Supply Chain and Operations Officer

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Description

Relève de : Responsable de la chaîne d’approvisionnement et des opérations (Tchad/Darfour) ;
Lieu : N’Djamena, Tchad;
À propos de RI : Relief International (RI) est une organisation à but non lucratif de premier plan qui travaille dans 18 pays pour soulager la pauvreté, assurer le bien-être et promouvoir la dignité. Nous nous spécialisons dans les environnements fragiles, répondant aux catastrophes naturelles, aux crises humanitaires et à la pauvreté chronique. RI combine des approches humanitaires et de développement pour fournir des services immédiats aux bénéficiaires, en jetant les bases d’un impact à long terme. Notre approche distinctive, que nous appelons la voie RI « RI Way », met l’accent sur la participation locale, l’intégration des services, les partenariats stratégiques et l’accent mis sur les compétences civiques. De cette façon, nous donnons aux communautés les moyens de trouver, de concevoir et de mettre en œuvre les solutions qui leur conviennent le mieux. RI comprend les quatre entreprises membres de l’Alliance RI : RI-US, RI-UK, MRCA/RI-France et RI-Europe. En vertu de notre accord d’alliance, nous fonctionnons comme une structure de gestion unique. En outre, le Relief International a des bureaux de pays enregistrés en tant qu’affiliés de l’un des membres de l’alliance dans 18 autres pays.

Résumé du poste:
Relevant de la chaîne d’approvisionnement et des opérations, le gestionnaire (Tchad/Darfour), le titulaire du poste sera responsable de la chaîne d’approvisionnement de la mission générale et des activités opérationnelles qui couvrent; Achats, inventaire et stock d’entrepôt, gestion des actifs et de la flotte et des véhicules au bureau de N’Djamena de RI.

FONCTIONS ESSENTIELLES DE L’EMPLOI:
Approvisionnement:
– Diriger les achats au niveau du bureau de N’Djamena, conformément au Manuel des achats de RI et à la matrice d’approbation;

– Acquérir tous les biens et services nécessaires au programme, qui sont autorisés et veiller à ce que les demandes d’approvisionnement soient traitées et livrées en temps opportun;

– Tenir des registres exacts de tous les dossiers d’approvisionnement sur papier et électronique (dossier partagé/ téléchargé sur boîte), y compris: soumissions, dossiers d’approvisionnement complétés;

– Veiller à ce que toutes les procédures de RI et les règles des donateurs relatives aux canaux d’approvisionnement soient suivies et documentées avec précision;

– Veiller à ce que les outils de suivi des achats soient mis à jour et partagés régulièrement avec les responsables du budget et le gestionnaire hiérarchique;

– Travailler en étroite collaboration avec les gestionnaires de programme pour s’assurer que les plans d’approvisionnement sont en place, régulièrement examinés et mis à jour et que leurs demandes sont soumises à temps;

– Préparer les dossiers et les rapports trimestriels des opérations pour assurer l’exactitude et la soumission en temps opportun au gestionnaire hiérarchique;

– Effectuer des processus d’appel d’offres (devis) transparents et efficaces tels que décrits dans le Manuel des procédures d’approvisionnement du RI et s’efforce d’obtenir le prix le plus bas et la plus haute qualité d’articles pour les programmes de RI;

– Comptabiliser les articles achetés et renforcer la coordination avec les demandeurs appropriés pour assurer une livraison fluide des articles achetés;

– Accuser réception des commandes reçues et, dans la mesure du possible, fournir une rétroaction initiale sur les estimations de coûts et les délais de livraison;

– Sur demande, aider les demandeurs à élaborer des spécifications et des estimations de prix; donner des conseils sur le type d’équipement nécessaire, ce qui est disponible, les délais de livraison, etc.;

– Participer à des études de marché pour comprendre les prix en vigueur pour les articles fréquemment achetés et aussi les fournisseurs pour comprendre leur échelle sur le marché;

– Tenir à jour la base de données des fournisseurs et la mettre régulièrement à jour à la fin de toute étude de marché et/ou approvisionnement;

– S’assurer que le paiement des fournisseurs est effectué rapidement et que le service des finances reçoit toute la documentation nécessaire;

– Assurer la liaison avec l’agent de liaison et d’administration et assurer le suivi de l’importation des articles commandés de l’extérieur, en veillant à ce que les exemptions douanières soient respectées;

Gestion d’entrepôt:
– Recevoir et expédier tous les stocks achetés vers différentes destinations sur le terrain, notamment en veillant à ce que les processus de dédouanement et les redevances soient entrepris et payés conformément aux lois locales respectivement;

– Préparer des rapports sur les stocks, au besoin, des rapports périodiques (mensuels, semestriels et annuels);

– Veiller à ce que les stocks soient bien étayés en appliquant les outils et la documentation de gestion des stocks requis (formulaires et modèles) conformément aux procédures de gestion des stocks de RI dans tous les bureaux extérieurs;

– Agir en tant que personne focale pour le système de gestion de l’information de gestion de l’entreposage et des stocks une fois déployé;

– Coordonner et participer aux vérifications et dénombrements obligatoires des stocks physiques semestriels et annuels;

Gestion des actifs:
– Recevoir, enregistrer, attribuer et expédier tous les biens vers différentes destinations sur le terrain;

– Agir à titre de personne focale pour le système de gestion de l’information sur la gestion des actifs une fois déployé;

– Préparer et examiner les actifs et la liste d’inventaire et assurer le processus de vérification dans tous les bureaux pour déterminer l’existence, l’état et assurer un registre des actifs précis et mis à jour conformément aux politiques de gestion des actifs de RI ;

– S’assurer que la reddition de comptes, la documentation et les documents de transfert sont correctement remplis (certificats de don et/ou certificats de transfert d’actifs);

– Tenir à jour un registre des actifs et veiller à ce que les rapports soient exacts à la direction, y compris les rapports des donateurs;

– Tous les formulaires d’affectation des biens pour l’équipement affecté au personnel sont disponibles et rapprochés de la liste principale des biens;

– Coordonner et participer à la vérification physique obligatoire des biens en milieu d’année et a la fin de l’ année.

Gestion de flotte et de véhicules:
– Veiller à ce que les véhicules fonctionnent toujours de manière sécuritaire et efficace en dirigeant les activités suivantes :

· Planification et expédition des véhicules à différents endroits;

· Utilisation efficace de l’équipement embarqué et planification des itinéraires;

· Calendrier d’inspection et d’entretien quotidien/hebdomadaire/mensuel du véhicule afin de minimiser les pannes;

· Suivi en temps réel de l’emplacement des véhicules;

· Surveillance des performances des véhicules, tenue de dossiers et amélioration

Rapports au superviseur et à la direction sur:
· Problèmes et goulots d’étranglement détectés dans les opérations de la flotte;

· le rendement et les dépenses de la flotte au moyen de rapports mensuels de gestion du parc automobile;

· Budgets pour les principaux besoins en véhicules et les prépositions;

– Élaborer des horaires de conduite efficaces afin de maximiser le niveau d’efforts et de s’assurer que les programmes ne sont pas interrompus;

– Gèrer les chauffeurs afin qu’ils respectent des horaires stricts grâce à une formation en cours d’emploi sur les procédures nécessaires de gestion de flotte;

– S’assurer que tous les véhicules sont immatriculés et aient des permis valides;

– Planifier et assurer l’approvisionnement en temps opportun des véhicules, que ce soit par location, achat ou autres moyens, selon les exigences du projet;

– Maintenir des chauffeurs performants et des techniciens internes (tels mécaniciens si nécessaire);

– Par le biais de procédures établies, établir et établir des partenariats avec des ateliers de réparation et d’entretien / garages réputés dans les zones d’opérations favorables du projet;

– Tenir à jour tous les renseignements sur les véhicules et les dossiers d’inspection – (à bord et au bureau);

– Diriger l’application de la gestion optimale de la flotte, des procédures et des suivis pour s’assurer que la flotte disponible documente bien et planifie l’utilisation de manière efficace et efficiente;

– Soutenir le personnel de la chaîne d’approvisionnement et des opérations en assurant le bon fonctionnement du système de flotte avec des mécanismes de contrôle du carburant solides;

– Coordonner tous les achats de carburant pour les véhicules et les groupes électrogènes à N’Djamena (et dans les bureaux extérieurs) selon les besoins;

Administration / Gestion des installations – Toutes les propriétés, y compris les bureaux, entrepôts

– Superviser les fonctions administratives telles que la réception, les consommables de bureau, la gestion des réserves, etc;

– Assurer la coordination avec les autres membres du personnel pour s’assurer que les bureaux sont maintenus en sécurité, correctement équipés, maintenus aux normes d’hygiène les plus élevées et approvisionnés conformément aux normes du RI;

– S’assurer d’être sur appel au-delà des heures de travail pour résoudre toute question urgente au bureau;

– Vérifier régulièrement les installations et les comptes pour tout problème et le résoudre et le résoudre.

QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE:
· Doit être de nationalité tchadienne;

· Minimum de 3 ans d’expérience professionnelle dans la gestion de la chaîne d’approvisionnement, couvrant au moins l’approvisionnement, l’administration, le transport, la flotte, l’entrepôt et la gestion des stocks;

· Baccalauréat d’un institut / université reconnu par le gouvernement en gestion de la chaîne d’approvisionnement, en gestion des affaires ou dans un domaine connexe préféré;

· Expérience dans la gestion de démarrage / fermeture de projets / Office;

· Expérience de travail avec les donateurs suivants: USAID, BHA, BPRM, UNICEF, HCR, DFID, ECHO et UE, et connaissance des directives des donateurs;

· Solide connaissance et compréhension des procédures pratiques de la chaîne d’approvisionnement et de l’entretien des pipelines d’approvisionnement dans les zones où l’infrastructure est faible;

· Expertise dans tous les aspects de la gestion opérationnelle, y compris la planification, la gestion de projet et la résolution de problèmes;

· Solides compétences organisationnelles, interpersonnelles et de communication;

· Excellentes compétences en informatique; Solides compétences en informatique avec le traitement de texte, les feuilles de calcul et les bases de données;

· Capacité d’identifier et de communiquer les problèmes potentiels et de proposer des solutions au niveau de gestion, puis d’apporter des changements;

· Doit être capable de fonctionner efficacement dans un environnement de travail complexe, d’établir des priorités appropriées et de faire face efficacement à de nombreuses exigences simultanées;

· Maîtrise du français écrit et parlé – Requis et maîtrise de l’anglais écrit et parlé – souhaité;

Valeurs de RI: –
Nous respectons les principes humanitaires : humanité, neutralité, impartialité et indépendance opérationnelle. Nous mobilisons positivement les communautés les plus vulnérables.

Nous valorisons :
– Inclusivité;

– la transparence et la responsabilisation;

– Agilité et innovation;

– Collaboration;

– Durabilité;