MAGASINIER (E)-KANKAN
Guinea
JOB DETAIL
AVIS DE VACANCE INTERNE
Les personnes en situation d’handicap et les femmes qualifiées sont fortement encouragées à postuler.
Le PAM célèbre et embrasse la diversité.
Attachés au principe de l’égalité des chances pour tous ses employés, nous encourageons les candidats qualifiés à postuler indépendamment de la race, de la couleur, de la nationalité, de l’origine ethnique ou sociale, de l’information génétique, du sexe, de l’identité de genre et/ou de l’expression de genre, orientation sexuelle, religion ou croyance, séropositivité, handicap.
| Position Title | Magasinier(e) |
| Duty station: | Kankan |
| Number of Post | 1 |
| Section / Unit / Project: | Logistique |
| Type of contract / Grade: | Fixed Term-GS4 |
| Duration: | Douze (12) mois |
| CONTEXTE
ADMINISTRATIF: |
Ces poste est à pourvoir dans l’entrepôt du Bureau de Terrain de Kankan, du PAM Guinée. Le titulaire relève du Chef du Bureau de Terrain. Il/Elle participe à l’ensemble des opérations et des activités d’entreposage sous une supervision minimale. Il/Elle supervisera l’Assistant.e Magasinier.e. |
| OBJECTIFS ATTACHÉS AU POSTE: | Assurer la réception/l’envoi et la vérification des marchandises afin de maximiser la qualité des opérations d’entreposage et d’atténuer les pertes, et aider à appliquer les meilleures pratiques de gestion des stocks conformément aux normes et directives du PAM en vigueur en la matière. |
PRINCIPALES FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS :
- Assurer avec efficacité la réception et l’envoi des marchandises, y compris leur transbordement (entre camions) et se référer aux documents officiels approuvés (lettres de transport, notes de livraison, etc.) de façon à garantir l’exactitude du comptage physique des marchandises, notamment en vérifiant que la qualité est conforme aux normes établies.
- Établir, vérifier et valider les documents d’entreposage et de transport et gérer les fichiers confidentiels ainsi que les données sur les opérations d’entreposage, afin d’établir sans délai des rapports sur les mouvements des marchandises conformément aux exigences du PAM.
- Effectuer quotidiennement, à la fermeture de l’entrepôt, les rapprochements et les vérifications de stock concourant aux systèmes de contrôle interne, conformément aux exigences en matière de gestion des entrepôts.
- Effectuer les inspections quotidiennes et établir des rapports sur la quantité et la qualité des marchandises reçues/envoyées et manutentionnées, détecter rapidement les écarts de stock ou les dégâts occasionnés aux stocks et en analyser les raisons, enquêter sur les quantités manquantes et produire des rapports sur les pertes en entrepôt en recommandant des solutions adaptées, afin de permettre une prise de décisions en connaissance de cause.
- Appliquer les mesures appropriées de protection des articles alimentaires et non alimentaires pour assurer le contrôle de la qualité en utilisant les mesures standard de prévention conformément aux procédures établies du PAM et après autorisation de la part du ou de la responsable hiérarchique.
- Surveiller l’état de l’entrepôt et des marchandises et prendre les mesures appropriées, afin d’aider à planifier l’espace de stockage de manière efficiente et à stocker les marchandises avec méthode en respectant les normes établies par le PAM en la matière.
- Donner des orientations et dispenser des formations en cours d’emploi aux membres du personnel de l’entrepôt pour les aider à se perfectionner et à être efficaces.
- Effectuer toute autre tâche nécessaire au bon fonctionnement du Magasin.
AUTRES APTITUDES REQUISES POUR LE POSTE :
La présente rubrique permet de décrire les autres responsabilités et connaissances associées au poste considéré.
COMPÉTENCES ORGANISATIONNELLES ESSENTIELLES “MRPP”:
| Compé tences thématiques | Compétence | Description de la conduite attendue au niveau d’aptitude requis | ||
|
Comprendre et communiquer les
Objectifs stratégiques |
Aide les membres de l’équipe à exposer clairement les Objectifs stratégiques du PAM. | ||
| Être une force de changement positif | Propose des améliorations des méthodes de travail de l’équipe au ou à la responsable hiérarchique. | |||
| Faire de la mission du PAM une source d’inspiration pour l’équipe | Explique aux membres de l’équipe l’impact des activités du PAM sur les communautés bénéficiaires. | |||
| Faire connaître la mission du PAM au quotidien | Expose clairement comment les responsabilités de l’unité contribueront à la réalisation de la mission du PAM. | |||
|
Rechercher des moyens
de renforcer les compétences individuelles |
Aide les collègues moins expérimentés à acquérir de nouvelles compétences et capacités. | ||
| Créer une culture de l’ouverture d’esprit | Recherche des possibilités de travailler avec des personnes d’horizons différents. | |||
| Accompagner et assurer un retour d’information constructif | Assure l’accompagnement de collègues travaillant dans le même domaine d’activité. | |||
| Adopter et prôner une attitude volontariste | Surveille les progrès accomplis dans la réalisation des objectifs et communique régulièrement ces informations à son ou sa responsable hiérarchique. | |||
|
Encourager l’innovation et les solutions
créatives |
Recherche le moyen de faire preuve de toujours plus d’efficience et de rigueur dans son domaine d’activité et communique de nouvelles méthodes de travail à ses collègues. | ||
| Donner la priorité à l’obtention de résultats | Axe ses efforts sur l’obtention des résultats et suit l’évolution des taux d’achèvement des tâches qui lui sont imparties, afin de trouver des moyens de gagner en efficience. | |||
| Prendre des engagements et s’y
tenir |
Assume la responsabilité des tâches qui lui sont imparties et informe le ou la responsable hiérarchique dès que possible des éventuels retards par rapport au calendrier fixé et aux engagements pris. | |||
| Savoir prendre des décisions | Décide de manière autonome des mesures à prendre lorsqu’il ou elle a un choix difficile à faire sur son lieu de travail ou dans des situations dangereuses sur le terrain. | |||
|
Relier et faire travailler
ensemble les unités du PAM |
Propose des possibilités de partenariat avec d’autres unités à son ou sa responsable hiérarchique. | ||
| Bâtir de solides partenariats avec des acteurs extérieurs | Recherche des possibilités de collaboration avec des collègues et des partenaires sur le terrain pour atteindre des objectifs communs. | |||
| Faire preuve de souplesse et d’adaptabilité sur le plan politique | Apprend à reconnaître la valeur des équipes et des partenaires extérieurs du PAM pour la réalisation des buts et objectifs de l’équipe. |
COMPÉTENCES FONCTIONNELLES:
| Compétence | Description de la conduite attendue au niveau d’aptitude requis |
| Gestion et optimisation de la chaîne d’approvisionnement | Se montre capable de superviser les opérations liées à la chaîne d’approvisionnement et d’en rendre compte, de façon à permettre aux équipes d’évaluer de manière efficiente la performance et la pérennité des réseaux actuels. |
| Planification, gestion de projet et gestion des ressources | Soutient les efforts déployés par son équipe en matière de planification, de prévision et de gestion des ressources, en collectant des données issues de diverses sources. |
| Gestion des informations et établissement des rapports | Rassemble des informations et des données fiables en temps voulu pour permettre la prise de décisions en connaissance de cause sur l’établissement des rapports au sein de l’unité considérée et, par voie de conséquence, de l’ensemble de la communauté d’aide humanitaire. |
| Analyse des marchés, gestion des contrats et exécution opérationnelle | Aptitude à recueillir et à regrouper les informations permettant au PAM de prendre des décisions liées aux opérations en connaissance de cause. |
| Gestion des entrepôts et des stocks | Se montre capable d’appliquer les procédures d’entreposage et des orientations normatives pour gérer l’entrepôt du PAM, gérer les stocks efficacement à l’aide des systèmes internes et limiter les pertes. |
| Assistance technique et coordination | Fait la preuve qu’il ou elle est conscient(e) de l’importance de l’assistance technique et de la coordination avec les parties prenantes clés et qu’il ou elle peut mener des activités logistiques, en respectant les mandats de chacun et les priorités définies dans les programmes. |
EXPÉRIENCE SOUHAITÉE:
- Expérience de 4 ans dans le domaine de la Chaine d’approvisionnement dont au moins 3 dans la gestion de stock ou d’entrepôt
- Expérience de l’utilisation des bases de données et de la génération de rapports périodiques.
- Expérience de la gestion d’entrepôts contenant des articles alimentaires et non alimentaires.
- Expérience de la gestion des stocks.
- Expérience du traitement des factures.
NIVEAU D’ÉTUDES MINIMAL REQUIS :
Formation: Achèvement des études secondaires. Un certificat d’études post-secondaires dans le domaine fonctionnel considéré .
Connaissances linguistiques: Maîtrise du Français et de la langue du lieu d’affectation.
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