En 1996 el Gobierno de México y los Gobiernos de Centroamérica, a través de sus embajadas acreditadas en México, celebraron un Memorando de Entendimiento mediante el cual se comprometieron a trabajar en conjunto con UNODC, esto con el fin de enfrentar los problemas de drogas y delito de la región. El memorando fue el antecedente para que en el año de 2003 la UNODC y el Gobierno de México celebraran un Acuerdo Sede para el establecimiento de la Oficina Regional para México y Centroamérica, con el fin de coordinar y supervisar las actividades de UNODC en esta región.  En este acuerdo, el Gobierno de México reconoce la personalidad jurídica de la Oficina en México, así como sus privilegios e inmunidades. En el 2008 se firmó un Acuerdo de Cooperación que fortaleció aún más las relaciones entre UNODC y el Gobierno de México, a través del cual se establecieron las modalidades de cooperación entre ambos.

El 15 de octubre del 2012 se firmó un nuevo Acuerdo entre el Gobierno de los Estados Unidos Mexicanos y las Naciones Unidas para generar una nueva forma de asociación y otorgar a la Oficina de UNODC en México funciones de una Oficina de Enlace y Partenariado, LPO por sus siglas en inglés. Esta nueva oficina desarrollará junto con el Estado mexicano operaciones y funciones de planificación estratégica, promoción de alianzas, Cooperación Sur-Sur, intercambio de información y conocimiento, así como análisis de tendencias. La fortalecida asociación entre México y la UNODC mantiene vigente el acuerdo de 2003.

OBJETIVO DEL PUESTO

El/la Asistente de Viajes formará parte de la Sub-Unidad de Viajes y trabajará bajo la supervisión directa de el/la Gerente de Viajes y Servicios Generales. Deberá brindar apoyo sustantivo, técnico, logístico y administrativo para el adecuado desarrollo y debido seguimiento de las misiones (viajes) de la COMEX. Asimismo, apoyará a la Sub-Unidad de Viajes y a la Unidad de Operaciones en la revisión y preparación de documentación relacionada con todas las actividades de la UNODC en México.

TAREAS Y RESPONSABILIDADES:

Bajo la supervisión directa de el/la Gerente de Viajes y Servicios Generales el/la Asistente de Viajes desarrollará las siguientes funciones:

1. Procesar las solicitudes de viajes que se tramitan a través del área de la Sub-Unidad de Viajes, de manera eficiente y efectiva para dar soporte a todos los clientes internos y externos que demanden servicios de viajes para el desarrollo de las diferentes misiones:

Da trámite a las solicitudes de viajes asignadas.

Recibe las ofertas de transporte aéreo, terrestre, fluvial, etc

Compara las ofertas seleccionando la que se enmarca con la política de viajes de UNODC.

Liquida viáticos de acuerdo con la política de viajes de UNODC.

Somete a aprobación los detalles de un viaje y la compra de boletos de avión.

Confirma a la Agencia de Viajes u otro proveedor los viajes que cumplan con los requisitos administrativos.

Notifica al solicitante la aprobación del viaje con la información detallada del mismo, viáticos y otros aspectos asociados.

Recibe las facturas y realiza el proceso administrativo para el pago y legalización de estos.

Mantiene actualizada la trazabilidad de los viajes en el sistema de gestión vigente.

2. Contribuir con la administración del sistema de gestión de viajes:

Apoya al el/la Gerente de Viajes y Servicios Generales en administración de los LTA de Agencias de Viajes, en actividades relacionadas con control de acumulados de uso/gasto de UNODC y de Agencias, obtención de reportes, gestión de cartera y desembolsos, calificación de servicios y otros relacionados.

Contribuye con el seguimiento al pago de boletos aéreos para garantizar que se hagan de forma oportuna y eficiente.

3. Apoyo a la gestión e intercambio de conocimiento:

Participa en entrenamientos relativos al tema de operaciones, viajes y demás que se consideren pertinentes para el buen desempeño.

Contribuye a la construcción de redes de conocimiento y comunidades de práctica.

Cualquier otra tarea relacionada que pueda ser requerida o asignada por el supervisor.

Cualquier otra función asignada por el/la Gerente de Viajes y Servicios Generales

EDUCACIÓN

• Licenciado/a Titulado en Administración o carreras afines.

EXPERIENCIA LABORAL:

• Por lo menos 5 años de experiencia comprobada en administración y/o proceso de viajes.
• Experiencia de un año trabajando con sistemas operativos.
• Conocimiento de los procesos administrativos y sistemas operativos del Sistema de Naciones Unidas en México será considerado como ventaja.

IDIOMAS:

• Excelente manejo escrito y oral del idioma español.
• Excelente manejo escrito y oral del idioma inglés (nivel proficiency).

COMPETENCIAS:

• INTEGRIDAD – compromiso con los valores y principios de Naciones Unidas e integridad personal
• COMPROMISO – con la visión, misión y metas estratégicas de la organización
• SENSIBILIDAD – adaptabilidad sin prejuicios personales en cuanto a temas interculturales, de género, religión, raza, nacionalidad y edad
• RESPETO A LA DIVERSIDAD – trabajar efectivamente con personas de cualquier raza, género, creencias, etc.
• ENFOQUE DE RESULTADOS – orientado al cliente y responder efectivamente a la retroalimentación
• TRABAJO EN EQUIPO – actitud proactiva y afinidad por un estilo de trabajo participativo, demostrando apertura al cambio y habilidad para manejar temas complejos

OTROS:

• Ser ciudadano/a mexicano/a en pleno ejercicio de sus derechos, o extranjero/a, cuya condición migratoria permita la función a desarrollar.
• Se requiere disponibilidad para viajar al interior de México y en casos específicos al extranjero.
• Excelentes habilidades orales y escritas; excelentes habilidades de redacción, formulación, presentación de informes;
• Conocimiento general sólido de computadoras, incluida la competencia en varias aplicaciones de MS Office (Excel, Word, etc.) y correo electrónico / internet; familiaridad con la gestión de bases de datos; y equipos de tecnología de oficina;
• Capacidad para trabajar con supervisión mínima; capacidad de trabajar con plazos ajustados;

UNODC se compromete a garantizar la diversidad y la inclusión en su plantilla de personal, por lo cual alienta a las personas cualificadas, independientemente de su identidad genérica, nacionalidad, orientación sexual, cultura, antecedentes religiosos y étnicos, incluidas las personas con discapacidades, a postularse para formar parte de nuestra organización. 

UNODC no solicita ni indaga información sobre el estado de cualquier candidata/o con respecto al VIH o el sida, Asimismo, en ningún caso ejerce discriminación sobre la base del estatus de cada persona con respecto al VIH o el sida.

Todas las solicitudes serán tratadas con la más estricta confidencialidad.