Antecedentes

La Coordinación de Compras es responsable de realizar la coordinación general e implementación de rutinas, sistemas y procedimientos de Compras. Este rol debe coordinar la planificación y gestión operativa en las compras, incluida la adhesión total del capítulo de compras del Manual de logística a cada contexto en Colombia, Ecuador y Panamá. Además, la Coordinación de Compras tiene la responsabilidad de actuar como punto focal con la oficina central en la implementación y puesta en marcha del módulo de Compras de UNIT4 y como línea técnica en las rutinas diarias y la configuración del sistema. La titular de este cargo tendrá la responsabilidad de gestión del personal de facturación.

1. Función y Responsabilidades

El propósito del coordinador de equipo de logística (compras) es asegurar el cumplimiento de los SOP adaptados para la operación, de manera eficaz.

Responsabilidades Generales:

1. Asegurar el cumplimiento de las políticas, herramientas, manuales SOPs y directrices del NRC y requisitos del donante/auditor por medio de gestión de capacitaciones y soporte técnico tanto a personal directo de la unidad de logística (compras) como al Staff en general de NRC, acerca de los procesos de compras y contratación.
2. Velar por la implementación de los sistemas y procedimientos logísticos de NRC para Colombia, Ecuador y Panamá en lo correspondiente a Compras.
3. Coordinar oportunamente la planificación operativa y la gestión de compras entre los responsables locales en áreas y países y los equipos de programa.
4. Asegurar la correcta presentación de todos los documentos de soporte y el archivo adecuado de los documentos
5. Asegurar la implementación de la política de Anticorrupción y Antiterrorismo en los procedimientos y capacitaciones bajo su responsabilidad y proporcionar un enfoque anticorrupción, transparencia y costo eficiencia en todos los procesos.
6. Coordinar la evaluación del mercado dentro del alcance y la solicitud de los equipos de programas / proyectos.
7. Seguimiento, consolidación y análisis de los reportes mensuales de la unidad de logística (compras)
8. Asegurar las negociaciones de índole nacional requeridas para la gestión oportuna de requerimientos estándar y recurrentes en la organización y generar seguimiento al desarrollo de las negociaciones locales requeridas para la gestión oportuna de requerimientos estándar y recurrentes en el área.
9. Promover procesos agiles enmarcados dentro del cumplimiento de las normas y estándares globales.
10. Asegurar sistemas de control interno que permitan identificar oportunamente desafíos y generar planes de acción para trabajar en estos.

Responsabilidades Específicas: 

1. Mantener unificadas y actualizadas la Base de datos de la logística entre otras la Base de Datos de proveedores (SDB) de cada país, la Base de Datos de Contratos, Waivers e investigación de antecedentes.
2. Supervisión de personal de logística, incluida la gestión de la contratación y el desempeño para el área delegada
3. Responsable de la revisión de Calidad de Procedimientos de compra y contratación en áreas y países incluyendo la revisión sin aviso en la Verification Sheet de las oficinas.
4. Proporcionar aportes sobre el apoyo operativo al plan de tarea conjunta de Logística de Áreas, y coordinar y alinear el apoyo operacional en temas de compras con los planes del programa desde la oficina de País con los responsables en las áreas.
5. Responsable de la línea técnica que permita mantener actualizado el Seguimiento de Compras o la PTS (Hoja de Seguimiento de Compras) de todas las oficinas en Colombia, Ecuador y Panamá.
6. Mantener actualizados los reportes de Planes de Compra y gestión periódica de la operación y enviar retroalimentación oportuna en coordinación con la gerencia de logística a todas las oficinas en Colombia, Ecuador y Panamá.  Mantener actualizados los Anexos y herramientas de Compras en el sitio de herramientas de la logística del NRC en Colombia, Ecuador y Panamá.
7. Responsable y punto focal del Enrolamiento en el módulo de Compras de UNIT4 para las áreas y los países de la operación de Colombia, Ecuador y Panamá.
8. En coordinación con la Gerencia de Logística responsable de la actualización del Plan de Compras de país (CPP) y del seguimiento mensual de los planes de compra de las áreas.
9. Apoyar el seguimiento de KPIs (Key Performance Indicators) en los procesos de compra y proponer mejoras en pro de la eficiencia y los tiempos de respuesta.
10. Apoyar a la Gerencia de Logística, en el diseño y/o socialización de SOPs (Procedimientos Operativos Estándar).
11. Apoyar la Gerencia de Logística en la atención de auditorías en lo referente a Compras.
12. Apoyar a las gerencias de programas en la presentación de informes a Donantes en lo que corresponde a la gestión logística.
13. Participar y contribuir activamente en las reuniones de planificación y seguimiento de nuevos proyectos. (Project Planning Meetings, Grant Opening Meetings, etc.)
14. Proporcionar a los programas información del catálogo de Bienes y servicios para el presupuesto de proyectos (por ejemplo, los precios de los artículos que se compran de acuerdo con estudios de mercado)
15. Iniciar y mantener Contratos Marco o de Largo Plazo para bienes o servicios de acuerdo con los lineamientos de contratación del Manual de Logística del NRC.
16. Las demás tareas asignadas por el supervisor en el cumplimiento de los objetivos del cargo.

Competencias profesionales generales: 

1. Experiencia de trabajo en funciones de logística en contextos de ayuda humanitaria.
2. Experiencia previa de trabajo en contextos complejos y cambiantes.
3. Experiencia comprobable relacionada con las responsabilidades del cargo.
4. Conocimiento sobre las propias habilidades / perfil de liderazgo
5. Manejo fluido del inglés verbal y escrito
6. Licencia de conducir válida

Habilidades específicas, conocimientos y experiencia del contexto: 

1. Profesional en Administración de Empresas, Negocios Internacionales, o similares. Es deseable para esta posición los estudios de posgrado en analítica de datos, gestión de proyectos, negocios internacionales o gestión de la cadena de abastecimientos.
2. Mínimo 3 años de experiencia comprobada en una responsabilidad similar.
3. Conocimientos sólidos en Gestión de Abastecimientos – Cadenas de Suministro.
4. Conocimientos en Gestión de transporte de mercaderías a nivel nacional e internacional.
5. Conocimiento proficiente de utilidades ofimáticas MS Office (Word, Excel, Power Point, Outlook) y experiencia en manejo de software ERP.