Secteur de tutelle : Secteur de l’administration et du management (ADM)

Lieu d’affectation: Yaounde

Catégorie d’emplois: Administration

Type de contrat : Personnel non permanent

Grade : SB3

Durée du contrat : 1 année (possibilité d’extension en fonction de la disponibilité des fonds et des évaluations des performances)

Recrutement ouvert à : Candidats internes et externes

Clôture des candidatures (minuit heure de Paris) : 27 Septembre 2023

Valeurs fondamentales de l’UNESCO : Engagement envers l’Organisation, intégrité, respect de la diversité, professionnalisme

Seuls les candidats autorisés à travailler au Cameroun peuvent postuler à ce poste

RESUME DES FONCTIONS DU POSTE

Dans le but d’assurer une gestion efficace des programmes et projets mis en œuvre par l’UNESCO et assurer la présence, le positionnement et une meilleure visibilité de l’Organisation et de ses actions au Cameroun, il est prévu le recrutement d’un(e) Procurement Assistant(e) qui sera basé(e) au Bureau régional de l’UNESCO pour l’Afrique centrale à Yaoundé.

Sous l’autorité du Directeur du Bureau régional multisectoriel pour l’Afrique centrale à Yaoundé, la supervision directe de l’Administrateur et le Procurement Officer du Bureau de Yaoundé, le (la) Procurement Assistant(e) apportera de l’appui en matière d’achat et d’approvisionnement selon les domaines (produits, services, travaux, prestations, services généraux…). A cet effet, il(elle) sera chargé(e) de :

• Assister à la collecte des informations pertinentes et actualisées pour l’élaboration des contrats d’achat pour le compte du Bureau ainsi que pour l’évaluation des offres, la gestion des contrats, des offres et des fournisseurs dans le respect des obligations contractuelles, des considérations légales, des normes et procédures de l’Organisation;

• Assister à la préparation/vérification des cahiers de charge, préparation des demandes de cotations, des invitations à soumissionner, des demandes de propositions, à l’évaluation des offres, aux négociations avec les fournisseurs et au montage des dossiers à soumettre au Procurement Officer/ l’Administrateur/Comité de la passation des marchés, le cas échéant;

• Assister dans l’exécution de la mise en œuvre des stratégies d’achats, y compris l’application de logiciels d’achat en ligne (e-procurement), en mettant l’accent sur les outils de gestion, la mise à jour des bases de données contenant entre autres la liste actualisée des fournisseurs et l’évaluation de la performance de ces derniers ; inscrire les nouveaux fournisseurs dans le système et maintenir l’exactitude des données concernant les fournisseurs existants;

• Assister aux analyses et gestion des demandes, en consultation avec les Chargés de Programme pour assurer la clarté et l’exactitude des données entrées dans le système financier de l’Organisation, les caractéristiques, la qualité des produits, les conditions et date de livraison;

• Assister dans le traitement et l’édition des bons de commande ; dans la revue et le traitement des factures en liaison avec le staff du Programme ou des Opérations et/ou le fournisseur impliqué, pour résoudre tout problème éventuel;

• Assister dans le suivi de toute question liée aux achats et y apporter des réponses (questions soulevées par le siège, tout partenaire ou fournisseur, etc. directement impliqués ou non);

• Assister le suivi, en collaboration avec le Procurement Officer/l’Administrateur, la capacité des fournisseurs à livrer à temps et dans la limite acceptable au plan de mise en œuvre; Assister dans la recherche de nouveaux fournisseurs et produits le cas échéant; Contribuer à l’élaboration et l’application des stratégies d’économie et de réduction de coût ;

• Préparer les demandes d’exonérations de TVA et les dossiers de dédouanement et faire le suivi de ces dossiers.

Toute activité supplémentaire requise pour assurer le succès du travail de l’équipe.

COMPETENCES (Fondamentales / Managériales)

QUALIFICATIONS REQUISES

Education

• Être titulaire d’un diplôme universitaire de niveau Licence en Passation des Marchés, en Sciences et Techniques Economiques, Comptables et Financières, Gestion et administration publiques ou équivalent.

Expérience Professionnelle

• Justifier d’une expérience professionnelle pertinente minimum de trois (3) ans dans le domaine des achats, de la logistique ou d’une expérience similaire.

Savoir-faire et compétences

• Très bonne connaissance d’un des systèmes d’ERP (SAP, Oracle …) ;
• Être familier avec les logiciels courants de bureau (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, etc.) ;
• Aptitude à prendre des initiatives pour s’acquitter des tâches qui lui sont assignées; devra être capable d’identifier des solutions alternatives dans le contexte des directives et procédures internes, utiliser les procédures appropriées et prendre les décisions appropriées. L’exactitude de l’information administrative, budgétaire, financière et des ressources humaines est essentielle ;
• Aptitudes à établir des priorités et de planifier, coordonner et suivre son propre plan de travail ;
• Aptitude à proposer de nouvelles manières d’atteindre les objectifs de travail; développer de manière proactive des solutions efficaces aux problèmes dans son propre domaine d’expertise ;
• Bonnes compétences interpersonnelles; aptitude à travailler dans un environnement multiculturel avec sensibilité et respect de la diversité ;
• Aptitude à écrire de manière claire et concise et à communiquer avec efficacité ;
• Volonté de se tenir au courant des nouveaux développements dans le domaine de l’administration, du budget, et des finances;
• Aptitude à assumer la responsabilité de sa propre performance; reconnaître le potentiel de dilemmes éthiques et demander conseil pour les résoudre; respecter et travailler de manière productive avec tous les individus, indépendamment de leur sexe, de leur origine nationale et culturelle; agir conformément aux procédures et aux politiques établies ;
• Avoir une bonne aptitude à travailler en équipe et sous pression.

Langues

• Excellente maîtrise du français et/ou de l’anglais et une bonne connaissance de l’autre langue.

QUALIFICATIONS SOUHAITEES

Expérience Professionnelle

• Expérience antérieure au sein du système des Nations Unies et particulièrement au sein de l’UNESCO serait un atout ;
• Expérience pratique dans les environnements financiers des Nations Unies ou des ONG.

Savoir-faire et compétences

• Compétences informatiques avancées, notamment pour l’utilisation des logiciels Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) ;
• Connaissance intermédiaire des logiciels financiers (ERP).
• Bonne connaissance des règles et procédures de l’Organisation ;
• Connaissance des instruments normatifs et des programmes de l’UNESCO ;
• Excellentes capacités d’écoute et d’encadrement ;

Langues

Connaissance d’une autre langue officielle de l’UNESCO (Arabe, chinois, espagnol, russe) serait un atout.

PROCESSUS DE SÉLECTION ET DE RECRUTEMENT