Il/elle a pour mission de contrôler et vérifier que les règlements et procédures de l’Organisation sont en harmonie avec les directives fournies dans le manuel des Opérations du Bureau MO (Operations Manual) et autres manuels et aussi de s’assurer que les bénéfices vont aux familles parrainées et autres désignés et que le système mis en place soit étanche et capable de diminuer les possibilités de pertes involontaires ou intentionnelles.

dimensions du poste

• Soutenir une culture de la responsabilité et du respect des processus et des procédures, en assurant des formations, en proposant des contrôles optimaux et efficaces en temps utile et en renforçant le personnel.
• Suivi des actions d’audit nationales et externes (AAL) qui sont appliquées.
• Assurer le suivi du registre des risques organisationnels.
• Assurer la conformité avec le contrôle interne des unités de programme (PU), et des domaines du siège et du CO (opérations, programmes, subventions, RH).
• Proposer et promouvoir des processus efficaces dans les procédures (amélioration continue, leçons apprises, analyse des causes profondes et prévention), dans le cadre des politiques de l’entreprise.
• Mener des enquêtes spécifiques à la demande du Country Manager ou de la Région ROA.
• Être le responsable de la conformité et du blanchiment d’argent conformément à la loi haitiana.
• Former le COMITÉ DE CONFORMITÉ local avec le directeur des opérations et le MEMBRE DE LA FACULTÉ DE LUTTE CONTRE LA FRAUDE, formés dans le pays.
• Impliquer les directions concernées dans les actions de contrôle, en fonction des actions de leur compétence.
• Soumettre des rapports et des comptes rendus au CD et, le cas échéant, au CMT.

RESPONSABILITES

1. Politiques et Procédures

• Pour rester informés et assurer le respect de la norme des procédures et politiques de Plan International Haiti par rapport à la logistique, les finances, les ressources humaines et les Programmes comme indiqué dans : Manuel d’Opérations, Manuel de Parrainage, Manuel des Ressources Humaines etc.

2. Audit

• Préparer les plans de vérifications internes périodiques ;

• S’assurer que des contrôles de vérifications internes se font au niveau de toute l’organisation (CO & PU) sur la base des plans d’audit convenus, avec un accent particulier sur les tests de transaction, gestion de la trésorerie, les tests de transaction float, formations de programme, la gestion d’actifs, tenue des stocks , exploitation des véhicules, la gestion du personnel, les distributions de bénéficiaires et des dossiers, et la conformité générale des donateurs ;
• Effectuer les vérifications des activités de programme de Plan International Haïti ;
• Produire des rapports d’audit interne, dans le format standard convenu, avec les résultats et les problèmes identifiés lors de l’audit, donner une recommandation appropriée et des actions ;
• Fournir des conseils et des suggestions sur les améliorations des systèmes et procédures ;
• Assister lors des Audits internationaux ;
• Procéder à toute vérification interne ad-hoc et des enquêtes financières demandées par le CD ;
• Participer à des séances de formations dans le cadre du poste comme approprié ;

3. Fraude/Corruption

• Se familiariser avec la politique anti-fraude et corruption et effectuer des séances de formation à titre de rappel pour le staff (CO & PUs) et les partenaires de l’organisation
• Evaluer les risques de fraude sur une base semestrielle ;
• Conduire des investigations sur toutes les allégations de fraude rapportées par le staff, des partenaires ou d’autre personne de la communauté et soumettre les rapports au CD dans le meilleur délai.

4. Gestion des risques

• Former le staff managérial sur la gestion des risques au niveau global, faciliter l’identification des risques et les enregistrer dans le système Magique Galileo après l’approbation du CMT ;

• Procéder à l’évaluation des risques sur une base semestrielle (au moins deux fois l’an) ;
• Coordonner des entrevues avec le personnel à identifier les risques dans les procédures effectuées correspondant à chacune des zones de travail ;
• Collecter des informations nécessaires à la structure et à l’identification des risques dans les procédures ;
• Faire des réunions de coordination avec les unités de programme (PUs) et l’équipe de gestion (CMT) pour définir des plans d’amélioration afin de réduire les risques identifiés.
• Développer des présentations pour le CMT ou les différents départements sur les risques identifiés et les stratégies de réduction proposées ;
• Surveiller et suivre le plan de gestion des risques, puis s’assurer de la mise à jour régulière du système magique Galileo ;
• Préparation des rapports périodiques sur la gestion des risques ;
• S’assurer de toutes les autres tâches connexes qui lui sont assignées par son superviseur.

5. Responsabilités par rapport à la protection des enfants

• S’assurer que les contrats et protocoles ou MoU avec des consultants, des partenaires contiennent les normes minimales en matière de respect des droits des enfants à la protection contre la violence.
• Faciliter la compréhension de faire un relevé des partenaires clés et d’organiser des séances de travail pour leurs représentants, interfaces et sous-traitants.
• Exiger un feed-back de ses supervisés concernant les partenaires et leurs comportements vis-à-vis des enfants tout en se basant sur une évaluation post-contrat, en collaboration avec le Child Protection Advisor.

• Faire la promotion de la sauvegarde de la sécurité de Plan International et des valeurs ainsi que les engagements que l’organisation assume en rapport au « Zéro tolérance » envers les abus perpétrés à l’égard des enfants et des jeunes suivant la logique du 7/7 et 24/24.
• Ne jamais avoir de relations amoureuses ou d’ordre sexuel avec des individus âgés de moins de 18 ans et celles et de ceux ayant entre 18 à 24 ans lorsque ces derniers sont encadrés par nos programmes.

6. Responsabilités par rapport au genre

• Signaler à qui de droit toute allégation ou suspicion de harcèlement sexuel au sein de l’organisation ;
• S’assurer que le personnel travaillant sur sa supervision intègre dans leur PRI au moins un objectif par rapport à l’égalité des sexes ;
• S’assurer que les évaluations annuelles de la performance du personnel placé sous sa supervision tiennent compte de la performance sur l’intégration du genre.

7. Responsabilités en situation d’urgence

• Etre disponible pour l’organisation en situation d’urgence ;
• En cas d’urgence, vous pouvez être amené à prendre des rôles ou des activités supplémentaires.

8. Autres Responsabilités:

• S’assurer que les activités entreprises au nom de Plan International Haïti au niveau externe ou interne sont exécutées en conformité avec les buts de l’organisation et avec les politiques et procédures de Plan International Haïti ;
• Exécuter toutes autres tâches assignées par le Country Director, superviseur direct ou leur délégué.

Relations de travail cles

1. Interne

• Le CMT
• Les unités de programme (PU)
• Les départements Finance et Administration
• Bureau régional (ROA)
• Le personnel dans l’ensemble

2. Externe

• La Communauté
• Les Fournisseurs
• Les partenaires

Connaissances

• Licencié en comptabilité /CPA ou autres disciplines connexes ;
• Minimum 5 ans d’expérience dans des postes similaires ;
• Expérience en gestion de projet ;

• Gestion des paquets Word, Excel et l’environnement Windows ;
• Connaissance de la gestion des risques.
• Maîtrise du Français, Creole et de l’Anglais, la connaissance de l’Espagnol est un atout.

Compétences

• Faire montre d’un esprit d’analyse et synthèse ;
• Savoir déterminer et communiquer les priorités ;
• Démontrer et prôner l’esprit d’équipe ;
• Savoir et pouvoir travailler sous pression ;
• Démontrer un sens de l’initiative et de pro activité ;
• Savoir entretenir de bonnes relations avec des personnes internes et externes ;
• Montrer du dynamisme ;
• Avoir un sens pratique.