ASSOCIÉ AUX FINANCES ET ADMINISTRATION/RDC Job Description

L’ORGANISATION

L’Alliance of Bioversity International (www.bioversityinternational.org ) et le Centre International d’Agriculture Tropicale (CIAT) (www.ciat.cgiar.org ) proposent des solutions fondées sur la recherche qui exploitent la biodiversité agricole et transforment durablement les systèmes alimentaires pour améliorer la vie des populations. Les solutions de l’Alliance répondent aux crises mondiales de la malnutrition, du changement climatique, de la perte de biodiversité et de la dégradation de l’environnement.

Grâce à de nouveaux partenariats, l’Alliance génère des preuves et intègre des innovations pour transformer les systèmes alimentaires et les paysages afin qu’ils soutiennent la planète, stimulent la prospérité et nourrissent les populations.

L’Alliance est membre du Consortium CGIAR (www.cgiar.org ), un partenariat mondial de recherche pour un avenir en sécurité alimentaire.

A propos du poste

L’Alliance est à la recherche d’un Associé aux Finances et Administration. L’associé aux Finances et Administration fait partie d’une équipe dynamique de l’Alliance basée au bureau/Pays de la RDC. Il travaillera en étroite collaboration avec le personnel du Programme, les équipes des opérations, des Ressources Humaines et d’Analyse et de Soutien de projet (PLANS), contribuant à la réalisation efficace des projets de l’Alliance of Bioversity Intenational & CIAT en RDC. Relevant du Coordonnateur II – Administrateur du Bureau/Pays, l’Associé Financier et Administratif a la responsabilité d’assurer des mécanismes de financement du programme de projet solides, un soutien administratif efficace, une comptabilité précise et en temps opportun des transactions et d’assurer des opérations de trésorerie robustes conformément aux contrôles internes, aux exigences statutaires et d’accord de siège.

Domaines de responsabilité

Finance

·         Administrer le fonctionnement efficace des opérations bancaires en veillant à ce que tous les comptes bancaires/espèces soient dûment reconciliés et que les soldes soient maintenus pour répondre aux exigences du bureau.

·         Veiller à ce que les avances du personnel, les paiements opérationnels et les dépenses liquidées soient dûment documentés, affichés et stockés conformément aux procédures financières institutionnelles et aux PCGR.

·         Travailler en étroite collaboration avec PLANS et le personnel du programme pour garantir que les paiements et les dépenses du projet en RDC sont traités, codés et publiés en temps opportun et de manière précise, conformément aux politiques et procédures de l’Alliance Bioversity International & CIAT et des Comptes Clients.

·         Appuyer les audits institutionnels et de projets en garantissant la soumission en temps opportun des informations d’audit, le respect des exigences d’audit et la mise en u0153uvre en temps opportun des recommandations d’audit.

·         Travailler avec différentes unités pour collecter les besoins de trésorerie mensuels à soumettre au bureau régional.

·         Soutenir la préparation des budgets annuels de fonctionnement, de personnel et d’investissement, y compris la collecte et les commentaires des parties concernées.

·         Effectuer la publication précise et en temps opportun des transactions financières dans l’ERP UNIT4 Business World (UBW), conformément aux politiques et procédures financières d’Alliance Bioversity International & CIAT.

·         Effectuer une analyse continue des comptes TB (y compris les comptes interentreprises de l’Alliance) pour permettre la soumission complète et en temps opportun des rapports mensuels et trimestriels au bureau régional.

• Examiner et vérifier l’exactitude des demandes de remboursement des frais de voyage (TEC)/responsabilités, y compris les AEC corrects, les taux de change, les rapports de dépenses et la présence de tous les reçus.
• S’assurer que les risques sont pris en compte dans l’exécution des tâches et responsabilités assignées.

Administration

• En collaboration avec PLANS et GMU, fournir des conseils aux Chercheurs dans la préparation des budgets des propositions et maintenir une base de données de toutes les activités du projet en RDC.
• En collaboration avec PLANS, examiner les informations budgétaires du projet à des fins de planification et de prévision, surveiller l’exécution du budget et préparer des mises à jour mensuelles.
• En collaboration avec PLANS, gérer le suivi budgétaire mensuel et l’analyse des écarts pour expliquer l’exécution du budget.
• Surveiller les paiements aux partenaires sur le terrain et garantir des rapports financiers appropriés de leur part ; fournir des conseils si nécessaire pour préparer leurs déclarations et examiner les pièces justificatives de leurs dépenses.
• Soutenir et assister aux réunions de l’équipe de projet lorsque cela est nécessaire pour fournir un soutien sur les questions financières du projet.
• Gérer, examiner et répondre au flux de communication interne et externe ¬rédiger la correspondance et répondre aux requêtes des collaborateurs et des clients internes.
• Appuyer l’Administrateur du Bureau/Pays dans le processus d’approvisionnement – identification, évaluation et recommandation de fournisseurs/prestataires de services potentiels et gestion des contrats de fournisseurs actifs.
• Appuyer la gestion de la flotte et participer aux acquisitions, à l’enregistrement et à la cession des véhicules de bureau.
• Appuyer la gestion des relations avec les prestataires de services de voyage en garantissant le respect du processus d’autorisation de voyage pour le personnel et les collaborateurs du projet.
• Appuyer l’Administrateur du Bureau/Pays dans la gestion de la fonction de sécurité pour le personnel, les institutions hébergées, les locaux et les actifs.
• Aider le personnel à gérer les cas d’accidents – liaison avec la police pour les rapports et l’assurance pour les réclamations.

Requirements

Exigences du poste

·         Licence en administration des affaires/comptabilité/finance avec compétences avérées en administration de bureau.

·         Posséder une certification professionnelle comptable complète, par ex. CPA, ACCA, CIMA, etc.

·         Au moins cinq (5) années d’expérience professionnelle pertinente dans un domaine étroitement lié acquise dans une organisation internationale.

·         Une qualification en gestion de projet sera un atout supplémentaire.

·         Bonne compréhension des normes internationales d’information financière (IFRS) et des lois fiscales et du travail de la RDC.

·         Haut niveau de compétences informatiques, capacité à gérer des systèmes financiers et comptables complexes, maîtrise des logiciels comptables et capacité à apprendre rapidement de nouvelles applications.

·         Expérience préalable avec des projets financés par des bailleurs de fonds.

·         Posséder un haut niveau d’intégrité et de respect de la confidentialité.

·         Capacité à travailler de manière autonome avec un minimum de supervision, mais également à participer en tant que membre d’une équipe à l’accomplissement des tâches.

·         Forte capacité à coordonner, prioriser et organiser la charge de travail ; prendre des initiatives et travailler sous pression.

·         Compétences très efficaces en matière de planification, d’organisation et multitâches, avec une attitude positive et une forte orientation vers le service administratif.

·         Compétences démontrées en administration, y compris d’excellentes compétences interpersonnelles et de communication, un bon jugement et un haut niveau de respect de la confidentialité.

·         Une véritable appréciation et compréhension du protocole, de la discrétion et du professionnalisme.

·         Capacité à communiquer efficacement avec des collègues et des partenaires dans un environnement multiculturel diversifié.

·         Engagement envers la mission et les valeurs fondamentales de l’organisation.

Benefits

Conditions d’emploi

Il s’agit d’un poste de recrutement au niveau national basé en République démocratique du Congo (RDC), à Bukavu. Le contrat initial sera d’une durée d’un (1) an, soumis à une période probatoire de trois (3) mois et est renouvelable en fonction des performances et de la disponibilité des ressources.

Ce poste est classé au niveau BG06 (sur une échelle de 14 niveaux, BG 014 étant le niveau le plus élevé). Nous offrons un environnement de recherche multiculturel et un salaire compétitif et d’excellents avantages sociaux, notamment une assurance, un régime de retraite, la formation et le développement du personnel, des congés payés et des modalités de travail flexibles…

Nous sommes un employeur garantissant l’égalité des chances et nous nous efforçons d’obtenir genre, diversité et inclusion au sein de notre personnel, sans égard à la race, à la couleur, à la religion, au genre, à l’identité de genre, à l’orientation sexuelle, à l’origine nationale, à l’origine ethnique, à l’âge, au handicap, à l’état civil ou à toute autre caractéristique.

Candidature

Les candidats sont invités à visiter https://alliancebioversityciat.org/careers  pour obtenir tous les détails du poste et soumettre leur candidature. Les candidatures DOIVENT inclure le numéro de référence Réf : 103634 Associé aux Finances et Administration comme poste postulé. La candidature et le CV doivent être enregistrés dans un seul document en utilisant le nom et le prénom du candidat pour faciliter le tri.

Remarque: L’Alliance ne facture aucun frais à aucune étape du processus de recrutement (candidature, entretien, traitement ou formation). L’Alliance ne se préoccupe pas non plus des informations sur les comptes bancaires des candidats.