Introduction

L’Organisation internationale du Travail (OIT) est l’institution des Nations Unies qui a pour mission d’améliorer l’accès des hommes et des femmes à un travail décent et productif, dans des conditions de liberté, d’équité, de sécurité et de dignité. Son mandat consiste à promouvoir les droits au travail, encourager la création d’emplois décents, développer la protection sociale et renforcer le dialogue dans la recherche de solutions aux problèmes du monde du travail.Ce poste est à pouvoir au sein de l’équipe du projet de coopération technique « stimuler la création d’emplois décents par l’amélioration du dispositif d’insertion des jeunes femmes et hommes et la formalisation des entreprises au Sénégal » (ADIJEFE), avec le financement du gouvernement italien. Le projet est géré de manière décentralisée par le Bureau Pays de l’OIT.

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Un des défis majeurs au Sénégal est la capacité limitée de son économie à créer des emplois décents pour les jeunes. En effet, plus de 100 000 jeunes entrent chaque année sur le marché du travail sénégalais, mais les opportunités limitées d’emplois formels et décents incitent la plupart d’entre eux à travailler dans le secteur informel ou à tenter l’immigration aventuriste.

Face à cette problématique, le Bureau international du travail (BIT) propose, à travers ce projet, une intervention qui vise la promotion du travail décent des jeunes femmes et hommes à travers le soutien à la politique d’insertion des jeunes du Gouvernement sénégalais.
Le projet entend, d’une part, appuyer l’Etat et les employeurs à réformer la Convention nationale Etat-employeur (CNEE) qui est un instrument de partenariat Public-Privé destiné à lutter contre le chômage et améliorer l’employabilité des jeunes diplômés et d’autre part, contribuer au développement de l’auto-emploi à travers l’opérationnalisation du statut de l’entreprenant, outil de formalisation des micros et petites entreprises.

Le projet vise deux objectifs immédiats sur la durée de 24 mois :

La Convention nationale Etat-employeur (CNEE) contribue à la promotion du travail décent pour une meilleure employabilité et insertion socioprofessionnelle des jeunes hommes et femmes.

Le statut de l’entreprenant est opérationnel et contribue à stimuler l’entrepreneuriat et la promotion du travail décent pour les jeunes hommes et femmes.

Supervision

Le poste est basé à Dakar, Sénégal, sous la responsabilité générale du Directeur de l’Équipe d’Appui technique de l’OIT au Travail décent pour l’Afrique occidentale et du Bureau de pays pour le Sénégal, Cabo Verde, la Gambie, la Guinée et la Guinée-Bissau (ETD/BP-Dakar). L’Assistant administratif/ve sera placé(e) sous la supervision directe du Coordonnateur du projet.

Fonctions et responsabilités essentielles

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1. Exercer la fonction de point focal pour la coordination des activités d’appui administratif à la mise en œuvre du projet, en liaison avec diverses unités administratives sur le terrain et au siège pour préparer les demandes, obtenir les autorisations nécessaires, exécuter les actions administratives et en assurer le suivi.1

2. Apporter un appui à la gestion administrative globale, effectuer des tâches administratives, fournir des avis et orientations au personnel sur les procédures, pratiques et processus administratifs. Apporter un appui aux missions et activités liées au projet, y compris la préparation des budgets, la coordination des voyages et du logement des fonctionnaires et des participants, le recrutement et la rétribution des intervenants et la prise de notes lors des réunions/séminaires.

3. Compiler et préparer la documentation générale et des tableaux en vue des séances d’information et de révision en sélectionnant et en consolidant les données et les informations pertinentes sur les activités liées au projet. Vérifier que les communications sortantes sont exactes et conformes aux procédures établies, avant leur signature par le/la supérieur(e) hiérarchique.

4. Compiler, résumer et saisir des données sur la mise en œuvre du projet, rédiger les rapports de situation correspondants, repérer les insuffisances dans la mise en œuvre et les porter à l’attention de la direction.

5. Garder une vue d’ensemble de la situation financière du projet. Préparer et modifier les données budgétaires selon les besoins.

6. Tenir à jour les bases de données, dossiers, registres et plans de contrôle pertinents sur l’état d’avancement du projet ou programme à chaque activité du cycle de projet et de programmation aux fins de suivi et d’évaluation.

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7. Rédiger la correspondance spécialisée sur les activités liées au projet ou au programme et des notes d’information conformément aux prescriptions du Bureau. Mettre à jour les informations sur les sites Web.

8. Assurer la liaison avec les mandants de l’OIT, les organismes d’exécution et les donateurs concernés pour obtenir les autorisations nécessaires. Tenir les répertoires à jour.

9. Organiser les réunions et les rendez-vous internes et externes. Prendre des notes et/ou rédiger des procès-verbaux lors des réunions.

10. Fournir des conseils et une formation aux membres du personnel d’appui aux projets/programmes de rang inférieur et superviser leur travail, selon les besoins, afin d’assurer la mise en œuvre harmonieuse et ininterrompue des projets/programmes.

11. Traiter tous les paiements relatifs au projet en garantissant leur exactitude et en enregistrant toutes les transactions financières.

12. Fournir des services informels d’interprétation et de traduction.

13. S’acquitter des autres tâches pertinentes demandées.

Qualifications requises

Formation

Le/la titulaire doit avoir achevé ses études secondaires. Un diplôme dans le domaine administratif serait un atout.

Expérience

Au moins cinq ans d’expérience professionnelle pertinente dans le domaine de l’administration et/ou de la comptabilité, avec une bonne connaissance de la gestion administrative dans la gestion des projets.

Langues

Excellente connaissance du français. La connaissance de l’anglais serait un avantage.

Aptitudes professionnnelles

• Aptitude à organiser son propre travail.
• Aptitude à classer ses tâches par ordre de priorité, à organiser son propre emploi du temps, à effectuer les travaux courants de manière indépendante, à respecter les délais, à s’adapter à des demandes changeantes et à effectuer plusieurs tâches à la fois.
• Maîtrise des logiciels informatiques (Microsoft Word, PowerPoint, Excel, Adobe Reader) et capacité à utiliser d’autres logiciels requis par le Bureau (IRIS, par exemple).
• Aptitude à obtenir les services d’autres unités de travail internes ou externes pour l’exécution de certaines tâches.
• Aptitude à travailler au sein d’une équipe et à gérer une charge de travail importante sous pression.
• Connaissance approfondie des pratiques et procédures de préparation des documents administratifs et de tenue des systèmes de classement.

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• Aptitude à définir quels documents d’information et de référence seront pertinents pour les autres et à déterminer les degrés d’urgence et de priorité.
• Aptitude à répondre aux demandes des agents des administrations, des ministères, des mandants de l’OIT et des ONG.
• Précision et aptitude à prêter attention aux détails.
• Aptitude à effectuer des recherches dans des bases de données et à en extraire des informations ainsi qu’à compiler des rapports.
• Excellente aptitude à communiquer oralement comme par écrit.
• Souci du client pour fournir à celui-ci des réponses courtoises, rapides et efficaces.
• Aptitude à traiter avec discrétion les questions confidentielles.
• Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel et à adopter un comportement sensible aux considérations de genre.