TERMINOS DE REFERENCIA PARA PROCESO DE FORTALECIMIENTO DEL EQUIPO DE FINANZAS Y OPERACIONES DE HEIFER PROJECT INTERNATIONAL GUATEMALA.

HEIFER PROJECT INTERNATIONAL

TERMINOS DE REFERENCIA PARA PROCESO DE FORTALECIMIENTO DEL EQUIPO DE FINANZAS Y OPERACIONES DE HEIFER PROJECT INTERNATIONAL GUATEMALA.

I. ANTECEDENTES

Heifer Project International es una organización sin fines de lucro cuya misión es trabajar con las comunidades para terminar con el hambre y la pobreza en el mundo y cuidar nuestro planeta. Para este fin Heifer tiene oficinas en distintos países mediante los cuales implementa proyectos de desarrollo que le ayudan a lograr sus objetivos.

Actualmente Heifer tiene oficinas en México, Guatemala, Honduras, Haití y Ecuador. La operación en estos países en términos generales se maneja bajo los parámetros y lineamientos establecidos por Heifer International, sin embargo, cada país tiene una propia realidad de acuerdo con las áreas en las que trabaja, la coyuntura y el contexto de país, forma de ejecución de los proyectos (directa, indirecta, combinada), disponibilidad de otros financiamientos, etc. Así mismo, en cada país existen regulaciones y normas legales establecidas por los Gobiernos y entidades reguladoras.

En el año 2016 se implementóen las Américas un sistema de revisión y planificación interna (IRAP) mediante el cual se han efectuado revisiones de los procesos en cada país. Como resultado de esta revisión, se identificó como una necesidad común en la región de las Américas la de generar manuales de políticas y procedimientos íntegros y actualizados a las regulaciones de Heifer, tomando en cuenta la coyuntura y regulaciones de cada país.

Debido a esto, en ese año se realizó una revisión y actualización de políticas Administrativas para Heifer Guatemala. El año 2023 fue un año desafiante para el equipo de Finanzas y Operaciones, ya que por promoción interna hubo rotación de liderazgo en el área de Administración de Proyectos y posteriormente por temas de salud fue inestable la presencia de la persona ocupante de la Dirección de Finanzas y Operaciones y en abril 2024 debido a fallecimiento, la posición quedó vacante.

En este contexto se identifica la necesidad prioritaria y estratégica de identificar una consultoría externa a efectos de que pueda mediar en el análisis de la estructura organizativa actual del equipo de Finanzas y Operaciones, identificar buenas prácticas, oportunidades de mejora y asesorar en el diseño y elaboración de la propuesta de estructura con la cual finalizar el año fiscal 2024 y abordar el año fiscal 2025.

IIOBJETIVOS DE LA CONSULTORIA

Recibir asesoría estratégica y específica que medie y facilite el proceso de fortalecimiento del equipo de Finanzas y Operaciones de Heifer Project International Guatemala, a través del análisis de la estructura organizativa actual, revisión y validación de las políticas y procesos locales, y la definición de estructura organizativa con la cual abordar los desafíos de país en el año fiscal 2025.

IIIALCANCE DE LA CONSULTORIA

La realización de esta consultoría comprenderá:

-Análisis de la estructura organizativaactual del equipo de Finanzas yOperaciones.

– Revisión de políticas y procesos locales vinculados a requerimientos de sede

-Apoyo en Operaciones Contables yfinancieras

-Propuesta de estructura organizativa,puestos – funciones del equipo de Finanzas yOperaciones, para el AF 2025.

De forma enunciativa y no limitativa a continuación se presenta una enumeración de los alcances que esta consultoría debería comprender:

-Análisis de la estructura organizativaactual del equipo de Finanzas yOperaciones.

• Análisis de funciones y responsabilidades por puesto (Dirección F&O, Gerencia Administrativa de Proyectos, Contadora, Administradores, Asistentes Administrativos y otros). ​
• Análisis de posiciones con funciones propias y funciones delegadas​
• Revisión de requerimiento de nuestro sistema financiero contable (Agresso y otros de interés)
• Propuesta de estructura y distribución de funciones para todas las posiciones, para finalizar el AF 2024.​
• Asegurar un adecuado balance de cargas laborales y claridad en las líneas de mando y en el cumplimiento de todos los requerimientos que nuestra operación demanda en términos, cierres mensuales, conciliaciones bancarias, informes financieros, auditorías externas, auditorias de proyecto, registro de participantes, entrega de recursos, pases en cadena, etc., etc., de dentro del equipo de F&O ​
• Flujograma acorde a los procesos y funciones actuales​
• Identificación de oportunidades de mejora.

– Revisión de políticas y procesos locales vinculados a requerimientos de sede

• Revisiónde las políticas y normas que rigen nuestrofuncionamiento, para asegurar su adecuadocumplimiento.
• Propuesta de mejora; identificando roles y registros adecuados.

-Apoyo en Operaciones Contables yfinancieras

• Revisión de las operaciones contables y financieras de HPIG, a ser delegadas por el Gerente Administrativo de Proyecto y que correspondan también a la Dirección de Finanzas y Operaciones, de forma semanal, de forma semanal por 03 meses.
• Bitácora de asignaciones, la cual contenga resumen de hallazgos, cumplimiento, oportunidades de mejora.

-Propuesta de estructura organizativa,puestos – funciones del equipo de Finanzas yOperaciones, para el AF 2025.

• Asegurar que se cumple el funcionamiento de nuestros sistemas, normas políticas, procedimientos, buenas prácticas y una adecuada interacción y corresponsabilidad con el equipo de Programas y los otros equipos de HPIG y de AME.
• Estructura organizativa de Finanzas​
• Versión final de flujograma Agresso​
• Versión final de políticas y procesos F&O​
• Descriptores de puesto validados​
• Propuesta de mecanismos, control y comunicación de procesos, según niveles de puesto involucrados​
• Propuesta de implementación, por los primeros 03 meses de implementación.​

– El consultor deberá presentar ante el responsable de la consultoría de Heifer sus observaciones y/o recomendaciones cuando identifique procedimientos y/o regulaciones en aplicación poco prácticos, no factibles de aplicar o que vulneren principios básicos de control interno.

– Así mismo, como parte de la realización del trabajo presentará a consideración de la institución sugerencias específicas que contribuyan a mejorar los procesos y prácticas de control interno. De igual forma si se identifica la necesidad de un nuevo proceso o control este deberá ser planteado por el consultor a la Oficina de Heifer Guatemala.

– Coordinará su trabajo con la Dirección de Finanzas y Administración, así como Operaciones – Américas y con el equipo Gerencial y personal de apoyo de cada uno de los países establecidos.

– Recibir inducción del sistema Agresso en el módulo de Finanzas y Operaciones

– Recibir inputs de puestos claves Heifer, a través de entrevistas con personal: 10 personas.

IVREFERENCIAS

Como información referencial para que se pueda tener una mejor idea del tamaño y volumen de operaciones del país se presentaran los siguientes datos:

Adicionalmente a la normativa institucional de Heifer Project International existen algunos otros documentos de importancia que deben ser considerados en este proceso y que forman parte de la operación de los países como ser:

1. PRODUCTOS ESPERADOS

Como resultado de la consultoría se espera tener los siguientes resultados:

– Propuesta de estructura y distribución de funciones para todas las posiciones, para finalizar el AF 2024.

– Propuesta de mejora de políticas y procesos locales vinculados a requerimientos de sede; identificando roles y registros adecuados.

– Bitácora de asignaciones realizadas durante los 03 meses, en cuanto al apoyo brindado a la Gerencia Administrativa de Proyectos.

Propuesta validada de:

– Estructura organizativa de Finanzas​ Af24 y Af25

– Versión final de flujograma Agresso​

– Versión final de políticas y procesos F&O​

– Descriptores de puesto validados​

– Propuesta de mecanismos, control y comunicación de procesos, según niveles de puesto involucrados​

– Propuesta de implementación, por los primeros 03 meses de implementación.​

Todos los productos deben ser integrados, íntegros adecuados a la realidad de la operación de Guatemala y con la aceptación y conformidad del referente Heifer. La propuesta de acciones a realizar y modificación de procesos deberá ser ágil y de fácil uso y acceso e incluir los formularios y anexos correspondientes que se requieran para la aplicación de los procedimientos establecidos.

– Un informe del consultor en el que incluya sus observaciones y/o recomendaciones con relación al proceso y aspectos claves que deben ser considerados para la implementación de propuestas.

1. PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS

La postulación está abierta para personas naturales o empresas de consultoría quienes prestarán sus servicios desde sus propias oficinas y quienes mantendrán comunicación con el o los responsables de la consultoría vía electrónica. Los postulantes deberán tener experiencia demostrada en la creación y validación de reingenierías organizativas y procedimientos para organizaciones de cooperación internacional y/o desarrollo.

Los requisitos mínimos por considerar en el o los currículos de los postulantes serán:

– Profesional del área de administración y/o finanzas con estudios de especialización preferentemente en Gerencia, Procesos, Controles, etc.

– Experiencia de trabajo con Organizaciones no Gubernamentales sin fines de lucro

– Experiencia de trabajo con Organizaciones internacionales

– Experiencia y/o práctica en implementación de proyectos preferentemente en desarrollo agropecuario.

– Experiencia mínima de 10 años de trabajo en el área de Administración/Finanzas

La propuesta de servicios deberá contener:

– Un esquema general del enfoque y alcance del trabajo considerando las condiciones y términos del presente documento.

– Detalle y disposición del equipo y/o persona a ser asignado para la consultoría, adjunto su o sus respectivos curriculums vitae que incluya la experiencia específica en trabajos similares y resumen de su nivel y experiencia profesional.

– Presentar un ejemplo (acápite corto) muestra de una parte de reingeniería que haya elaborado el consultor.

– Cronograma de trabajo que incluya una estimación de plazos y tiempos de ejecución de la consultoría.

– Propuesta económica detallando costo total y forma de pago de la consultoría y número de horas de trabajo estimadas según el personal que sea asignado.

• Costo por producto.

– Indicar horas por sesiones de retroalimentación.

– Carencia de antecedentes penales y policiacos de personas que firmará contrato de servicios y/o persona que tendrá intervención con personal Heifer.

– Constancia de al menos 02 organizaciones a las que ha brindado servicios similares.

– Constancia académica de persona que firmará contrato de servicios.

– Contactos de personas referentes, con los que podamos realizar y estén calificados para brindar referencia de servicio.

1. PLAZOS

Las propuestas para la ejecución de la consultoría serán recibidas a través de: https://jobs.jobvite.com/heifer/job/oY9ctfww

Las consultas aclaratorias podrán ser efectuadas a través de plataforma Heifer entre el 29 de abril y el 06 de mayo de 2024.

Se estima que la consultoría será iniciada el 10 de mayo de 2024 y deberá concluir con la presentación de los resultados establecidos como máximo el 31 de julio de 2024.