Background

Diversity, Equity and Inclusion are core principles at UNDP:  we value diversity as an expression of the multiplicity of nations and cultures where we operate, we foster inclusion as a way of ensuring all personnel are empowered to contribute to our mission, and we ensure equity and fairness in all our actions. Taking a ‘leave no one behind’ approach to our diversity efforts means increasing representation of underserved populations. People who identify as belonging to marginalized or excluded populations are strongly encouraged to apply. Learn more about working at UNDP including our values and inspiring stories.

UNDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks.

1. Alcance del Trabajo

Bajo la supervisión del/la Coordinador/a del Proyecto, el Asistente Administrativo/a del Proyecto brindará al equipo técnico del Proyecto el apoyo administrativo suficiente. Además de su rutina diaria, también cumplirá con las tareas que le asigne el/a Coordinador/a del Proyecto. El Asistente Administrativo del proyecto tendrá la tarea de ayudar a los técnicos a realizar el seguimiento a los acuerdos de subvención de bajo valor.

El Asistente trabajará en estrecha colaboración con el/la Coordinador/a del Proyecto y el Asociado Administrativo y Financiero para garantizar una gestión fluida y oportuna de los insumos.

Se espera que el Asistente Administrativo del proyecto asuma las siguientes tareas:

• Proporcionar apoyo administrativo general para garantizar el buen funcionamiento de las actividades del proyecto;

• Proporcionar apoyo logístico al Coordinador de Proyecto, Asociado Administrativo y Financiero y técnicos a corto plazo en la realización de diferentes actividades del proyecto (capacitaciones, talleres, consultas con las partes interesadas, organización de giras de estudio, seguimiento a acuerdos de subvención de bajo valor – ASBV, etc.);

• Organizar reuniones, ayudar a redactar la correspondencia con el equipo del proyecto y otras comunicaciones con el socio del proyecto

• Apoyar las actividades de divulgación y relaciones públicas del proyecto en general;

• Mantener archivos con documentos de proyectos, informes de técnicos;

• Controlar el uso de equipos no fungibles (mantenimiento de registros, elaboración de inventarios regulares);

• Mantener contacto regular con los expertos y consultores del proyecto para informarles sobre los detalles y cambios del proyecto;

• Redactar correspondencia y documentos; apoyar la finalización de la correspondencia de carácter administrativo;

• Actuar sobre consultas telefónicas, transmisiones por fax, correo postal y electrónico, y coordinar citas;

• Realizar cualquier otra tarea administrativa/financiera según lo solicite el Coordinador de Proyecto;

• Brindar apoyo a la preparación de documentos administrativos tales como documentos de licitación, compras locales, LTAs;

• Ayudar al/la Coordinador/a del proyecto en la Implementación de Proyectos, en la provisión de documentos y tener los documentos de borrador cero – Adquisiciones para completar los procedimientos y procesos relacionados con el proyecto;

• Dar seguimiento a los procedimientos administrativos del PNUD en materia de adquisiciones y/o finanzas;

• Brindar apoyo a las actividades de relaciones públicas del proyecto.

1. Arreglo institucional

El Auxiliar administrativo y financiero del proyecto se reportará al/la  Coordinador/a del proyecto.

1. Competencia 

Alcanza resultados: NIVEL 1: Planifica y supervisa su propio trabajo, presta atención a los detalles, entrega un trabajo de calidad antes de la fecha límite

Piensa de forma Innovadora: NIVEL 1: Abierto a ideas creativas/riesgos conocidos, es pragmático para resolver problemas, realiza mejoras

Aprende continuamente: NIVEL 1: De mente abierta y curiosa, comparte conocimientos, aprende de los errores, pide retroalimentación

Se adapta con agilidad: NIVEL 1: Se adapta al cambio, maneja constructivamente la ambigüedad/incertidumbre, es flexible

Actúa con determinación: NIVEL 1: Muestra impulso y motivación, capaz de entregar con calma frente a la adversidad, confiado

Se involucra y trabaja en equipo: NIVEL 1: Demuestra compasión/comprensión hacia los demás, forma relaciones positivas

Facilita la diversidad y la inclusión: NIVEL 1: Aprecia/respeta las diferencias, es consciente de los prejuicios inconscientes, confrontar la discriminación

Pensamiento estratégico: Capacidad para aprovechar el aprendizaje de una variedad de fuentes para anticipar y responder a las tendencias futuras; para demostrar previsión a fin de modelar cómo se ven los desarrollos futuros y las posibles formas de avanzar para el PNUD

Pensamiento sistémico: Habilidad para usar análisis y juicios objetivos de problemas para comprender cómo los elementos interrelacionados coexisten dentro de un proceso o sistema general, y para considerar cómo la alteración de un elemento puede impactar en otras partes del sistema.

1. Calificaciones Mínimas del NPSA exitoso

Requerimientos Educativos Básicos: Se requiere completar la educación secundaria o Se dará la debida consideración a la licenciatura en Administración de Empresas, Economía, Ingeniería, Contaduría, Ciencias Políticas/Sociales

Mínima cantidad de años de experiencia laboral relevante: Mínimo 4 años de experiencia con Educación Secundaria o 1 año con título de licenciatura de experiencia laboral relevante con instituciones/organizaciones internacionales

Habilidades Requeridas:

•  Experiencia en Microsoft Office, aplicaciones basadas en Windows, sistemas integrados de gestión basados en web, hojas de cálculo y bases de datos.
• Grandes habilidades interpersonales, comunicación y capacidad para trabajar en equipo
• Grandes habilidades de redacción de informes

Habilidades deseadas adicionales a las competencias cubiertas en la sección de competencias

• Experiencia trabajando en colaboración con organizaciones gubernamentales.
• Experiencia en organización y coordinación de eventos y actividades.
• Experiencia de trabajo con organizaciones rurales
• Experiencia en al menos 1 proyecto dentro de las normas y procedimientos contractuales del PNUD.

Idiomas requeridos: Fluidez en el idioma español (hablado y escrito).

Disclaimer

Important applicant information

All posts in the NPSA categories are subject to local recruitment. Candidates selected pursuant to this vacancy may be subject to UNDP’s policy on Probation upon assignment.

Applicant information about UNDP rosters

Note: UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement. We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience, and educational requirements.

Workforce diversity

UNDP is committed to achieving diversity within its workforce, and encourages all qualified applicants, irrespective of gender, nationality, disabilities, sexual orientation, culture, religious and ethnic backgrounds to apply. All applications will be treated in the strictest confidence.

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