La OIM busca establecer una presencia operativa en varias ciudades de la frontera norte de México para ofrecer asistencia a personas migrantes y personas vulnerables, brindar apoyo frente a las diversas opciones que se presentan durante su estadía en México, así como el fortalecimiento de sus capacidades para la inclusión laboral, social y económica, incluyendo la opción del retorno voluntario asistido para quienes así lo decidan. Otro de los puntos fundamentales es el apoyo directo a la población migrante en el acceso al empleo formal, además del acompañamiento en los procesos necesarios para una condición migratoria segura y regular.

Bajo la supervisión directa de la Jefa de Oficina de Terreno y en estrecha colaboración con la Unidad de Administración y Finanzas en la Ciudad de México, el/la Asistente Administrativo/a, será responsable de ejecutar funciones asignadas que se detallan a continuación:

• Efectuar funciones de control presupuestal y monitoreo, con base a los gastos generados por las actividades operativas en terreno.
• Mantener en orden el archivo, tanto físico como digital, de las gestiones financieras y administrativas realizadas bajo el marco del proyecto, con la finalidad de que sirva como consulta o comprobación de gastos.
• Emitir la compra de tickets de autobús para beneficiarios bajo las diferentes plataformas con las que OIM tiene convenios de colaboración, así cómo llevar un estricto control de las conciliaciones de cada línea de transporte terrestre.
• Solicitar la compra de tickets aéreos para beneficiarios a la Unidad de Movilidad, asegurándose de contar con los documentos de soporte como solicitudes de reserva, identificaciones, horarios, fechas, tarifas y demás.
• Obtener cotizaciones, preparar solicitudes de órdenes de compra, contratación de servicios, entre otros de acuerdo con los procedimientos administrativos internos según sean las necesidades del Programa, asegurando y verificando que estén respaldados con la documentación exigida por la OIM (recibos, cotizaciones, solicitudes de pago, etc.).
• Gestionar, verificar y liquidar pagos a proveedores, asegurándose que estén respaldados con toda la documentación de soporte como facturas, recibos, cotizaciones, listas de participantes en eventos, entre otros exigidos por la OIM.
• Gestionar, liquidar y verificar gastos de viaje del personal y pagos inherentes a viáticos.
• Mantener actualizado el inventario de activos fijos adquiridos en el Programa y las gestiones adecuadas de los activos circulantes, según corresponda.
• Revisión del oportuno uso de caja chica para gastos menores.
• Elaboración y seguimiento de acuerdos de colaboración con proveedores.
• Apoyar a los preparativos logísticos y administrativos para los retornos como traslados, alojamiento, alimentación, y demás actividades relacionadas.
• En coordinación con el equipo operativo, contar con un registro de los beneficiarios asistidos, con la finalidad de llevar un adecuado control de los movimientos realizados.
• Coordinar con el/la conductor/a-mensajero/a los pagos de servicios, control vehicular, reparaciones, etcétera.
• Otras funciones asociadas y relevantes para la correcta ejecución de los proyectos, que le sean asignadas por su Supervisor/a conforme a las necesidades del puesto.