Background

La diversité, l’équité et l’inclusion sont des principes fondamentaux du PNUD : nous valorisons la diversité en tant qu’expression de la multiplicité des nations et des cultures dans lesquelles nous opérons, nous encourageons l’inclusion en tant que moyen de garantir que l’ensemble du personnel est en mesure de contribuer à notre mission, et nous garantissons l’équité et la justice dans toutes nos actions. Adopter une approche “ne laisser personne de côté” dans nos efforts de diversité signifie augmenter la représentation des populations mal desservies. Les personnes qui s’identifient comme appartenant à des populations marginalisées ou exclues sont vivement encouragées à poser leur candidature. En savoir plus sur le travail au PNUD, y compris sur nos valeurs et nos histoires inspirantes. 

Le PNUD ne tolère pas l’exploitation et les abus sexuels, ni aucun type de harcèlement, y compris le harcèlement sexuel, ni la discrimination. Tous les candidats sélectionnés feront donc l’objet d’une vérification rigoureuse de leurs références et de leurs antécédents.

Le Programme des Nations Unies pour le développement (PNUD) est l’organisation de référence en matière de connaissances pour le développement durable au sein du système de développement des Nations unies et sert d’intégrateur pour l’action collective visant à réaliser les objectifs de développement durable (ODD). Le travail politique du PNUD, effectué au niveau du siège, des bureaux régionaux et des bureaux de pays, forme un spectre contigu de connaissances locales approfondies à des perspectives mondiales de pointe et à des activités de plaidoyer ». Dans ce contexte, le PNUD investit dans le Global Policy Network (GPN), un réseau d’expertise technique mondiale et de terrain couvrant un large éventail de domaines de connaissances et soutenant les solutions de signature et les capacités organisationnelles envisagées dans le plan stratégique. Pour renforcer son équipe de programme Gouvernance, le PNUD Togo, recrute un(e) associé(e) au programme.

La présente description de poste est une réponse directe à l’amélioration du modèle d’entreprise du PNUD au Togo. Elle envisage un renforcement de la structure du portefeuille gouvernance du bureau adaptée aux besoins actuels et futurs du pays, étayant son offre de conseils et de programmes tout en apportant un soutien solide à la mise en œuvre et une réponse aux besoins programmatiques exigés par les enjeux pour l’efficacité de ses opérations et pour stimuler sa capacité réelle et ses aptitudes à mobiliser les ressources. Elle favorise enfin une approche plus collaborative du travail au sein du bureau et avec les partenaires extérieurs.

L’Unité de programme s’efforce de soutenir la réalisation des objectifs stratégiques du PNUD pour créer un monde où les gens et la planète prospèrent ensemble, et d’aider le bureau de pays à agir avec ambition et envergure pour résoudre les problèmes urgents auxquels le pays est confronté ainsi que la détérioration des conditions climatiques mondiales. Le personnel du programme aide le bureau de pays à formuler et à mettre en œuvre des stratégies de programme qui vont au-delà de la résolution des problèmes de développement immédiats pour créer des changements systémiques intelligents et intégrés futurs en matière de résilience et de renforcement des capacités au sein du pays.

Duties and Responsibilities

Sous l’autorité de la Représentante résidente adjointe et sous la supervision directe du Chargé de Programme/Gouvernance, l’Associé(e) de programme assure la mise en œuvre efficace du programme gouvernance en collectant et en gérant les données. Il/elle appuie la conception, la planification et la gestion du programme de pays. Il/elle est également responsable des tâches administratives et du suivi des projets du programme gouvernance. L’Associé(e) de programme favorise une approche axée sur le client, conformément aux règles et réglementations du PNUD.

L’Associé(e) de programme peut superviser le personnel d’appui de l’unité du programme. Il/elle travaille en étroite collaboration avec l’équipe des opérations, de l’unité d’appui à la gestion du programme (PMSU), des programmes et des projets du Bureau Pays, des centres régionaux, du siège du PNUD, des agences des Nations Unies, les partenaires gouvernementaux ainsi que les spécialistes internes pour échanger des informations financières complexes liées au programme.

Le PNUD adopte une approche portefeuille pour répondre aux besoins changeants de l’organisation et exploiter les synergies entre les différentes interventions afin d’atteindre ses objectifs stratégiques. Par conséquent, le personnel du PNUD est attendu à travailler au sein d’unités, de fonctions, d’équipes et de projets dans des équipes pluridisciplinaires, ce qui favorise et renforce la collaboration horizontale.

1.)    Assurer une gestion et une mise en œuvre efficaces des stratégies et des politiques du programme en adaptant les processus et les procédures
•     Collecte, analyse et présentation de l’information pour la préparation du CCA, CCDD, CPD et application efficace des outils de gestion axée sur les résultats+ et élaboration des cibles de gestion
•     Présentation de l’information pour la formulation du programme pays, draft des documents de projets, plans de travail, budgets, propositions sur les modalités de mise en œuvre.
2.)    Apporter un appui à la gestion des projets du pilier Gouvernance à travers la réalisation des tâches suivantes :

•     Appuyer à la formulation de programmes et de projets dans Quantum, l’élaboration des plans de travail, le lancement d’un projet, la saisie du projet dans l’ERP et la préparation et des révisions budgétaires requises ;
•     Fournir des conseils quotidiens aux partenaires de mise en œuvre, sur la mise en œuvre des projets et suivre l’utilisation des ressources financières. Contribuer à la gestion des solutions technologiques numériques dans la mise en œuvre du programme vers l’évolutivité et la durabilité conformément aux normes numériques du PNUD ;
•     Contribuer à la gestion efficace des données dans la mise en œuvre du programme, tout au long du cycle de vie des données. Assurer le suivi des indicateurs de performance/critères de réussite des programmes et des projets, des objectifs et des étapes, de la préparation des rapports et de la mise en œuvre des mécanismes et des outils de gestion axée sur les résultats de l’organisation ;
•     Identifier les goulots d’étranglement liés au programme et proposer des solutions ;
•     Préparer les audits externes et internes des programmes/projets et appuyer la mise en œuvre des recommandations d’audit ;
•     Fournir un appui à l’unité du programme en maintenant le système de dépenses interne et en effectuant un examen d’assurance qualité des rapports financiers et des paiements, ce qui comprend le suivi avec d’autres unités et la prise de mesures correctives en temps opportun.

3.)    Apporter un appui administratif au chargé de programmes et gestionnaires de projets dans les domaines suivants :
•     Analyse des rapports financiers (CDR) des projets DIM/NIM, initiation de la création des fournisseurs dans UNALL, préparation des paiements sans Purchase Order pour les projets de développement ;
•     Suivi d’un système de contrôle interne des dépenses pour s’assurer que les paiements sont bien enregistrés et que les transactions sont correctement enregistrées et postées dans QUANTUM
•     Actions correctrices sur les paiements non postés, y compris les paiements erronés après vérification budgétaire ;
•     Création de réquisitions dans QUANTUM pour les acquisitions de biens et services, saisie des réceptions de biens dans QUANTUM (Receipt) ;
•     Vérification budgétaire pour les réquisitions, les Purchase Order et les paiements ;
•     Appui aux projets dans la mise en œuvre des activités des projets.
4.)    Contribuer à la mobilisation des ressources afin d’atteindre les résultats suivants :
•     Analyse de l’information sur les donateurs, préparation du profil des donateurs.
•     Suivi et rapportage sur les ressources mobilisées.
•     Revue des accords des contributions, gestion des contributions dansQuantum.
5.)    Faciliter le partage du savoir et le renforcement des connaissances à travers les actions suivantes :
•     Organisation des formations à l’attention du personnel des opérations/projets sur le programme et des partenaires de mise en œuvre ;
•     Synthèse des leçons apprises et des meilleures pratiques dans le programme ;
•     Contributions pertinentes aux réseaux du savoir et aux communautés de pratique ;
•     Préparation et organisation des réunions du portefeuille, rédaction et archivage des comptes rendus de réunion ;
•     Suivi de l’archivage électronique et physique de la documentation des projets, des documents corporate et autres.

Le/la titulaire exécute d’autres tâches relevant de son profil fonctionnel et jugées nécessaires au bon fonctionnement du Bureau et de l’Organisation.
Responsabilités en matière de supervision et de gestion : Peut superviser le personnel de soutien de l’unité de programme
Competencies

Required Skills and Experience

Education:

• L’enseignement secondaire est requis. OU

Un diplôme universitaire (Licence) en administration des affaires, administration publique, économie, sciences politiques, sciences sociales ou dans un domaine connexe sera dûment pris en considération, mais ce n’est pas une obligation.

Experience:

• Un minimum de 7 ans (avec un diplôme de fin d’études secondaires) ou de 4 ans (avec une licence) d’expérience professionnelle pertinente en matière d’administration/de gestion ou de programme, avec des responsabilités croissantes, est requis au niveau national et/ou international ;
• Expérience dans l’utilisation d’ordinateurs, de logiciels de bureautique (MS Word, Excel, etc.), de bases de données et de systèmes de gestion basés sur le web tels que ERP est requise ;
• Capacité prouvée à réviser et à éditer des documents, capacité à produire des rapports de réunion identifiant les actions clés ;
• Expérience pertinente dans la gestion des activités programmatiques est requise ;
• Expérience dans la gestion efficace des données, dans la mise en œuvre du programme, tout au long du cycle de vie des données est souhaitable ;
• Expérience dans le suivi des indicateurs de performance/critères de réussite des programmes et des projets, des objectifs et des étapes, de la préparation des rapports et de la mise en œuvre des mécanismes et des outils de gestion axée sur les résultats de l’organisation est souhaitable ;

Bonne connaissance des thématiques liées à la gouvernance démocratique, l’état de droit et consolidation de la paix est souhaitable.

• Excellente maîtrise du Français est requise
• Une bonne connaissance de l’Anglais est souhaitable.

Disclaimer

Le PNUD n’est pas en mesure de fournir des conseils ou de l’aide pour demander la nationalité américaine. Il est donc conseillé aux candidats de demander l’avis d’avocats compétents en matière d’immigration pour toute demande.

Informations sur le ROSTER des candidats du PNUD

Note : Le PNUD se réserve le droit de sélectionner un ou plusieurs candidats dans le cadre de cet avis de vacance de poste.  Nous pouvons également conserver les candidatures et prendre en considération les candidats qui postulent ce poste pour d’autres postes similaires au sein du PNUD, au même niveau hiérarchique et avec une description de poste, une expérience et des exigences en matière d’éducation similaires.

Non-discrimination

Le PNUD applique une politique de tolérance zéro à l’égard de l’exploitation et de l’inconduite sexuelles, du harcèlement sexuel et de l’abus de pouvoir. Tous les candidats sélectionnés feront donc l’objet d’une vérification rigoureuse de leurs références et de leurs antécédents, et devront adhérer à ces normes et principes.  

Le PNUD est un employeur qui prône l’égalité des chances et l’intégration et qui ne pratique aucune discrimination fondée sur la race, le sexe, l’identité sexuelle, la religion, la nationalité, l’origine ethnique, l’orientation sexuelle, le handicap, la grossesse, l’âge, la langue, l’origine sociale ou tout autre statut. 

Avertissement en cas d’escroquerie

Les Nations unies ne facturent aucun frais de candidature, de traitement, de formation, d’entretien, de test ou autre en rapport avec le processus de candidature ou de recrutement. Si vous recevez une sollicitation pour le paiement d’un droit, n’en tenez pas compte. En outre, veuillez noter que les emblèmes, les logos, les noms et les adresses sont facilement copiés et reproduits. Il vous est donc conseillé de faire preuve d’une grande prudence lorsque vous communiquez des informations personnelles sur le web.