ROLE PROFILE

RAISON D’ETRE DU POSTE

Supporter le département Administration dans la planification et la coordination des procédures administrative. Identifier les moyens de rationaliser des pratiques et processus tout en veillant au respect des mesures de contrôles appropriées, afin de réagir rapidement aux besoins des services demandeurs et produire les meilleurs résultats au profit des enfants et particulièrement les filles

dimensions du poste

Sous la supervision du CACM et en relation fonctionnelle avec le coordinateur logistique il (elle) assure les travaux de secrétariat au niveau du bureau, gère la petite caisse du Bureau National et organise les voyages pour l’extérieur

RESPONSABILITES

Soutien administratif général

• Gérer les appels entrants et effectuer des tâches administratives générales
• Ouvrir et distribuer, numériser et sauvegarder dans un système de classement électronique et (se préparer quotidiennement à attirer I tattention du CSCM) sur leur degré d’urgence.
• Utiliser un logiciel de traitement de texte tel qu’un fichier audio Microsoft Word et copiez des lettres à la machine Traiter les demandes de renseignements téléphoniques et électroniques en utilisant un système de messagerie électronique (par exemple, Microsoft Outlook)
• Photocopier et imprimer divers documents, parfois au nom d’autres collègues
• Organiser et stocker des documents, des informations informatiques, créer et gérer des systèmes de classement et autres systèmes de bureau v/ Tenir des agendas et organiser des rendez-vous
• Maintenir les fournitures de bureau et d’équipement au bureau en veillant à ce que tous les membres du département disposent de stocks suffisants.
• Accueillir les visiteurs au bureau de manière amicale, professionnelle et au besoin
• Développer et maintenir le système de classement manuel en s’assurant que les fichiers non thématiques sont archivés correctement pour s lassurer que les listes de fichiers sont à jour en permanence.
• Organiser et suivre le courrier (Arrivée et Départ) et les distribuer aux destinataires dans les délais ;
• Traiter la correspondance entrante et sortante et répondre aux demandes de renseignements, en les transmettant à d’autres membres du personnel, ailleurs dans Plan International ou à l’extérieur, selon le cas.
• Développer et maintenir un système efficace de gestion du courrier. Cela comprendra le suivi de l’avancement des requêtes découlant de la correspondance et s’assurera qu’elles parviennent à une conclusion satisfaisante et en temps voulu.
• Archiver les lettres de transmission (Arrivée et Départ) et par année fiscale pour le suivi de la traçabilité.

• Gérer la petite caisse du Bureau National conformément à la procédure de la gestion de petite caisse de Plan International guinée en vigueur
• S’assurer que la petite caisse est placée dans un endroit sécurisé en l’occurrence dans le coffre-fort après les opérations journalières.
• Recevoir à tout moment les contrôles périodiques par les superviseurs et des contrôles inopinés par les Département QA de Plan International.
• Réapprovisionner la caisse à temps afin d’éviter les ruptures de liquidité préjudiciable au bon fonctionnement du bureau
• Organisation des réunions, ateliers, évènements au niveau National
• Gestion de la Petite Caisse du Bureau National
• Faciliter l’organisation matérielle et logistique des rencontres et ateliers planifiés par le bureau. Il peut être nécessaire de rédiger ce livre pour réserver des salles de réunion et des installations de conférence en liaison avec le personnel d’autres départements et avec des contacts externes
• Planifiez et assistez à des réunions, créez des ordres du jour et rédigez des procès-verbaux
• Organisation des services de réunions (production des ordres du jour et prise de procès-verbaux)
• Organiser les voyages et l’hébergement du staff et des visiteurs internationaux Procéder aux réservations de billets d’avion conformément aux requêtes et assurer le suivi afin de répondre à toute modification éventuelle
• Organiser l’accueil, réception et le retour des visiteurs internationaux å l’aéroport et dans les hôtels en collaboration avec le coordinateur logistique.
• Faciliter les obtentions des documents de voyage (Visa, carte de séjour, carnet jaune photo,)
• Procéder aux réservations d’hôtels pour l’hébergement du staff et des visiteurs internationaux en mission au CO suivant des conditions hygiènes et des procédures sécuritaire de Plan International Guinée en la matière
• Exécuter des taches diverses å la demande du superviseur ou de la Direction

Relations de travail cles [Cette section fait référence aux personnes à l’intérieur et / ou à l’extérieur de l’organisation avec lesquelles le titulaire du poste doit être en contact, et pourquoi. Cela devrait inclure une présence virtuelle.]

• INTERNE : travailles-en étroite collaboration avec l’Administration du CO
• EXTERNE : Les fournisseurs de Biens & Services et les institutions techniques déconcentrées de l’Etat en charges des services généraux de base

EXPERTISE TECHNIQUE, COMPETENCES ET CONNAISSANCES

Cette section détaille les compétences, les connaissances et l’expertise que le titulaire de poste devra démontrer pour bien faire son travail. Cela devrait inclure des niveaux précis d’expertise technique et de compétences qui soutiennent notre travail au niveau national, international et mondial.]

Essential

• Être titulaire d’une licence en Administration, Comptabilité ou disciplines similaires
• Avoir un minimum de trois ans d’expérience dans des activités similaires
• Avoir une approche de travail orientée vers la satisfaction-client
• Avoir un sens élevé de l’organisation des tâches et de la définition des priorités
• Avoir un sens élevé de I léthique et du respect des procédures
• Parfaite maîtrise de l’outil informatique
• La maitrise de l’Anglais est un atout

Désirable

• Etre dynamique, courtois, disponible patient et discret
• Etre capable d’accepter les critiques
• Avoir une grande capacité d’adaptation
• Etre sociable et apte à gérer les changements et exécuter toute autre tâche qui reste compatible avec ses responsabilités
• Faire montre d’un grand attachement à l’éthique est au respect des valeurs de Plan.

LES VALEURS DE PLAN INTERNATIONAL EN PRATIQUE

Nous sommes ouverts et responsables

• Promouvoir une culture d’ouverture et de transparence, y compris avec les parrains et les donateurs.
  Etre soi-même redevable et tenir les autres redevables pour atteindre les standards les plus élevés d’intégrité.
• Etre cohérent et juste dans la manière de traiter les gens
• Etre honnête sur les erreurs et désireux d’apprendre de nos erreurs.
• Assurer notre redevabilité que nous sommes une organisation sûre pour tous les enfants, les filles et les jeunes

Nous œuvrons pour un impact durable

• Articuler un objectif clair pour le personnel et définir des attentes élevées.
• Créer un climat d’amélioration continue, ouvert au défi et aux nouvelles idées.
• Concentrer les ressources pour conduire le changement et maximiser l’impact sur le long terme, en réponse aux changements de priorités ou de crises.
• Se baser sur les évidences et évaluer notre efficacité

Nous travaillons bien ensemble

• Chercher des résultats constructifs, être à l’écoute les autres et accepter de faire des compromis quand c’est approprié.
• Établir des relations constructives à travers Plan International pour soutenir nos objectifs communs.
• Développer des relations de confiance et « gagnant-gagnant » avec les bailleurs de fonds, les partenaires et les communautés.
• S’Engager et bien travailler avec les autres hors de l’organisation pour construire un monde meilleur pour les filles et tous les enfants.

Nous sommes inclusifs et habilitants

• Favoriser une culture d’ouverture et de transparence, y compris avec les parties prenantes
• Respecter tout le monde, apprécier les différences et remettre en question les inégalités dans nos programmes et notre milieu de travail.
• Aider les enfants, les filles et les jeunes à accroître leur confiance et à changer leur vie.
• Permettre à notre personnel de donner le meilleur de lui-même et de développer son potentiel

Environnement physique

[Dans cette section, indiquez « environnement de bureau typique » ou des conditions telles que « doit travailler à l’extérieur dans un climat extrêmement chaud et humide ». Notez également si un équipement de protection est requis.]

Le/La Secrétaire Administratif (ve) doit démontrer une bonne capacité à délivrer des résultats dans un contexte de travail sous pression ; il/elle doit avoir des capacités solides en gestion des relations ; une bonne capacité à nouer des relations avec des personnes de tous niveaux, à l’interne comme à l’externe et demeurer très stratégique dans sa manière d’aborder chaque relation. Une bonne capacité de gestion des stress s’avère très déterminante, une bonne capacité d’adaptation, un bon esprit communicatif et une bonne dynamique, orienté(e) vers la prévention, la solution et le bon sens s’avèrent déterminants.

Niveau de contact avec les enfants
Niveau ELEVE : interaction fréquente avec les enfant

Level of contact with children

Niveau de contact B : Poste à risque intermédiaire en vertu de la Politique Mondiale de Sauvegarde des Enfants et des Participants au Programme.

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