Associé(e) Administratif et Financier
JOB DETAIL
Background
La diversité, l’équité et l’inclusion sont des principes fondamentaux du PNUD : nous valorisons la diversité en tant qu’expression de la multiplicité des nations et des cultures dans lesquelles nous opérons, nous encourageons l’inclusion en tant que moyen de garantir que l’ensemble du personnel est en mesure de contribuer à notre mission, et nous garantissons l’équité et la justice dans toutes nos actions. Adopter une approche “ne laisser personne de côté” dans nos efforts de diversité signifie augmenter la représentation des populations mal desservies. Les personnes qui s’identifient comme appartenant à des populations marginalisées ou exclues sont vivement encouragées à poser leur candidature. En savoir plus sur le travail au PNUD, y compris sur nos valeurs et nos histoires inspirantes.
Le PNUD ne tolère pas l’exploitation et les abus sexuels, ni aucun type de harcèlement, y compris le harcèlement sexuel, ni la discrimination. Tous les candidats sélectionnés feront donc l’objet d’une vérification rigoureuse de leurs références et de leurs antécédents.
- Description du bureau, de l’unité ou du projet
La situation au Tchad est caractérisée par une conjonction de quatre crises majeures depuis quelques années, dont les mouvements de populations, l’insécurité alimentaire et la malnutrition, les urgences sanitaires et les effets du changement climatique. L’Est, le Lac et le Sud du pays connaissent une crise humanitaire complexe.
La crise politique et sécuritaire déclenchée en avril 2023 au Soudan a entraîné des conséquences dramatiques dans les zones frontalières du Tchad. La région de l’est du Tchad frontalière au Soudan est à ce jour le plus impacté par l’impressionnant mouvement de populations : 451 894 réfugiés plus de et 97 624 retournés sont présentement accueillis dans les provinces de Ouaddai, Sila et Wadi Fira. Près de 500 personnes continuent de franchir la frontière chaque jour.
Le Projet d’Urgence et d’Appui à la Stabilisation et au Relèvement des Réfugiés Soudanais et des Communautés Hôtes au Tchad (PASRRC) est une initiative qui a pour but d’apporter une contribution pour faciliter l’accès aux services sociaux de base, accroitre les revenus et la résilience socio-économique durable des réfugiés et populations hôtes dans les provinces de l’Est au Tchad et enfin renforcer la cohésion sociale.
A travers ce projet, le PNUD entend soutenir les efforts du gouvernement vers l’intégration d’une approche faisant le lien entre l’humanitaire, le développement et la paix (HDP) dans l’ensemble de son positionnement stratégique de la conception à la mise en œuvre des programmes.
Dans le cadre de ses interventions à l’Est, le PNUD Tchad recherche un ou une (01) Associate (e) Administratif (ve) et Financier (e) en vue de soutenir la mise en œuvre du projet PASRRC et de l’ensemble de ses interventions.
L’ Associate (e) sera basé(e) à Farchana et effectuera des missions dans toute la région de l’Est du Tchad. Il / Elle apportera également un appui à l’ensemble des projets du portefeuille résilience.
2. Portée des travaux
Il/ Elle aura à assumer les responsabilités et fonctions suivantes :
a. Support Mise en œuvre de stratégies opérationnelles :
- Etre en conformité avec les règles, règlementations et politiques relatives aux activités financières, mettre en place un système d’établissement des rapports financiers; se conformer au système de contrôles internes efficaces et veiller au bon fonctionnement d’un système de gestion des ressources financières ;
- Prendre part à la préparation des activités d’audit du projet et prendre les actions nécessaires en matière de suivi des recommandations d’audit pour le projet ;
- Veiller au respect strict du système de contrôle interne ;
b. Support Gestion financière du projet :
- Collecter et mettre à disposition des informations nécessaires à l’élaboration du budget ;
- Présenter les informations détaillées pour une bonne planification des ressources financières du projet ainsi que les rapports contenant une analyse de la situation financière ;
- Faire le suivi permanent de la situation financière du projet ;
- Contribuer à la mise en œuvre de système de contrôles internes efficaces, assurer le bon fonctionnement d’un système de gestion des ressources financières ;
- Contrôler minutieusement les rapports combinés de dépenses en collaboration avec les services financiers du bureau du PNUD et prendre les mesures correctives ;
- Faire le suivi régulier de la performance financière du projet ;
- Assurer le suivi périodique des tableaux de bord et des exceptions, identifier les actions de redressement en collaboration avec les services financiers ;
- Assurer le suivi de routine des rapports d’exception financière pour les activités et transactions inhabituelles et procéder à l’investigation des anomalies en collaboration avec les services financiers ;
- Assurer efficacement la gestion de la trésorerie pour le projet ;
- Etablir des échéanciers de paiement des fournisseurs en fonction des livraisons des commandes et des éventuelles retenues de garantie ;
- Assurer le contrôle de qualité dans tous les processus et actions entreprises au niveau du projet ;
- Assurer un contrôle minutieux des pièces justificatives pour les paiements du projet ;
- Assurer le suivi des ressources financières mises à la disposition du projet et préparer les rapports trimestriels d’exécution financière ;
- Procéder à la préparation et/ou au paiement des DSA, selon les règles et procédures du PNUD ;
- Assurer l’analyse mensuelle des comptes d’avance et la participation à la clôture annuelle des comptes ;
- Assurer la revue de toutes les demandes de paiements et avances trimestrielles et procéder à leur préparation ;
- Assurer le paiement des prises en charge des participants lors des formations organisées par les Bénéficiaires Secondaires.
c. Support Gestion administrative :
- Assister le Coordonnateur dans la planification, l’organisation et la tenue des réunions et rédiger les comptes rendus,
- Participer à la rédaction des termes de références des activités et les notes techniques,
- Contribuer à la rédaction des rapports narratifs et financiers des activités du projet,
- Gérer l’archivage et le classement des documents de travail du projet, y compris les versions électroniques des documents administratifs et comptables,
- Participer aux réunions du comité de pilotage du projet,
- Appuyer le Coordonnateur au sein du Bureau Pays dans la rédaction des rapports périodiques et dans le suivi des activités d’évaluation du projet,
- Tenir et mettre à jour le carnet d’adresse des partenaires du projet.
d. Acquisition et partage des connaissances, encadrement de toutes les parties prenantes sur les questions financières :
- Organiser et prendre part aux formations en finance au profit du personnel du projet ;
- Participer à la formation des comptables des Bénéficiaires secondaires ;
- Assurer la synthèse et capitaliser les leçons tirées et les meilleures pratiques en ce qui concerne les ressources financières des projets. Faire des contributions de qualité dans les réseaux de connaissance et les milieux spécialisés ;
3. Arrangement institutionnel
Sous la supervision de l’Analyste aux Opérations du projet, l’Assistant (e) appuie la gestion administrative et financière. Il/Elle travaille en étroite collaboration avec le personnel de l’équipe de gestion du projet.
4. Compétences
| Noyau | ||||||||||||||||||
| Obtenir des résultats : | NIVEAU 1 : Planifier et surveiller son propre travail, prêter attention aux détails, livrer un travail de qualité dans les délais impartis. | |||||||||||||||||
| Pensez de manière innovante : | NIVEAU 1 : Ouvert aux idées créatives/risques connus, est pragmatique dans la résolution des problèmes, apporte des améliorations | |||||||||||||||||
| Apprenez en continu : | NIVEAU 1 : Ouvert d’esprit et curieux, partage ses connaissances, apprend de ses erreurs, demande des commentaires | |||||||||||||||||
| Adaptez-vous avec agilité : | NIVEAU 1 : S’adapte au changement, gère de manière constructive l’ambiguïté et l’incertitude, est flexible | |||||||||||||||||
| Agissez avec détermination : | NIVEAU 1 : Fait preuve de dynamisme et de motivation, capable de livrer calmement face à l’adversité, confiant | |||||||||||||||||
| S’engager et s’associer : | NIVEAU 1 : Fait preuve de compassion et de compréhension envers les autres, établit des relations positives | |||||||||||||||||
| Favoriser la diversité et l’inclusion : | NIVEAU 1 : Apprécier/respecter les différences, être conscient des préjugés inconscients, faire face à la discrimination | |||||||||||||||||
Compétences transversales et techniques
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5. Qualifications minimales de la NPSA réussie
| Min. Exigences en matière d’éducation | L’enseignement secondaire est requis
Un diplôme universitaire en comptabilité, en finances, en gestion, en sciences économiques ou autres domaines pertinents sera dûment considéré mais pas un requis |
| Nombre minimum d’années d’expérience professionnelle pertinente | Minimum 7 ans (avec le diplôme d’études secondaires) ou 4 ans (avec le diplôme de Licence) d’expérience pertinente au niveau national ou international, dans le domaine des finances, Administration, dans la prestation de services de conseils en gestion ou autre domaine pertinent
Avoir une expérience pratique dans les projets de résilience communautaire |
| Compétences souhaitées en plus des compétences abordées dans la section Compétences |
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| Langue(s) requise(s) | Maîtrise du français parlé et écrit est requis
Une bonne connaissance de l’arabe locale est un atout |
| Certificats professionnels |
Les candidatures féminines sont fortement encouragées.
6. Les documents suivants sont exigés des demandeurs :
- CV personnel ou P11, indiquant tous les postes occupés précédemment et leurs principales fonctions sous-jacentes, leurs durées (mois/année), les qualifications, ainsi que les coordonnées (email et numéro de téléphone) du Candidat, et au moins trois (3) les références professionnelles les plus récentes des superviseurs précédents. Les références peuvent également inclure des pairs.
- Une lettre de motivation (longueur maximale : 1 page) indiquant pourquoi le candidat se considère apte à occuper le poste.
- Les gestionnaires peuvent demander (ad hoc) tout autre matériel pertinent pour évaluer à l’avance la pertinence de leur expérience, tels que des rapports, des présentations, des publications, des campagnes ou d’autres documents.
Égalité des chances
En tant qu’employeur souscrivant au principe de l’égalité des chances, le PNUD valorise la diversité en tant qu’expression de la multiplicité des nations et des cultures où nous opérons et, à ce titre, nous encourageons les candidats qualifiés de tous horizons à postuler à des postes au sein de l’organisation. Nos décisions d’embauche sont fondées sur le mérite et l’aptitude au poste, sans discrimination.
Le PNUD s’engage également à créer un lieu de travail inclusif où tout le personnel est habilité à contribuer à notre mission, est valorisé, peut s’épanouir et bénéficie d’opportunités de carrière ouvertes à tous.
Harcèlement sexuel, exploitation et abus d’autorité
Le PNUD ne tolère pas le harcèlement, le harcèlement sexuel, l’exploitation, la discrimination et l’abus d’autorité. Tous les candidats sélectionnés sont donc soumis à des contrôles pertinents et doivent respecter les normes et principes respectifs.
Droit de sélectionner plusieurs candidats
Le PNUD se réserve le droit de sélectionner un ou plusieurs candidats à partir de cette annonce de vacance de poste. Nous pouvons également retenir les candidatures et prendre en considération les candidats qui postulent à ce poste pour d’autres postes similaires au PNUD, au même niveau et avec une description de poste, une expérience et des exigences éducationnelles similaires.
Alerte aux escroqueries
Le PNUD ne facture aucune redevance à aucun stade de son processus de recrutement. Pour plus d’informations, veuillez consulter www.undp.org/scam-alert.
