Objectif général du rôle

• Superviser tous les aspects du soutien des services généraux au bureau de la DRC, en veillant à l’efficacité des opérations et des procédures, y compris :
  • Gestion des installations, y compris la gestion des contrats, l’identification de nouveaux locaux, la maintenance, l’optimisation des assurances et le soutien à la sécurité
  • Participer à l’identification des besoins liés aux besoins des locaux en collaboration avec le Régional Supply Chain Manager
  • Suivi de la maintenance des actifs
  • Gestion de flotte motorisée
  • Gestion de l’entrepôt, y compris le mécanisme de signalement et d’alerte au personnel du programme et à l’équipe de la chaîne d’approvisionnement
  • Besoin d’identification et de manipulation opérationnelle des fournisseurs liés à la gestion des installations

• Mise en œuvre de politiques et de processus administratifs au bureau, y compris :
  • Gestion des processus de visa à l’intérieur / à l’extérieur du Sénégal
  • Interfaçage et suivi avec les autorités pour faciliter les opérations de la DRC au Sénégal après approbation

• Suivi des événements, assurant la planification d’une réponse basée sur la qualité aux besoins exprimés

• Élaborer des systèmes qui contribuent à améliorer l’efficience et la rentabilité des opérations des services généraux et à assurer la présentation systématique de rapports aux demandeurs

Portée géographique : Base (Dakar)

Ce rôle a un objectif de base et assure la conformité aux procédures et directives de la DRC au niveau du bureau régional. Le rôle contribue à l’élaboration de stratégies de base, qui se traduisent par des plans d’action et des tâches quotidiennes.

Principales responsabilités

Gestion du bureau des installations

• S’assurer que toutes les infrastructures de bureau sont appropriées, sûres et fonctionnelles (c.-à-d. système de sécurité, santé et sécurité, électricité, etc.)

• Superviser tous les aspects de l’entretien et de la propreté des bureaux.

• En collaboration avec l’équipe de sécurité, assurer les questions de sûreté et de sécurité pour la sécurité générale du bureau.

• S’assurer que le plan d’assurance est en place pour tous les immeubles de bureaux et l’équipement, et mis à jour en tout temps.

• Maintenir et mettre à jour les contrats de location et coordonner le renouvellement des baux pour les locaux à bureaux, les maisons d’hôtes et les logements des expatriés. Agir en tant que point focal pour la liaison avec les propriétaires.

• Coordonner la remise des propriétés louées et veiller à ce que les dépôts de garantie soient remboursés en temps opportun.

• Assurer la réparation et l’entretien des installations conformément aux normes et procédures de la DRC.

Gestion de la maison d’hôtes

• Gestion de la maison d’hôtes en veillant à ce que toutes les infrastructures soient sûres et fonctionnelles.

• Superviser tous les aspects de l’entretien et de la propreté de la maison d’hôtes.

• S’assurer que les stocks et les fournitures de la maison d’hôtes sont en place et surveiller leur utilisation.

• S’assurer que le manuel de la maison d’hôtes est mis à jour régulièrement et disponible à la maison d’hôtes.

• Agir en tant que point focal pour les maisons d’hôtes et les maisons d’expatriés, assurer la liaison avec les propriétaires sur toutes les questions soulevées. Superviser les réparations au besoin.

Soutien administratif

• Veiller à ce que tous les paiements des services publics soient effectués en temps opportun.

• Veiller à ce que des réunions pour l’équipe de direction soient organisées et que tout autre soutien administratif soit nécessaire.

• Servir de remplaçant à l’agent de voyage.

• Toute autre tâche demandée par le gestionnaire.

Rapports

• S’assurer que les rapports sont établis conformément au manuel des opérations ou peut proposer des améliorations

Responsabilités du superviseur

• Coordonner les activités quotidiennes de petites équipes, souvent composées de subordonnés et / ou d’employés effectuant des tâches similaires

• N’a pas de responsabilité directe de gestion hiérarchique pour le personnel, mais peut contribuer au recrutement et / ou à l’évaluation du rendement des membres de l’équipe

• Mettre en œuvre les décisions du gestionnaire par le biais du travail des employés subalternes, jouant souvent un rôle dans la décision de la façon de le faire; et comment atteindre l’objectif fixé par le gestionnaire.

Rôles relevant de ce poste

Pas de subordonnés directs, mais supervise une équipe de 3 techniciens de surface

Expérience et compétences requises

• Au moins 2 ans d’expérience dans la chaîne d’approvisionnement et l’administration, dans une ONG internationale dans un rôle similaire au niveau de la gestion intermédiaire.
• Connaissance des procédures de voyage et d’immigration. Doit avoir de l’expérience dans la gestion d’un grand nombre de contrats de location.
• Maîtrise de l’anglais
• Maîtrise de la langue locale

Tous les rôles de DRC exigent que le titulaire du poste maîtrise les compétences de base de DRC :

• Viser l’excellence : Se concentrer sur l’atteinte des résultats tout en assurant des processus efficaces.
• Collaboration : Impliquer les parties concernées et encourager la rétroaction.
• Prendre les devants : s’approprier et prendre des initiatives tout en visant l’innovation.
• Communiquer : Écouter et parler efficacement et honnêtement.
• Faire preuve d’intégrité : Maintenir et promouvoir les normes les plus élevées de conduite éthique et professionnelle en ce qui concerne les valeurs et le Code de conduite de la DRC, y compris la protection contre l’exploitation, les abus et le harcèlement sexuels.

Formation requise

Diplôme universitaire ou qualification professionnelle équivalente, peut être équilibré avec une solide expérience professionnelle.

Disponibilité immédiate

Offre valable jusqu’au 27 juin 2023