Contexte

La Croix-Rouge française développe depuis 2000 un programme régional de Gestion des Risques de Catastrophes (GRC) à partir de la “Plate-forme d’Intervention Régionale de l’Océan Indien” (PIROI : http: //piroi.croix-rouge .fr ) basé sur l’île de La Réunion. En coordination étroite avec les composantes internationales de la Croix-Rouge et les Sociétés Nationales de l’Océan Indien (SNOI) membres de la PIROI (Comores, Madagascar, Seychelles, Maurice, France – Réunion/Mayotte, Mozambique, Tanzanie), elle vise à réduire l’impact des catastrophes naturelles et sanitaires et les effets du changement climatique sur les populations de la zone sud-ouest de l’océan Indien.

Pour y parvenir, le cadre stratégique inclut les trois objectifs stratégiques suivants :

• « Promouvoir l’intégration de la gestion des risques de catastrophes naturelles et sanitaires au sein des politiques nationales des pays du sud-ouest de l’océan Indien, dans un contexte de changement climatique. » Il s’agit de mobiliser les acteurs de la gestion des risques de catastrophes, afin de favoriser une coordination des stratégies et des actions. Cela passe par des actions de plaidoyer, le développement de partenariats et la mise en réseau.
• « Renforcer la résilience des populations du sud-ouest de l’océan indien face aux risques de catastrophes naturelles et sanitaires et aux conséquences du changement climatique. » Il est primordial de travailler au niveau communautaire afin de préparer la population, première actrice de la réponse aux catastrophes. La mise en œuvre de cet objectif se traduit par des programmes de réduction des risques de catastrophes au niveau communautaire, qui inclut notamment des actions de sensibilisation et d’éducation.
• « Répondre efficacement aux catastrophes naturelles et sanitaires en s’appuyant sur des moyens humains et matériels adaptés ». Il s’agit de poursuivre et d’amplifier les activités de préparation aux catastrophes en partenariat avec les sociétés nationales membres de la plateforme. Ces actions vont de l’élaboration de plans de contingence à la formation de ressources humaines et au prépositionnement de matériel de secours.

A ces trois objectifs s’ajoute un objectif transversal : « Renforcer les capacités des acteurs de la zone sud-ouest de l’océan Indien par l’implantation d’un centre régional d’expertise, de formation et d’innovation dédié à la gestion des risques et au changement climatique, le PIROI Center ». En effet, la PIROI, souhaitant capitaliser sur ses 25 années d’expérience, est en train de créer un centre de ressources, de formation et d’innovation dédié spécialisé sur la gestion des risques et à l’adaptation au changement climatique dans la zone . Ce poste s’inscrit dans cette dynamique de renforcement de la fonction support inhérente au fonctionnement du PIROI Center.

Placé(e) sous la responsabilité de l’adjoint coordinateur logistique, le/la chargé/e des achats et moyens généraux participe à l’exécution de l’ensemble des tâches décrites ci-dessous, il/elle se conforme aux lignes directrices de la Croix-Rouge française et collabore avec les partenaires de la PIROI pour la mise en œuvre des activités.

Descriptif général du poste :

L’objectif général du poste est de permettre le bon fonctionnement quotidien de la fonction support dans une démarche constante d’optimisation de la qualité, des coûts et des délais. Placé/e sous la responsabilité de l’adjoint/e coordinateur logistique, il/elle aura pour objectifs :

• Objectif 1 : Assurer la gestion des achats placés sous sa responsabilité
• Objectif 2 : Assurer le bon fonctionnement des moyens généraux du Centre PIROI
• Objectif 3 : Assurer le bon état des équipements opérationnels
• Objectif 4 – Apporter un appui logistique à l’ensemble des programmes CRF

Descriptif des tâches / Responsabilités :

Objectif 1 – Assurer la gestion des dossiers d’achats placés sous sa responsabilité

• Connaître et appliquer les procédures d’achat CRf et autres procédures en vigueur dans son domaine d’activité
• Apporter l’appui nécessaire aux demandeurs (procédures d’achats, rédaction de CCTP, délais…) et les informer de l’état du processus d’achat
• Analyser le contexte commercial (sourcing), rencontrer et maintenir de bonnes relations avec les fournisseurs
• Procéder aux mises en concurrence puis aux passations de marché qui lui sont attribuées en maintenant de bonnes relations avec les fournisseurs jusqu’à la réception des commandes (contrôles qualitatifs et quantitatifs, WB et GRN) et vérification des éléments de facturation
• Assurer la mise à jour des outils de suivi des achats et fournisseurs
• S’assurer de la complétude de tous les dossiers liés à la gestion des achats et de leur archivage (physique et numérique)

Objectif 2 – Assurer le bon fonctionnement des moyens généraux du PIROI Centre dans une démarche constante d’optimisation

• Connaître et appliquer les procédures logistiques CRf et autres procédures en vigueur dans son domaine d’activité
• Identifier les besoins et proposer des solutions ou des techniques d’optimisations
• Assure la gestion de stock courant (papeteries, consommable bureautique et informatiques, mobiliers, clés…) par les inventaires, le rangement, l’entretien, l’avertissement ou le tri nécessaire
• Assurer le suivi du site (bureau, espaces communs, salle de réunion, entrepôt, parking etc…), des contrôles et des certifications réglementaires, et le suivi technique et contractuel avec les prestataires (maintenance, nettoyage, sécurité, artisans travaux de réparation, électricité, copieurs etc.…)
• Assurer la mise à disposition de postes de travail fonctionnels pour les employés de la PIROI, appuyer à l’organisation de l’espace, emménagement/déménagement
• Suivre et mettre à jour le Plan de maintenance annuel du bâtiment et des équipements ainsi que son budget
• Réaliser des opérations de maintenances et travaux selon les besoins dans divers corps de métiers (maintenance préventive et curative, réglage, remplacement, montage de pièces simples)
• Assurer la bonne mise en application des règles et normes de sécurité (Mise à jour du registre de sécurité, veiller à la sécurité des personnes dans l’entrepôt, conformité des extincteurs, équipements roulants et circuits électriques, portes…)
• Centraliser les demandes de réservation et préparation de la salle de réunion/formation
• Assurer le classement et l’archivage des documents relatifs à la gestion des moyens généraux

Objectif 3 – Assurer le bon état opérationnel des équipements

• Assurer la maintenance préventive et curative des véhicules et garantir leur conformité avec la législation (assurance, contrôle technique, carte grise…) et planifier la mise à disposition des véhicules
• Assurer le bon fonctionnement, la mise à disposition et le suivi des équipements de travail (sauvegardes des données numériques, entretien/renouvellement des équipements, mise à disposition auprès du personnel, donations…)
• Garantir la maintenance des équipements de la salle opérationnelle (CCO) et procéder à son activation/désactivation durant la saison cyclonique, conformément au DROP (Dispositif de Réponse Opérationnelle PIROI)

Objectif 4 – Apporter un appui logistique à l’ensemble des programmes CRF

• En lien avec les autres départements de la PIROI, appuyer à l’organisation logistique des évènements, ateliers, formations et/ou réunions : déplacements des participants et du matériel, hébergement et repas des participants, préparation des sites ou des salles de formation, mise à disposition d’équipements et de matériel nécessaires (chargement, déchargement, branchement)
• Participer à l’organisation logistique des exercices pratiques et SimEx
• Appui ponctuel administratif divers (impression, classement, accueil)

Selon les besoins, le chargé des achats et moyens généraux sera amené(e) à apporter un appui ponctuel sur d’autres activités du programme PIROI y compris les réponses aux catastrophes.

Liens hiérarchiques :

• Sous la responsabilité de l’adjoint coordinateur logistique (N+1)

Liens fonctionnels :

• Travaille en étroite collaboration avec les différents services opérationnels et supports de la PIROI

Compétences et connaissances requises

• Compétences appréciées en mécanique, électricité, bâtiment, et/ou télécommunication
• Maîtrise de l’informatique (Google Suite, Excel, Serveur etc…)
• Habilitation électrique, conduite de gerbeur et travail en hauteur appréciées
• Capacités d’adaptation avérées
• Capacités à travailler en équipe et bonne aptitude pour la communication orale et écrite en français
• Intérêt pour l’humanitaire – Connaissance du Mouvement Croix-Rouge apprécié

Exigences du poste

• Rigoureux (se), autonome, organisé(e) et proactif dans les propositions d’actions
• Aptitude à gérer un volume de travail important y compris dans un contexte d’urgence
• Bonne capacité d’analyse et de synthèse

Formations et Expériences

• Formation supérieure en logistique (Bac +2/3), ou spécialisée dans la gestion de moyens généraux
• Expérience professionnelle de plus de deux ans dans la logistique ou les moyens généraux expérimentés
• Permis B requis

Conditions et rémunération

• 39h hebdomadaires (travail soirs et week-end récupérés)
• Rémunération mensuelle brute mensuelle : selon convention collective,

+ Prime de fin d’année de 1/12ème de la rémunération brute de base

+ Mutuelle prise en charge à hauteur de 50% par l’employeur