L’ Organisation

Plan International est une organisation humanitaire et de développement indépendante qui fait la promotion des droits des enfants et de l’égalité des filles.

Nous sommes convaincus du pouvoir et du potentiel de chaque enfant. Mais cela est souvent étouffé par la pauvreté, la violence, l’exclusion et la discrimination. Et ce sont les filles qui sont les plus touchées.

En collaborant avec les enfants, les jeunes, nos défenseurs et nos partenaires, nous essayons d’obtenir un monde juste, en abordant les causes des obstacles que les filles et tous les enfants vulnérables doivent surmonter.

Nous soutenons les droits des enfants de la naissance à l’âge adulte. Et nous permettons aux enfants de se préparer et de réagir aux crises et à l’adversité. Grâce à notre portée, notre expérience et nos connaissances, nous favorisons les changements dans la pratique et la politique au niveau local, national et global.

Depuis plus de 85 ans, nous bâtissons de puissants partenariats pour les enfants et nous sommes actifs dans plus de 75 pays.

ROLE PROFILE

ROLE PURPOSE

Le but du poste est de contribuer à l’évaluation et la fourniture d’une assurance raisonnable que les systèmes de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance fonctionnent. Aussi, ce poste signale les problèmes de gestion des risques et les déficiences des contrôles internes identifiés avec les recommandations d’amélioration au Risk Management and Internal Control Manager pour revue avant transmission au Directeur Pays.

Dimensions of the Role

 Le Chargé de la gestion des risques et du contrôle interne contribue à l'amélioration du fonctionnement général de Plan International Togo. Le titulaire du poste devra:

• Rapporter directement au Responsable de la gestion des risques et du contrôle interne (RMICM).
• Avoir une relation de travail matricielle avec le RMICM.
• Travailler en étroite collaboration avec tous les départements et bureaux pour identifier les risques potentiels et tester les mesures de contrôle.
• Gérer un budget relativement petit pour des petits achats, déplacements et hébergement.

Accountabilities

• Participer à l’analyse des facteurs de succès, les risques internes et les défis externes auxquels l’organisation est confrontée ;
• Participer à l’élaboration d’un plan de contrôle annuel basé sur le degré de risque identifié par la direction, ainsi que la planification de contrôle des imprévus ;
• Contribuer à effectuer des contrôles au sein de Plan International Togo et de ses partenaires.
• Formuler des recommandations sur la base des systèmes appropriés pour améliorer la gestion des ressources et la gestion des risques ;
• S’assurer de la bonne compréhension et de la bonne application des procédures et des directives par le personnel de Plan International Togo et les partenaires ;
• Favoriser l’apprentissage de la gestion des risques et la prévention des fraudes ;
• Contribuer à renforcer les capacités des partenaires, y compris des communautés, pour appliquer avec succès leurs compétences et leurs ressources afin d’atteindre leurs objectifs et de répondre aux attentes de toutes les parties prenantes ;
• Alerter le responsable de la gestion des risques et du contrôle interne en cas d’allégation de violation du code de conduite et de procédure et / ou d’accord spécifique du donateur, ainsi que d’utilisation abusive des biens de Plan International ;
• Participer si nécessaire au processus de pré-investigation des allégations comme demande ;
• Alerter le RMICM en cas d’allégation de violation et d’abus des enfants et jeunes.

Providing Assurance:

• Participer à la planification, suivi et examen de la qualité des missions d’assurance portant sur les systèmes, processus, politiques et contrôles clés exécutés au niveau du pays.
• Contribuer à l’élaboration d’un plan de travail pour l’exercice financier pour le pays / domaine de travail spécifique, comme convenu avec le Directeur de pays, fournissant une assurance sur les systèmes, processus, politiques et contrôles clés de Plan International Togo.
• Contribuer à la préparation et au suivi du budget pour la mise en œuvre du plan de travail annuel ;
• Rapporter au Responsable de la gestion des risques et du contrôle interne du niveau des missions d’assurance en cours suivant le plan de travail et conformément aux normes internationales d’audit interne;
• Participer à la préparation des rapports aux parties prenantes sur les missions de contrôle interne ;
• Suivre la mise en œuvre des actions de la direction et autres départements en réponse aux examens d’assurance et informe le responsable de la gestion des risques et du contrôle interne.

Change Management, management support and learning:

 Influence le changement au sein de l'organisation pour renforcer la gestion des risques, la responsabilité et l'efficacité, et aide la direction à améliorer les opérations et à fournir une plate-forme d'apprentissage au sein Plan International Togo. Il devra :

• Contribuer à la formulation des recommandations pratiques afin d’améliorer les systèmes, processus, politiques et contrôle interne ;
• Contribuer à faciliter le partage d’expérience, en se basant sur les meilleures pratiques dans les différents départements de l’organisation, ainsi que sur les meilleures normes et pratiques des domaines.
• Participer aux réunions du réseau d’assistance technique et à d’autres formations organisationnelles axées sur la gestion des risques et l’efficacité du cadre de contrôle.
• Contribuer à conseiller le CMT sur les systèmes, les processus et les examens des politiques, en accord avec le Directeur de pays ;
• Contribuer à l’initiation des membres de l’équipe de gestion du nouveau comté sur demande concernant la gestion des risques, l’efficacité du cadre de contrôle et le rôle de l’assurance de la qualité.

Relationship Management

  Établit des relations avec les parties prenantes internes et externes pour faciliter la conduite de missions d'assurance qualité et l'échange de connaissances sur les meilleures pratiques en matière d'assurance. Il :

• établit des relations avec les principales parties prenantes internes, principalement les unités d’influence et de mise en œuvre des programmes et la direction du pays, afin de faciliter la conduite des missions d’assurance qualité et d’identifier les domaines appropriés d’appui à la gestion ;
• interagit avec les autres fonctions d’assurance qualité des ONG locales, autres ONG Internationales et de la communauté des donateurs afin d’échanger des connaissances et d’apprendre sur les meilleures pratiques en matière d’assurance et les avancées en matière de gestion des risques ;
• accède et participe aux activités des réseaux professionnels et des communautés de pratique de gestion des risques.

Dealing with Problems:

• Travailler dans toute la zone géographique couverte par Plan International Togo ;
• Travailler avec la direction au niveau du pays, des PIIA, dans les communautés. Cela oblige à développer d’excellentes relations de travail et une communication supérieure aux relations de gestion plus régulières ;
• Participer à la prise de décision de la priorité des missions à mener compte tenu des nombreux besoins d’assurance contradictoires des différentes parties prenantes du pays ;
• Contribuer à trouver des solutions d’assurance efficaces pour les pays présentant des niveaux de risque variables et en évolution rapide ;
• Participer au conseil de la direction à différents niveaux de l’organisation sur la gestion efficace des risques et la responsabilisation.
• Contribuer à faire des recommandations efficaces à la direction sur la manière d’améliorer le cadre de contrôle et de gérer les risques dans divers contextes et à travers différentes fonctions ;
• Contribuer à influencer la direction pour mettre en œuvre les recommandations issues de la révision de l’assurance;
• Contribuer à identification, à analyser et à documenter tous les facteurs de succès et les risques auxquels sont confrontés Plan International Togo et ses partenaires dans le pays. Mettre à jour cette analyse aussi souvent que nécessaire, en faire le rapport à la direction et formuler des recommandations pour la validation ou l’amélioration de la gestion des risques et du système de contrôle interne global;
• Aider à identifier les besoins de renforcement des capacités en ce qui concerne la compréhension du personnel, des partenaires et de la communauté sur le respect des procédures de contrôles internes;
• Participer aux sessions de renforcement des capacités et appui technique aux partenaires de Plan International Togo et aux communautés sur les meilleures pratiques en matière de politiques, procédures financières et administratives de Plan International Togo ;
• S’assurer de l’existence, l’efficacité et le respect des contrôles internes.

Children safeguarding, protection and Gender Equality

1. Ensures that Plan International’s global policies for Child Protection (CPP) and Gender Equality and Inclusion (GEI) are fully embedded in accordance with the principles and requirements of the policy including relevant Implementation Standards and Guidelines as applicable to their area of responsibility. This includes, but is not limited to, ensuring staff and associates are aware of and understand their responsibilities under these policies and Plan International’s Code of Conduct (CoC), their relevance to their area of work, and that concerns are reported and managed in accordance with the appropriate procedures.

Key relationships

Direct working relationship

Technical expertise, skills and knowledge

Qualification and Experience

• Avoir au moins un bac + 3 ans en audit ou autre domaine pertinent ;
• Avoir au moins 05 ans d’expérience, y compris en matière d’audit d’ONG
• Maîtrise des procédures d’audit et des mécanismes de contrôle interne ;
• Esprit d’analyse;
• Compétences en communication adaptées au public ;
• Maîtrise des compétences informatiques et de l’utilisation des logiciels et autres applications pertinents, par ex. Traitement de texte, tableur, base de données, Internet ;
• Parfait français parlé et écrit ;
• Anglais fonctionnel écrit et parlé ;
• Avoir de bonnes compétences en rédaction de rapports en anglais et en français ;
• Etre Disponible et capable de travailler sous pression ;
• Être capable de faire des sorties très fréquentes sur le terrain ;
• Intégre et honnête ;
• Vaste expérience pratique d’au moins trois ans de l’audit fondé sur le risque.
• La connaissance de la mise en œuvre des programmes et projets de développement est un atout supplémentaire;
• Au moins trois années d’expérience dans un poste similaire au sein d’une institution reconnue, de préférence une ONG internationale.

 Compétences:

• Capacité à former et à encadrer des partenaires et des communautés ;
• Grande capacité d’analyse et de synthèse ;
• Excellente capacité à étudier et à comprendre rapidement le nouvel environnement de travail et les systèmes organisationnels.
• Bonnes compétences en communication (écrite et orale) ;
• Excellente capacité d’écoute et de négociation ;
• Grande capacité d’indépendance et d’objectivité dans le travail avec peu de coaching ;
• Organisé, méthodique et méticuleux.

 Comportement:

• Promouvoir la haute performance ;
• Ouvert au Feedback et au changement (disposé à essayer de nouvelles approches et processus) ;
• Grande capacité à travailler en ‘équipe ;
• Ouvert et encourage l’innovation, l’apprentissage et la transparence ;
• Communique efficacement et avec enthousiasme, selon les besoins du public ;
• Gagne, développe et conserve sa crédibilité ;
• Cohérent dans son approche de travail et de la prise de décision.

Plan International’s Values in Practice

We are open and accountable

1. Promotes a culture of openness and transparency, including with sponsors and donors.
2. Holds self and others accountable to achieve the highest standards of integrity.
3. Consistent and fair in the treatment of people.
4. Open about mistakes and keen to learn from them.
5. Accountable for ensuring we are a safe organisation for all children, girls & young people

We strive for lasting impact

1. Articulates a clear purpose for staff and sets high expectations.
2. Creates a climate of continuous improvement, open to challenge and new ideas.
3. Focuses resources to drive change and maximise long-term impact, responsive to changed priorities or crises.
4. Evidence-based and evaluates effectiveness.

We work well together

1. Seeks constructive outcomes, listens to others, willing to compromise when appropriate.
2. Builds constructive relationships across Plan International to support our shared goals.
3. Develops trusting and ‘win-win’ relationships with funders, partners and communities.
4. Engages and works well with others outside the organization to build a better world for girls and all children.

We are inclusive and empowering

5. Seeks constructive outcomes, listens to others, willing to compromise when appropriate.
6. Builds constructive relationships across Plan International to support our shared goals.
7. Develops trusting and ‘win-win’ relationships with funders, partners and communities.
8. Engages and works well with others outside the organization to build a better world for girls and all children.

Physical Environment

Le poste est basé au bureau de pays à Lomé CO ou dans les Unités d’Influence et de mise en Œuvre des programmes (PIIA). Le titulaire du poste voyagera fréquemment (jusqu’à 90%) au niveau national (dans les PIIA) et 10% au niveau international.

Level of contact with children

Medium contact: Medium contact or Medium frequency of interaction

Lieu de travail: Lome

Type de role: Internal Audit Officer

Se rapporte au: Risk Management and Internal Control Manager

Niveau: C2

Date limite: 02 mai 2023

L’application anticipée est encouragée, car nous examinerons les demandes tout au long de la période publicitaire et nous nous réservons le droit de fermer l’annonce en avant la date limite de dépôt des candidatures.

Une série de contrôles préalables à l’embauche seront effectués conformément à la politique de Plan International sur la protection des enfants et des jeunes.

En tant qu’organisation internationale de développement communautaire centrée sur l’enfant, Plan International s’engage pleinement à promouvoir la réalisation des droits de l’enfant, y compris leur droit à la protection contre la violence et les abus. Cela signifie que nous avons des responsabilités particulières envers les enfants avec lesquels nous entrons en contact.

Plan International croit que dans un monde où les enfants font face à tant de menaces, il est de notre devoir de veiller à ce que nous, en tant qu’organisation, fassions tout ce qui est en notre pouvoir pour assurer la sécurité des enfants. Nous ne devons en aucun cas contribuer à nuire aux enfants ou à les mettre en danger.

Plan International mène une politique d’égalité des chances et encourage activement la diversité en accueillant des candidatures provenant de tous les domaines de la communauté internationale.