Sobre UNODC en México

En 1996 el Gobierno de México y los Gobiernos de Centroamérica, a través de sus embajadas acreditadas en México, celebraron un Memorando de Entendimiento mediante el cual se comprometieron a trabajar en conjunto con UNODC, esto con el fin de enfrentar los problemas de drogas y delito de la región. El memorando fue el antecedente para que en el año de 2003 la UNODC y el Gobierno de México celebraran un Acuerdo Sede para el establecimiento de la Oficina Regional para México y Centroamérica, con el fin de coordinar y supervisar las actividades de UNODC en esta región. En este acuerdo, el Gobierno de México reconoce la personalidad jurídica de la Oficina en México, así como sus privilegios e inmunidades. En el 2008 se firmó un Acuerdo de Cooperación que fortaleció aún más las relaciones entre UNODC y el Gobierno de México, a través del cual se establecieron las modalidades de cooperación entre ambos.

COMEX desarrollará junto con el Estado mexicano operaciones y funciones de planificación estratégica, promoción de alianzas, Cooperación Sur-Sur, intercambio de información y conocimiento, así como análisis de tendencias. La fortalecida asociación entre México y la UNODC mantiene vigente el acuerdo de 2003.

Para más información, favor de consultar la página: http://www.unodc.org/

OBJETIVO DEL PUESTO:

Bajo la supervisión directa del Coordinador de Travel y Servicios Generales, el/la Subcoordinador (a) Logístico (a) dará puntual atención y seguimiento al desarrollo de las actividades administrativas/operativas realizadas en COMEX.

El/la Subcoordinador (a) de Travel y Servicios Generales, trabajará en estrecha colaboración con los diferentes proyectos de la oficina en apoyo a procesos operacionales, logísticos, financieros y administrativos necesarios para la gestión de los procesos de viajes y servicios generales, contribuyendo así, a la implementación de las actividades de la Oficina de COMEX de acuerdo con las guías y reglas establecidas por la UNODC.

TAREAS Y RESPONSABILIDADES:

Bajo la supervisión directa del Coordinador de Travel y Servicios Generales, el/la Subcoordinador (a) de Travel y Servicios Generales tendrá las siguientes tareas y responsabilidades:

1. Procesar las solicitudes de viajes que se reciben en el área de viajes de manera eficiente y efectiva para dar soporte a todos los clientes internos y externos que demanden servicios de viajes para el desarrollo de las diferentes misiones:
   1. Registrar a toda persona nueva en el sistema operativo de COMEX para el procesamiento de viajes.
   2. Atender y solicitar la aprobación de datos bancarios para las personas que viajan a nombre de Naciones Unidas.
   3. Solicitar aprobaciones con el Travel Unit para misiones donde se requiere que el traslado sea terrestre, es decir, por autobús, vehículo propio u otro medio.
   4. Corroborar que la solicitud de gastos de viaje destinados a hospedaje, comidas y misceláneos, así como los gastos de traslado, correspondan de acuerdo con la planeación de la misión.
   5. Monitorear la certificación y aprobación los detalles de un viaje y la compra de boletos de avión.
   6. Procesar, dar seguimiento y monitorear las solicitudes de viajes asignadas, de acuerdo con las proyecciones de procesos operativos.
   7. Revisar los reportes de misión y proceder con los cierres de procesos y liquidación de gastos de viaje de acuerdo con la política de viajes de UNODC correspondiente.
   8. Dar seguimiento a los pagos, por concepto de viáticos, de las personas que viajan.
   9. Revisar periódicamente los compromisos financieros relacionados con viajes y participar activamente en reconciliaciones mensuales de obligaciones con los proyectos, para garantizar que todos los compromisos pendientes se contabilicen, liquiden, cierren o cancelen de manera oportuna, según sea necesario.
   10. Apoyar en el cierre financiero de grants y de proyectos en lo correspondiente a temas de Travel.
   11. Mantener actualizada la base de datos de las misiones de COMEX.

1. Contribuir con la administración del sistema de gestión de viajes:
   1. Apoyar al Coordinador de Travel y Servicios Generales en la administración de los LTA de Agencias de Viajes, en actividades relacionadas con control de acumulados de uso/gasto de UNODC y de Agencias, obtención de reportes, gestión de cartera y desembolsos, calificación de servicios y otros relacionados.
   2. Fungir como uno de los puntos focales entre COMEX y las Agencias de Viajes para solicitar cotizaciones y reservar boletos de avión, de acuerdo con la política de

viajes de Naciones Unidas.

1. Reconciliar y procesar pago de facturas por concepto de compra de boletos de avión con la (s) Agencia (s) de Viajes contratadas.
2. Apoyar en los requerimientos de Servicios Generales de la oficina COMEX
   1. Llevar el control, monitoreo y reconciliación contable de los cobros y pagos de los servicios de arrendamiento con base en el acuerdo vigente (MOU).
   2. Realizar las conciliaciones y reportes financieros de los costos insumos y servicios compartidos por los proyectos y áreas de la Oficina.
   3. Elaborar proyecciones financieras periódicas referentes a los requerimientos de servicios generales para el buen funcionamiento de la oficina COMEX.
   4. Apoyar verificando que los Servicios Generales de la oficina funcionen correctamente y sean de calidad para todo el personal.
   5. Realizar periódicamente inspecciones físicas de las instalaciones de la oficina, mobiliario y equipo de COMEX, reportando incidentes encontrados.
   6. Planear, monitorear y gestionar el abastecimiento de consumibles e insumos de oficina.
   7. Fungir como requisitioner y llevar a cabo los procesos de compra de Servicios Generales (telefonía, internet, póliza de vehículo oficial, gastos de gasolina, mantenimiento del vehículo, entre otros.).
   8. Garantizar que los Servicios Generales contratados cumplen con lo especificado en las órdenes de compra.
   9. Apoyar en el proceso de solicitud de pago de Servicios Generales.
   10. Atender y recibir a proveedores cuando sea requerido.
   11. Realizar y/o monitorear trámites institucionales ante dependencias y entidades del gobierno mexicano como Secretaría de Relaciones Exteriores, Servicio de Administración Tributaria, entre otras.
   12.  Monitorear el adecuado cumplimiento del proceso de gestión de inventario de COMEX, en estrecha colaboración con el Coordinador de Servicios Generales, el Responsable de IT, el equipo de RH y el Titular del Área de Operaciones.
   13. Apoyar en ejercicios de gestión de inventario como: verificación física, conteo de equipos, etiquetado, reportes, entre otros.
   14. Colaborar a la administración y gestión de espacios utilizados de la oficina (salas y espacios comunes, salas del edificio, privados, y la bodega de la oficina), apoyando con las áreas correspondientes en los requerimientos técnicos y logísticos solicitados.
3. Apoyo a la gestión y generación de conocimiento
   1. Generar reportes de procesos operativos requeridos en el área y atender solicitudes de información por parte de la Sede, donantes y contrapartes en temas de Travel y Servicios Generales.
   2. Diseñar e implementar documentos operativos (manuales, guías rápidas, instructivos, flujos de procesos, etc.) para generar conocimiento al interior de COMEX.
   3. Mantener actualizados los documentos internos de Viajes en COMEX de acuerdo

la información actualizada por parte del Travel Unit.

1. Participar en entrenamientos relativos al tema de Operaciones, Viajes, Servicios Generales, compras y demás que se consideren pertinentes para el buen desempeño.
2. Contribuir a la construcción de redes de conocimiento y comunidades de práctica en Servicios Generales y Travel.
3. Cualquier otra tarea relacionada que pueda ser requerida o asignada por el supervisor.

CALIFICACIONES:

EDUCACIÓN

• Licenciado/a Titulado en Administración, Negocios Internacionales, Contabilidad, Finanzas o carreras afines.

EXPERIENCIA LABORAL

• Por lo menos 5 años de experiencia comprobable en procesos administrativos, viajes o adquisiciones.
• Experiencia mínima de 5 años comprobable trabajando con sistemas operativos EPR (SAP).
• Conocimiento de los procesos administrativos y sistemas operativos del Sistema de Naciones Unidas en México será considerado como ventaja.
• Conocimiento de las normas y reglas financieras de Naciones Unidas será considerado como ventaja.

IDIOMAS

• Excelente manejo escrito y oral del idioma español.
• Excelente manejo escrito y oral del idioma inglés.

COMPETENCIAS:

• INTEGRIDAD – compromiso con los valores y principios de Naciones Unidas e integridad personal
• PROFESIONALISMO- demuestra competencia profesional y dominio de la materia, es meticuloso y eficiente en el cumplimiento de compromisos, de plazos y obtención de resultados
• RESPETO A LA DIVERSIDAD – trabajar efectivamente con personas de cualquier raza, género, creencias, etc.
• TRABAJO EN EQUIPO – actitud proactiva y afinidad por un estilo de trabajo participativo, demostrando apertura al cambio y habilidad para manejar temas complejos.
• PLANIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN – identifica actividades y asignaciones prioritarias; ajusta las prioridades según sea necesario, utiliza el tiempo de manera eficiente.
• ORIENTACIÓN AL CLIENTE- mantiene al cliente informado del progreso en los proyectos, establece y mantiene asociaciones productivas con los clientes, cumple con el cronograma de entrega de productos o servicios al cliente.