RESPONSABILIDADES PRINCIPALES

Gestión de Compras

• Gestiona todos los procesos de compras y contrataciones de los proyectos de su carpeta, a nivel de país trabajando en una estrecha colaboración con los equipos de operaciones y programas con el fin de proveer de manera exitosa servicios de adquisiciones.
• Implementa el proceso de compras aplicando los requerimientos y sus respectivas herramientas especificadas en la política global de compras y logística y el mapeo de procesos.
• Responsable del registro eficiente de las operaciones de compras en SAP y asegura las respectivas aprobaciones en los expedientes de compras y en SAP, acorde con el mapeo de procesos de aprobación y emite las órdenes de compra asegurando las firmas correspondientes.

• Asegura fiel cumplimiento del Checklist del proceso de compras, en cada transacción de compras y servicios.
• Mantiene el reporte de compras en procesos actualizados lo comparte con la Coordinadora Administrativa y los gerentes y coordinadores de proyectos (semanal y mensual).
• Responsable de asegurar el cumplimiento de la política anti-terrorista y los estándares globales especificado en la política global de compras y logística.
• Elabora cuadros comparativos, convoca y participa en procesos de evaluación y selección de proveedores siendo parte de los Comités de Compra.
• Apoya en la actualización de base de datos de proveedores, asegura firma de políticas y formatos, realizando un análisis periódico de los mismos, liderando estudios de mercado de nuevos proveedores y asegura que la información sea accesible a los diferentes equipos que lo requieran a nivel nacional.

• Vigila que los proveedores cumplan con los requerimientos de Protección y las condiciones necesarias para el adecuado desarrollo de las actividades programadas.
• Asegura que las herramientas para la evaluación y selección de proveedores, estén completadas y con las informaciones actualizadas.
• Apoya en la Implementación del proceso de licitación pública, analiza ofertas de los diferentes proveedores a fin de lograr las mejores condiciones de precios, calidad y oportunidad de una manera transparente y bajo riesgos controlados.
• Asegura la distribución y entrega de bienes y servicios a usuarios finales.
• Brinda soporte para la elaboración y consolidación de los Planes de Compra de las oficinas. Brinda información sobre costos unitarios de bienes y/o servicios a los equipos para la realización de propuestas.

• Solicita los pagos a proveedores y consultores manteniendo al día.
• Mantiene un seguimiento y monitoreo de los pagos a proveedores subiendo los expedientes completos a teams para la gestión con el área Financiera. Asegura la correcta recepción de los materiales y servicios.

Gestión Logística y Eventos

• Realiza la logística de eventos, talleres y conferencias tanto a nivel local como con participantes internacionales.
• Asegura que los procesos de logística se realicen acorde a la política global de Operaciones, desde la etapa inicial hasta la solicitud de pagos a proveedores.
• Optimiza el transporte de los bienes y servicios: reducir el coste, plazos e itinerarios de entrega.

Funciones en situaciones de emergencia

• Realiza las compras, almacenamiento y transporte.
• Identifica proveedores que tengan la capacidad de ofrecer los servicios requeridos en emergencia.
• Identifica espacios de almacenamiento potenciales.
• Apoya a al/la Coordinador-a de Administración para elaborar o actualizar los procedimientos para manejar situaciones de emergencia.

Aspectos Generales

Asegura que las políticas globales de Plan International para la protección de niños y jóvenes y la igualdad e inclusión de género estén totalmente integradas de acuerdo con los principios y requisitos de la política, incluidos los estándares de implementación relevantes y las pautas aplicables a su área de responsabilidad. Esto incluye, entre otros, garantizar que el personal y los asociados relacionados a su cargo conozcan y comprendan sus responsabilidades según estas políticas y el Código de conducta (CoC) de Plan International, su relevancia para su área de trabajo y que las inquietudes se informen y gestionen de acuerdo con los procedimientos adecuados.

EXPERIENCIA TÉCNICA, CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES

Requisitos fundamentales

• Profesional en Administración de empresas o carreras afines.
• Formación en logística, compras y negociación con suplidores. (Deseable)
• Experiencia mínima de 2 años en puestos afines.
• Conocimiento del mercado de bienes y servicios, leyes y procesos aduanales, leyes de impuestos sobre bienes y servicios y las exenciones a ONGs.
• Dominio de herramientas tecnológicas y de realización de reuniones virtuales tales como: Microsoft Office (Word, Excel, Power Point, Outlook), TEAMS, Zoom, entre otros.

• Manejo de Inglés a nivel intermedio (deseable).

Habilidades

• Habilidades de comunicación con el fin de mantener relaciones positivas con los proveedores.
• Habilidades de negociación para asegurar que los precios y contratos son siempre competitivos.
• Facilidad para trabajar con datos y documentos financieros para poder comparar presupuestos y asegurar el uso eficiente de los recursos.
• Alto nivel de organización para manejar tareas complejas simultáneamente.
• Alto nivel de transparencia y confianza. Debido al volumen de compras y recursos, se exigen referencias que demuestren la honestidad y transparencia.

• Actitud positiva y enfoque en soluciones para asegurar que los procesos logísticos y de compras fluyen de acuerdo a los tiempos requeridos.

VALORES DE PLAN INTERNATIONAL

Trabajamos para lograr un impacto duradero

• Tengo el valor para retar la forma en que trabajamos, tanto nosotros/as como las demás personas, con miras a alcanzar los mejores resultados.
• Tomo la iniciativa para encontrar nuevas y mejores formas de realizar mi trabajo.

• Enfoco mi esfuerzo en donde contribuirá de la mejor manera al propósito y objetivos estratégicos de nuestra organización.
• Soy flexible y me adapto -o incluso cambio- mi manera de trabajar cuando es necesario.
• Busco y utilizo información para mejorar la eficiencia y efectividad en mi trabajo, para incrementar mi contribución.
• Persevero y animo a los demás a persistir en una actitud positiva ante los contratiempos y la adversidad.

Somos abiertos/as y rendimos cuentas

• Me hago responsable y fomento igual responsabilidad dentro y fuera de la organización por lo que hemos acordado hacer y por el impacto de nuestras acciones en los demás.
• Soy abierto/a, honesto/a y transparente en mi trabajo.
• No temo admitir mis errores, sino que trato de corregirlos y hacer mejor mi trabajo la próxima vez.

• Comparto voluntariamente la información que ayude a mi equipo y otras unidades o instancias la toma eficaz de decisiones.

Juntos/as lo hacemos bien

• Ofrezco información, experiencia y apoyo, tanto a los/las colegas dentro de Plan International como fuera de la organización, para contribuir a alcanzar nuestras metas comunes.

• Me atengo a los códigos de conducta en el trabajo acordados con mi equipo y con otros organismos participantes en nuestro trabajo.
• Desarrollo mejoras y soluciones mediante el trabajo conjunto con mis colegas y otras personas fuera de la organización.
• Ayudo a mi equipo y a las demás personas a enfrentar los retos y celebrar el éxito.
• Solicito ayuda si la preciso, y busco y escucho las experiencias y conocimientos alcanzados por otros/as, a fin de aprender y mejorar.
• Valoro las contribuciones de los/las colegas de Plan International

Somos inclusivos/as y empoderamos

• Ayudo a crear un ambiente donde los niños, niñas, jóvenes, comunidades, socios y colegas reciban apoyo y se sientan seguros.
• Respeto y atiendo los derechos y necesidades de todas las personas.

• Escucho a los/las demás con humildad y valoro sus opiniones, creencias y perspectivas, incluidas aquellas que contradicen mi propio punto de vista.
• Confronto y rechazo toda forma, directa o indirecta, de discriminación, desigualdad de género, intimidación y acoso.
• Animo a las personas con quienes trabajo para que se desarrollen e influyan en las decisiones que se toman.
• Involucro, cuando corresponde, a los niños, niñas y jóvenes en las decisiones que les afectan.