fiables.
Il/Elle fait preuve d’une approche axée sur le client, de tact et de capacité à travailler avec des personnes d’origines nationales et culturelles différentes.
Duties and Responsibilities
Résumé des Fonctions clefs:
- Gestion de SYSCO/eRegistry
- Gestion efficace du courrier
- Recouvrement des coûts pour les services de la valise diplomatique
- Gestion de la réception
- Assurer le maintien du système d’enregistrement SYSCO/eRegistry en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :
- Maintenance du système de classement du bureau conformément au système de classement global du PNUD.
- Ouverture de nouveaux dossiers thématiques selon les besoins et élimination des anciens dossiers conformément au calendrier de conservation établi.
- Maintenance des archives, en veillant à ce que les dossiers soient correctement stockés et accessibles ; conservation des documents en toute sécurité.
- Fourniture de photocopies de documents provenant des dossiers du registre, à la demande du personnel. Aide à la collecte de matériel de référence et de fond à partir des dossiers du registry.
- Mise en place et entretien d’un système d’enregistrement des mouvements de dossiers au sein du bureau ; entretien des fichiers de circulation et de lecture du bureau.
- Préparation de la correspondance et des rapports relatifs aux activités du registry
- Assure une gestion efficace du courrier axée sur l’atteinte des résultats suivants :
- Réception, codage, enregistrement et transmission tout le courrier reçu à l’OM
- Enregistrement et envoi des communications sortantes, y compris la valise diplomatique, et distribution ultérieure. Préparer le résumé des formulaires de pièces jointes et des documents nécessaires et tenir à jour le dossier des pochettes reçues pour s’assurer que tous les sacs sont comptabilisés.
- Garantit le recouvrement des coûts pour les services du « pouch » en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :
- Fourniture d’informations pour une répartition au prorata et une facturation appropriées des agences utilisatrices.
- Gestion de la communication et de la réception du Bureau
- Suivi de tous les visiteurs du bureau ; assistance aux visiteurs en leur fournissant des directives et des informations précises concernant le PNUD/SNU.
- Exploitation et gestion du standard téléphonique selon le protocole approprié.
- Contrôle et test hebdomadaires de toutes les lignes
- Rapport des dysfonctionnent au Superviseur
- Gestion et planification de la couverture de la réception.
- Aide à l’établissement des factures (téléphoniques) de recouvrement des coûts
Le titulaire exécute d’autres tâches relevant de son profil fonctionnel et jugées nécessaires au bon fonctionnement du Bureau et de l’Organisation.
Competencies
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Compétences transversales et techniques (insérer jusqu’à 7 compétences)
| Domaine thématique | Nom | Définition |
| Digital & Innovation | Analyse des données | Capacité à extraire, analyser et visualiser des données (y compris des données en temps réel) afin d’obtenir des informations significatives et de faciliter la prise de décision. |
| Administration et Opérations | Gestion des documents et des dossiers | Gestion globale des documents (papier ou électroniques) ; registre et politique de conservation, y compris le stockage et l’archivage. |
| Administration et Opérations | Gestion du registre et de la correspondance | Capacité à collecter, enregistrer, conserver et distribuer le courrier et la valise diplomatique du PNUD ; capacité à gérer les archives. |
| Gestion des partenariats | Mobilisation des ressources | Capacité à identifier et à recouvrer les fonds pour les services rendus par le Registry |
| Gestion des partenariats | Gestion des relations | Capacité à s’engager avec un large éventail de partenaires publics et privés, à établir, maintenir et/ou renforcer les relations de travail, la confiance et la compréhension mutuelle |
| Services de sécurité | Services de sécurité | Connaissance des concepts de la politique de sécurité et capacité à les appliquer à des situations stratégiques et/ou pratiques |
| Numérique et innovation | Stratégie et gestion des données | Savoir rédiger ou exécuter une stratégie de données ou un cadre de gestion des données |
Required Skills and Experience
| Min. Academic Education | Diplôme de fin detudes secondaires (BAC) est requis
Ou Un diplôme universitaire (Licence (BAC+3)) dans la gestion de Secrétariat, ou d’archives, la gestion administrative ou dans un domaine connexe est requise. |
| Min. years of relevant Work experience | Au minimum quatre (4) ans d’expérience (avec le diplôme detudes secondaires) ou 1 an (avec le diplôme de Licence) dans ladministration, la gestion de Secrétariat ou d’archives ou dans un domaine connexe est requise |
| Required skills and competencies |
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| Desired additional skills and competencies | Une bonne expérience de rédaction ;
Une expérience en administration dans le système des nations unies ou ONG internationale Une expérience en collaboration avec le PNUD |
| Required Language(s) (at working level) | Maîtrise du français comme langue de travail est requise
La connaissance de l’anglais serait un atout. |
| Nationality | Être de nationalité béninoise |
Equal opportunity
As an equal opportunity employer, UNDP values diversity as an expression of the multiplicity of nations and cultures where we operate and, as such, we encourage qualified applicants from all backgrounds to apply for roles in the organization. Our employment decisions are based on merit and suitability for the role, without discrimination.
UNDP is also committed to creating an inclusive workplace where all personnel are empowered to contribute to our mission, are valued, can thrive, and benefit from career opportunities that are open to all.
Sexual harassment, exploitation, and abuse of authority
UNDP does not tolerate harassment, sexual harassment, exploitation, discrimination and abuse of authority. All selected candidates, therefore, undergo relevant checks and are expected to adhere to the respective standards and principles.
Right to select multiple candidates
UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement. We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.
Scam alert
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