1. Activités d’achats de biens et de services

• S’assurer que les opérations d’achats de la réquisition à la passation de la commande soient effectuées de la façon la plus efficience possible et selon les politiques de Plan International Haïti, notamment en ce qui a trait aux autorisations et aux consultations avec les services techniques ;
• Recevoir /traiter toutes les demandes d’achats ;
• Optimiser le temps de traitement des requêtes ;
• Organiser les séances d’appel d’offre (lancement, ouverture) conformément aux Termes de Référence ;
• Donner le feedback régulier sur l’état d’avancement des commandes ;
• Enregistrer les fournisseurs et saisir les transactions d’achat dans le système ;
• S’assurer que les fournisseurs sont payés à temps ;
• Aider à l’élaboration des outils nécessaires pour la bonne marche de la section ;
• Aider à faire évoluer les politiques et pratiques d’achat (plan d’achat) au niveau des Unités de Programme (PU);
• S’assurer que les achats prévus dans les plans d’achat parviennent à temps;
• Participer activement au processus d’évaluation semestrielle des prix.

2. Performance des fournisseurs

• Mesurer la performance des fournisseurs ;
• Prendre les mesures qui s’imposent en cas de détérioration du service fourni ;
• Identifier de nouveaux fournisseurs lors de la révision de la base de données ;
• S’assurer de l’actualisation de la liste des fournisseurs et de prix de Plan International Haïti ;
• Prendre connaissance de leurs projets d’expansion ou de diversification notamment et aussi des évolutions de produits ;
• Etre à la recherche d’éventuels changements sur le marché haïtien ;
• Proposer des changements sur la liste des fournisseurs en cas de besoin ;
• Tenir une réunion annuelle avec les fournisseurs, pour la bonne marche de la section.

3. Maintenir un système de classement de tous les dossiers relatifs aux achats

• Classer tous les documents d’achats allant de la réquisition jusqu’à la livraison ;
• Classer tous les documents d’appel d’offres;
• S’assurer de la documentation complète de tous les achats et les rendre disponible lors des vérifications d’audit.

4. Assurer le paiement des fournisseurs/créditeurs

• Assurer le suivi des factures et préparer les demandes de paiement ;
• Vérifier mensuellement les comptes des fournisseurs à crédit et s’assurer que les paiements soient faits de manière systématique et spontanée.

5. Responsabilités par rapport à la protection des enfants

• S’assurer que les contrats et protocoles ou MoU avec des consultants, des partenaires contiennent les normes minimales en matière de respect des droits des enfants à la protection contre la violence.
• Faciliter la compréhension de faire un relevé des partenaires clés et d’organiser des séances de travail pour leurs représentants, interfaces et sous-traitants.
• Exiger un feed-back de ses supervisés concernant les partenaires et leurs comportements vis-à-vis des enfants tout en se basant sur une évaluation post-contrat, en collaboration avec le Child Protection Advisor.
• Réaliser à intervalles réguliers des séances de rappel, avec le support du Child Protection Advisor, pour son staff afin que ces derniers puissent être plus sensibles aux questions relatives à la protection des enfants.
• Signaler à l’équipe/comité ou à la personne responsable de gérer les plaintes toute allégation, faits avérés ou inquiétude relevant de la mise en œuvre de la Politique de Protection de l’Enfant.
• S’assurer de monter des comportements dignes des valeurs de Plan International en matière de sauvegarde des enfants 7/7 et 24/24.
• Faciliter les suivis de contrôle d’audit en matière de sauvegarde en mettant le staff sous sa supervision à la disposition de points focaux internes et externes pour compléter les processus y relatifs.
• S’assurer que chacun-e de ses employé-e-s comprenne la nécessité de considérer les 18-24 ans parmi les catégories d’individus avec qui ils/elles ne peuvent entretenir des relations d’ordre amoureux et autres violant les normes minimales de la Politique de sauvegarde.
• Appuyer dans la mesure du possible les actions visant la participation des communautés (familles, enfants parrainés ou non impliqués dans nos activités) dans le cadre des processus de révision ou de mise en place de politique de sauvegarde des enfants et des jeunes.

6. Responsabilités par rapport au genre

• Faire en sorte qu’une liste de fournisseurs féminins soit disponible (Procurement) ;
• S’assurer que l’espace physique du bureau soit un espace accueillant tant pour les femmes que pour les hommes ;
• S’assurer que le choix d’espace pour les activités de formation, rencontres et autres activités similaires tienne compte des besoins sexospécifiques des garçons et des filles, des femmes et des hommes, ainsi que des normes d’accessibilité ;
• Organiser de concert avec les conseillers techniques genre et droits de l’enfant des sessions de formation sur le genre et la protection des enfants à l’intention des chauffeurs ;
• Signaler à qui de droit toute allégation ou suspicion d’agression ou de harcèlement sexuel au sein de l’organisation ;
• Maintenir une communication ouverte avec les collègues en évitant tout langage et/ou attitude susceptible d’être interprétés comme étant sexistes ou défavorables au personnel féminin de l’organisation.

7. Responsabilités en situation d’urgence

• Etre disponible pour l’organisation en situation d’urgence ;
• Prendre Connaissance de son rôle et ses responsabilités dans le Disaster Preparedness Plan (DPP) à chaque niveau d’alerte et s’y adhérer.

8. Autres Responsabilités

• S’assurer que les activités entreprises au nom de Plan International-Haïti au niveau externe ou interne sont exécutées en conformité avec les buts de l’organisation et avec les politiques et procédures de Plan International-Haïti ;
• Exécuter toutes autres tâches assignées par le Country Director, superviseur direct ou leur délégué ;
• Veiller à ce que les politiques mondiales de Plan International pour la sauvegarde des enfants et des jeunes et celles sur l’égalité des sexes et l’inclusion soient pleinement intégrées conformément aux principes et aux exigences de la politique, y compris les normes et directives de mise en œuvre applicables à leur domaine de responsabilité. Cela comprend, mais sans s’y limiter, de s’assurer que le personnel et les associés connaissent et comprennent leurs responsabilités en vertu de ces politiques et du Code de conduite de Plan International, leur pertinence dans leur domaine de travail, et que les préoccupations sont signalées et gérées conformément avec les procédures appropriées.

Connaissances

• Diplôme universitaire en Gestion ou comptabilité ;
• Trois (3) années d’expérience dans un poste similaire ;
• Expérience dans le domaine des achats et du dédouanement ;
• Connaissances approfondies de l’approvisionnement ;
• Très bonne connaissance des logiciels suivants : Excel, Word, Access et Power Point ;
• Excellente capacité de communication orale et écrite Français et Créole, l’Anglais un atout
• Pouvoir travailler en équipe et sous pression ;
• Pouvoir gérer et coordonner multiples tâches ;
• Savoir déterminer et communiquer les priorités ;
• Communiquer avec les clients ;
• Démontrer un sens de l’initiative et de pro activité ;
• Savoir entretenir de bonnes relations avec des personnes internes et externes ;
• Faire preuve d’intégrité ;
• Montrer du dynamisme ;
• Avoir une bonne capacité de prendre des décisions ;
• Avoir une forte capacité d’analyse ;
• Avoir un sens pratique ;
• Etre bien organisé et méthodique.