Job Description : Coordonnateur en Passation des marchés et Gestion des contrats

Dimensions of Rôle:

• Le contrôle de conformité des directives de passation de marchés du bailleur de fonds, des règles de passation de marchés internationales et du droit en vigueur en la République de Guinée
• L’élaboration des documents de passation de marchés (DAO, rapports d’évaluation, contrats, etc.) conformément aux directives cités ci-dessus
• La mise en place des outils de gestion des marchés adaptés aux besoins des projets, dont le plan annuel de passation des marchés et sa mise à jour ;
• Le développement des mécanismes de suivi de l’exécution des contrats ; et
• Le développement des mécanismes, procédures et pratiques nécessaires à l’intégrité du système de passation des marchés, dont le système de classement y compris les documents relatifs aux paiements.

Typical Responsibilities – Key End Results of Position:

Responsabilités principales :

1. Assurer la gestion de la passation des marchés par :

• La planification des opérations de passation des marchés conformément au planning des activités et en prenant en compte les délais de démarches administratifs;
• La conduite des processus de passation des marchés conformément aux directives du bailleur de fonds, aux standards de Plan International, aux règles de passation de marchés international et au droit en vigueur;
• Le suivi de la préparation et la finalisation des spécifications techniques des biens et travaux et des termes de référence (TDR) pour la sélection des PME, prestataires de service et consultants ;

2. Assurer la gestion la gestion administrative et technique des contrats par :

En liaison avec l’ingénieur chargé des opérations qui est sous sa supervision :

• Elaborer tous les documents de passation de marchés y compris le modèle des contrats ;
• Elaborer les correspondances d’adjudication des marchés pour signature et distribution ;
• Finaliser les documents de contrats pour les signatures des parties ;
• Elaborer les correspondances d’ordre de services de démarrage des travaux pour signature et distribution;
• Assurer le suivi du niveau d’avancement des travaux et la gestion des contrats en étroite collaboration avec les ingénieurs du projet ;
• Convoquer les responsables des PME pour tout besoin de support, encadrement ou mise en demeure ;
• Procéder à l’élaboration des décomptes de paiement des travaux ou des services
• Elaborer, le cas échéant les correspondances d’ordre de services de mise en demeure des PME, des avertissements et blâmes ;
• Assurer la mise à disposition de toutes les garanties bancaires nécessaires pour l’exécution des contrats et de s’assurer de leur validité ;
• Procéder à la documentation des réceptions provisoires et définitives des travaux pour les paiements finaux et la clôture des contrats.
• Assurer un bon archivage des documents de passation des marchés et de gestion des contrats ;
• Assurer la bonne exécution des contrôles réguliers internes et externes en matière de passation de marchés et de gestion des contrats.

Dealing with Problems:

• Être capable de gérer une équipe dédiée à la passation de marchés et de gestion des contrats pour répondre aux exigences de délais, des exigences du bailleur et de l’organisation et pour la crédibilité des processus ;
• Être capable de prioriser les tâches et planifier correctement les activités courantes de passation des marchés et de gestion des contrats ;
• Être capable de transparence lorsque des erreurs sont commises par rapports aux régulations du bailleur et communiquer largement pour y trouver des solutions.

Communications and Working Relationships:

• Le Directeur du projet PEB-G pour les orientations stratégiques et les priorités des dossiers à traiter ;
• La collaboration avec l’Administration de Plan International ;
• La supervision d’une équipe composée de l’Ingénieur Chargé des Opérations, l’Architecte du projet et d’un Assistant en passation des marchés
• Toutes les PME adjudicataires de marchés, les prestataires de services

Knowledge, Skills, Behaviors, and Experience Required to Achieve Role’s Objectives:

Qualifications et expériences :

• Etre titulaire d’un diplôme de niveau minimum Bac+4 ou équivalent, de préférence en droit, gestion, économie, ingénierie, administration ou dans tout domaine jugé pertinent ;
• Avoir au minimum cinq (5) ans en qualité de Spécialiste ou expert en Passation de Marchés dans le cadre de projets financés par des Partenaires Techniques et Financiers (AFD, Banque Mondiale, BAD, BID, UE, KfW, Organismes des nations-unies etc.) ;
• Avoir une parfaite maîtrise des règles, techniques et procédures de passation de marchés en général et en particulier des bailleurs, notamment l’AFD, la Banque Mondiale ou la BAD ;
• Avoir une connaissance des procédures nationales de passation de marchés, notamment des dispositions du Code des Marchés Publics et de ses textes d’application ;
• Avoir suivi des formations en passation de marchés sur les procédures nationales et/ou sur les procédures de la Banque Mondiale ou de l’AFD
• Avoir une bonne maîtrise de l’outil informatique, des logiciels bureautiques courants (World, Excel, PowerPoint, Microsoft Project) et de l’internet ;

Résultats attendus :

• le respect des délais d’exécution du plan de passation pour les marchés qui relèvent de sa responsabilité;
• la qualité des dossiers d’appel d’offres, de demande de cotation et des demandes de propositions ;
• la qualité des marchés, conventions et autres documents produits y compris les courriers proposés à la signature du Directeur Pays ;
• la qualité du suivi de l’exécution des marchés inscrits dans le plan de passation de marchés ;
• la maîtrise et le respect des procédures de passation des marchés aussi bien nationales que celles du bailleur ;
• le respect des délais des tâches effectuées.

Savoir-faire :

• Avoir une bonne aptitude à travailler en équipe et sous pression ;
• Avoir un esprit d’initiative et le sens de l’anticipation ;
• Etre organisé, rigoureux et capable de produire des résultats de qualité dans les délais impartis
• Faire respecter la politique de Plan International en de lutte anti-corruption et anti-fraude pendant tout le processus de passation de marchés et d’exécution des contrats
• Parler couramment français. La connaissance de l’Anglais est un atout.

• Avoir une grande capacité d’analyse
• Posséder d’excellentes qualités relationnelles, ainsi que l’aptitude à communiquer et à prendre la parole en public.

Savoir-être (comportement):

• Hautement engagé(e) pour la défense des droits des enfants ;
• Etre flexible, abordable et plein d’initiatives ;
• Avoir l’esprit d’équipe et de partage d’expérience ;
• Avoir le sens de la responsabilité et le respect des délais ;
• Etre rigoureux dans le travail de supervision et de contrôle ;
• Etre honnête et transparent ;
• Avoir la capacité d’établir de bonnes relations interpersonnelles surtout avec les communautés, les partenaires et les autorités locales.

Physical Environment and Demands:

Coordonnateur en Passation des marchés et Gestion des contrats est responsable du suivi global de l’exécution des marchés du suivi de la gestion financière liée aux contrats en collaboration avec les collègues chargés de la mise en œuvre des activités de terrain par les PME, Fournisseurs et ONG locales et aussi le Coordonnateur en Gestion financière.

Level of Contact with Children:

Ce poste a une faible interaction avec les enfants.