PROPÓSITO

El objetivo principal del puesto es apoyar eficazmente al equipo de compras en todas las actividades relacionadas con la adquisición de bienes y servicios necesarios para la operación de la empresa. Esto incluye el apoyo en la identificación de proveedores potenciales, la comparación de precios y productos, la negociación de términos y condiciones favorables, y el seguimiento de pedidos para garantizar la entrega oportuna de los productos requeridos. El Auxiliar de compras desempeña un papel crucial en la optimización de los procesos de adquisición, contribuyendo así al éxito general de la empresa.

RESPONSABILIDADES PRINCIPALES

• Investigar y contactar proveedores potenciales para obtener cotizaciones y evaluar su idoneidad.
• Comparar precios, términos de entrega y calidad de productos para tomar decisiones de compra informadas.
• Procesar órdenes de compra y asegurar la entrega oportuna de los productos requeridos.
• Negociar precios, plazos de entrega y condiciones de pago con proveedores.
• Coordinar con proveedores y departamentos internos para garantizar la recepción adecuada de los productos.
• Mantener registros precisos de todas las transacciones de compras y comunicaciones con proveedores.
• Seguir las políticas y procedimientos establecidos para garantizar la transparencia y eficiencia en el proceso de compras.
• Colaborar en la gestión de inventarios para mantener niveles adecuados de existencias.
• Brindar apoyo administrativo al departamento de compras en tareas relacionadas.
• Asegura fiel cumplimiento del Checklist del proceso de compras, en cada transacción de compras y servicios.

Gestión de Pagos

• Responsable de Recopilar los documentos necesarios para hacer los pagos a los/las consultores/as, contrapartes y proveedores; elaborar las respectivas solicitudes de pago y canalizarlos con Finanzas.

• Mantiene un seguimiento y monitoreo los pagos a proveedores, cuando se haya completado el proceso de compras, los materiales y servicios hayan sido recibidos y los expedientes de pagos estén completados (debe tener la factura de compra y toda la documentación e informaciones que se requiere para que Finanzas proceda con los pagos hasta que los proveedores reciban los pagos.

Funciones en situaciones de emergencia

• Apoya en la logística, las compras, almacenamiento y transporte en situaciones de emergencia.
• Apoya para identificar proveedores que tengan la capacidad de ofrecer los servicios requeridos en caso de emergencia.
• Apoyo en cualquier otro rol que se requiera de acuerdo a la emergencia presentada.

Aspectos Generales

• Asegura que las políticas globales de Plan International para la protección de niños y jóvenes y la igualdad e inclusión de género estén totalmente integradas a sus funciones de acuerdo con los principios y requisitos de la política, incluidos los estándares de implementación relevantes y las pautas aplicables a su área de responsabilidad. Esto incluye, entre otros, garantizar que el personal y los asociados conozcan y comprendan sus responsabilidades según estas políticas y el Código de conducta (CoC) de Plan International, su relevancia para su área de trabajo y que las inquietudes se informen y gestionen de acuerdo con los procedimientos adecuados.

EXPERIENCIA TÉCNICA, CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES

Requisitos fundamentales

• Estudiante Universitario de Administración, Negocios Internacionales o carrera afín.
• Experiencia previa en funciones administrativas o de compras (preferiblemente).
• Conocimiento básico de procesos de compras y gestión de proveedores.
• Habilidades de negociación y comunicación efectiva.
• Capacidad para trabajar de manera eficiente en un entorno dinámico.
• Dominio de herramientas informáticas (Excel, Word, correo electrónico).
• Experiencia de un (1) año como asistente administrativa, asistente de compras o áreas afines.
• Se valorará positivamente el manejo del sistema SAP.